Notificación Sobre La Adopción Del Protocolo De Manejo De Visitantes Y Gestiones De Cabildeo En La Oficina Del Comisionado De Seguros

S. COMÍ SIGNADO W DE SEGUROS' NO DC PUERTO 7 de agosto de 2026 CARTA CIRCULAR NÜM. CC-2026-2065-D A TODOS LOS ASEGURADORES, ORGANIZACIONES DE SERVICIOS DE SALUD, AGENTES GENERALES, PRODUCTORES, REPRESENTANTES AUTORIZADOS, ENTIDADES REGULADAS Y PUBLICO EN GENERAL NOTIFICACIÓN SOBRE LA ADOPCIÓN DEL PROTOCOLO DE MANEJO DE VISITANTES Y GESTIONES DE CABILDEO EN LA OFICINA DEL COMISIONADO DE SEGUROS Estimados señores y señoras: Es responsabilidad del Comisionado de Seguros velar porque la administración de la política pública sobre reglamentación de seguros en Puerto Rico responda a los más elevados criterios de excelencia/ eficiencia y transparencia/ protegiendo adecuadamente el interés público y asegurando el cumplimiento del ordenamiento jurídico aplicable. Conforme al Código de Seguros de Puerto Rico y a la Ley de Etica Gubernamental de Puerto Rico/ la Oficina del Comisionado de Seguros (OCS), debe mantener medidas que garanticen la integridad de las funciones que se realizan en la agencia/ la protección de la información confidencial bajo su custodia y la adecuada gestión de visitantes y acercamientos externos/ incluyendo aquellos que constituyan gestiones de cabildeo. Se informa que, de conformidad con la facultad concedida en el Artículo 2.030(11) del Código de Seguros de Puerto Rico y la Sección 2.20 de la Ley Núm. 38-2017, según enmendada/ conocida como la "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico"/ con el fin de uniformar los procesos internos relacionados con la coordinación de reuniones y gestiones de cabildeo, la OCS ha adoptado mediante Orden Administrativa OA-OCS-001-2026/ un "Protocolo de Manejo de Visitantes y Gestiones de Cabildeo"/ aplicable a toda persona que comparezca o solicite reunión en esta Oficina. Este protocolo forma parte de los esfuerzos de la OCS dirigidos a fortalecer la transparencia/ la integridad gubernamental, y la adecuada administración de los asuntos bajo la jurisdicción de la OCS. La implementación de este protocolo responde a la necesidad de establecer controles uniformes que regulen el acceso a las instalaciones de la agencia y la coordinación de reuniones/ así como garantiza que toda gestión de cabildeo se realice de PO Box 195415, San Juan, Puerto Rico 00919 '-- 787-304-8686 - www.ocs.pr.gov CC-2026-2065-D Página 2 de 4 conformidad con la normativa aplicable/ inciuyendo la Orden Ejecutiva OE-2019-031 y las disposiciones relacionadas con e! Registro de Cabilderos del Gobierno de Puerto Rico. Para efectos de este protocolo/ el término "visitante" comprende a toda persona que no forme parte del personal o contratistas de la OCS y que acceda a sus facíiídacfes, incluyendo/ sin iimitarse a/ ciudadanos/ abogados, contadores públicos autorizados (CPA)/ representantes de cualquier entidad regulada por la OCS/ acompañantes de ciudadanos y cualquier otra persona que visite la Oficina por razones oficiales/ profesionales o personales. Cuando una persona comparezca o solicite una reunión en representación de un tercero/ cliente/ entidad o interés particular con el propósito de influir en alguna decísióa actuación o política de la OCS, su gestión se considerará una gestión de cabildeo y estará sujeta a !o dispuesto en dicho protocolo y que se incluye a continuación. En ei caso de que la reunión que se solicite sea para una gestión de cabilcfeo/ toda persona que comparezca o se comunique con la OCS con el propósito de Hevar a cabo actividades de cabildeo, según dicho término se define en la normativa aplicable/ deberá cumplir con las disposiciones de la Orden Ejecutiva OE-2019-031, según enmendada/ y con cualquier otra iey/ reglamento/ orden ejecutiva/ memorando o directriz vigente relacionada con el Registro de Cabilderos ante el Gobierno de Puerto Rico. Estas disposiciones aplicarán independientemente de que ¡a gestión se realice presencia¡mente/ por teléfono, videoconferencia, correo electrónico o cualquier otro medio. Toda persona que interese sostener una reunión de cabildeo con personal de la OCS deberá cumplir con los siguientes requisitos establecidos: 1. Acreditar su inscripción en el Registro de Cabilderos/ cuando dicha inscripción sea requerida por la normativa aplicable y acreditar su inscripción cuando