Refrendata de avisos de cancelación de pólizas por medios electrónicos

[LOGO] ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO # OFICINA DEL COMISIONADO DE SEGUROS Carta Circular Núm. AM-IX-12-1028-85 16 de enero de 1986 A TODOS LOS ASEGURADORES DEL PAIS, AGENTES GENERALES Y GERENTES DE ASEGURADORES EXTRANJEROS AUTORIZADOS A TRAMITAR NEGOCIOS DE SEGUROS DE PROPIEDAD Y CONTINGENCIA EN PUERTO RICO Asunto: Refrendata de Avisos de Cancelación de Pólizas por Medios Electrónicos Estimados señores: A nuestra Oficina han llegado varias consultas en relación con la refrendata de avisos de cancelación de pólizas de seguros procesados por medios electrónicos. Las consultas se basan en la enmienda a la Regla LV del Reglamento del Código de Seguros de Puerto Rico, la cual entró en vigor el 3 de octubre de 1985. Como indicáramos en la enmienda a la Regla LV, supra, esta Oficina ha de ser la que determine la forma en que ha de efectuarse la refrendata de dichos avisos. Después de haber realizado el análisis correspondiente, esta Oficina ha concluido que la alternativa respecto a los avisos con la firma preimpresa en el documento antes de que sea usado en casos específicos, no es aceptable por no prestarse a la aplicación de controles adecuados. Por otro lado, los avisos de cancelación producidos por computadora son aceptables para esta Oficina siempre y cuando cumplan con lo siguiente: 1) Cada aviso debe contar con un número de control. 2) La computadora que sea utilizada para imprimir los avisos de cancelación debe imprimir la fecha de emisión del aviso en forma interna. Esta fecha debe ser suministrada a la computadora en los inicios de las labores del día. 3) La refrendata utilizada en los avisos deberá ser hecha por una persona debidamente autorizada por esta Oficina. Apartado 8330 — Estación Fdez. Juncos — Santurce, Puerto Rico 00910 - 8330 -2- 4) Debe prepararse un listado donde aparezca enumerado cada uno de los avisos de cancelación que ha de ser enviado por correo con el número de control del aviso y dicho listado tiene que ser certificado o sellado por un oficial de la Oficina de Correos como que ha sido enviado ese día. 5) El equipo electrónico que se ha de utilizar para efectuar la refrendata debe tener un acceso limitado exclusivamente a personal debidamente autorizado. Nuestra Oficina entiende que si las facilidades electrónicas con que cuenta el asegurador o el agente general o gerente, o si el equipo que piensa adquirir, en alguna forma no cumple con los requisitos enumerados anteriormente, se deberá solicitar permiso a esta Oficina antes de usar el mismo para el proceso de cancelación. Dicha solicitud deberá venir acompañada del tipo de facilidades con que se cuenta e información donde se indique en cuánto se desvía de las directrices aquí expuestas a los fines de que esta Oficina pueda realizar una investigación y determinar si aprueba la utilización del mismo. Por la presente, se ordena el que se dé estricto cumplimiento a las disposiciones de esta carta circular. Juan Antonio García Comisionado de Seguros