así lo solicite la OCS; 2. Identificar el cliente o los clientes/ entidad o interés a quien representa; 3. Especificar e¡ asunto que interesa discutir; 4. Informar el propósito y ¡a agenda propuesta de la reunión; 5. Identificar a todas las personas que participarán en ésta; 6. Someter una certificación que la persona natural/ accionistas/ socios/ y/o miembros de ¡a entidad que provee servicios de cabildeo, no ha asesorado/ intervenido o trabajado con el asunto para el cual provee servicios de cabilcfeo/ ya sea en carácter de empleado público o contratista/ dentro de los pasados dos (2) años; CC-2026-2065-D Página 3 de 4 7. Completar y someter e! "Formulario de Solicitud de Reunión con Cabiiderosrr de la OCS/ que estará disponible en ¡a página oficial de la OCS o mediante solicitud a ¡a división correspondiente e la agencia; y, 8. Esperar la evaluación y autorización forma! de la OCS antes de coordinar o celebrar cualquier reunión. El "Formulario de Solicitud de Reunión con Cabilderos" con ¡a información solicitada podrá someterse a la OCS en formato físico o digital y deberá dirigirse a la comisaría correspondiente al asunto que interesa discutir. No se atenderán solicitudes de reunión de cabilcfeo enviadas a cuentas personales de empleados ni mediante canales no oficiales. No se coordinará ni celebrará una reunión de cabildeo cuando ¡a persona no cumpla con ios requisitos de solicitud y registro/ no identifique al cliente que representa/ no informe el asunto especifico que interesa discutir o no provea la información requerida por la OCS. Si durante una reunión se intenta introducir un asunto sustantivo distinto al previamente informado para obtener la reunión de cabíldeo, dicho asunto no será discutido en dicha reunión hasta que sea evaluado y autorizado conforme a este protocolo. La solicitud de reunión de cabildeo deberá presentarse con no menos de cinco (5) días laborables de anticipación a !a fecha propuesta. Este término podrá ser dispensado únicamente cuando exista una necesidad oficia! debidamente justificada y ia OCS jo autorice. Las reuniones de cabildeo solo se coordinarán mediante los canales oficiales y deberán ser evaluadas previamente por la división correspondiente y la Comisaría de Asesoría Legal. No se atenderán gestiones de cabildeo realizadas de manera informal/ fuera de los procedimientos establecidos/ no autorizadas conforme al protocolo/ o mediante cuentas o dispositivos personales de empleados de la OCS. Este protocolo tiene vigencia inmediata y es de cumplimiento obligatorio para todo visitante/ asegurador/ organización de servicios de salud/ agente genera!/ productor/ representante autorizado/ entidades reguladas por esto Oficina, sus representantes y cualquier persona que procure una reunión para plantear su posición a la OCS sobre cuaiquier asunto regulado o bajo la consideración de la agencia. No constituirán actividades de cabildeo las reuniones o comunicaciones relacionadas con el ejercicio ordinario de las funciones regulatorias de la OCS/ incluyendo aquellas relacionadas con licencias, autorizaciones/ registros/ exámenes financieros o de mercado/ investigaciones, procesos administrativos/ procesos de a djud ¡cativos/ requerimientos oficiales de informadóa cumplimiento del Código de CC-2026-2065-D Página 4 de 4 Seguros de Puerto Rico o cualquier otra gestión propia de las funciones de supervisión y fiscalización iniciada por la OCS. Esta exclusión aplicará cuando la reunión o comunicación: a. se lleve a cabo como parte de un procedimiento, trámite o requerimiento formal de la OCS; b. se limite a proveer/ solicitar o aclarar información necesaria para el trámite ordinario del asunto; c. responda a una convocatoria/ requerimiento o gestión iniciada por la OCS; d. forme parte de un proceso administrativo o adjudicativo sujeto a sus propias normas y garantías procesales; e. corresponda a una función ministerial, técnica/ fiscalízadora o regulatoria ordinaria; o f. tenga como único propósito obtener información pública o coordinar aspectos logísticas. Para preguntas o asistencia relacionada con este protocolo/ pueden comunicarse con la OCS al 787-304-8686, ext 1000. Se requiere tomar conocimiento de lo establecido en esta Carta Circular. Cordialmente, Leda. Stréette Del Valle Lecárpz Comisionada de Seguros Anejo - Formulario de Solicitud de Reunión con Cabilderos