PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA TRAMITAR LAS SOLICITUDES

DE INGRESO A. Cada dependencia tramitará las solicitudes de ingreso de conformidad con lo aquí dispuesto y con las instrucciones que a esos efectos pueda emitir la ASES. Las solicitudes de ingreso de los pensionados se tramitarán por cada uno de los Sistemas de Retiro de conformidad con lo aquí dispuesto y con las instrucciones que a esos efectos pueda emitir la ASES. B. Cuando un empleado interese solicitar cubierta bajo uno de los planes calificados y/o contratados por la ASES, procederá a llenar una solicitud de ingreso en los formularios que se proveerán a la Unidad de Personal de cada dependencia 0 al Sistema de Retiro correspondiente para el asegurador, organización de empleados u organización de servicios de salud. C. Toda solicitud de ingreso se tramitará a partir de la fecha que promulgue la ASES y deberá radicarse en la Unidad de Personal de la dependencia donde trabaja el empleado 0 en el Sistema de Retiro que le corresponda al pensionado en 0 antes de la fecha límite establecida por la ASES. Después de esta fecha no se tramitará solicitud de ingreso alguna excepto en los casos que se especifican en este Artículo. Bajo ningún concepto el empleado 0 pensionado radicará solicitud de ingreso directamente con el asegurador u organización de servicios de salud. En los casos en que el plan seleccionado sea ofrecido a través de una organización de empleados, la solicitud de ingreso se enviará primeramente a la organización de empleados. La organización, luego de hacer las verificaciones de rigor, someterá las solicitudes a la Unidad de Personal de la dependencia correspondiente O al Sistema de Retiro, según sea el caso. D. La Unidad de Personal de la dependencia O el Sistema de Retiro, al recibir las solicitudes de ingreso verificará que estén debidamente cumplimentadas y que indiquen correctamente el número de empleado O de seguro social, según aparece en su cheque de sueldo. La Unidad de Personal o el Sistema de Retiro preparará una lista por asegurador, organización de empleados u organización de servicios de salud de los empleados que se acojan al plan de su selección y enviará las solicitudes a las entidades aseguradoras u organización correspondiente, para su aprobación. E. Una vez las Entidades aprueben las solicitudes, deberán remitir a las dependencias cuyas nóminas se preparan en el Negociado de Sistemas Electrónicos del Departamento de Hacienda, una factura, en original y cuatro (4) copias, para todos aquellos empleados que quedarán asegurados junto a los dependientes incluidos en la solicitud. 25 F. La dependencia o el Sistema de Retiro cotejará la factura O facturas contra las listas de las solicitudes previamente remitidas, a tenor con lo establecido en este artículo, con el propósito de constatar que todos aquellos empleados 0 pensionados que solicitaron su ingreso a un plan fueron incluidos en las mismas. AI recibir la factura, la Unidad de Personal de cada dependencia o del Sistema de Retiro, según corresponda, verificará que la misma cumple con este Reglamento y que la tarifa, incluyendo la aportación patronal o la aportación de retiro, es correcta. Se indicará en cada factura cualquier omisión hecha sobre dicha información. De igual forma, se realizarán los ajustes correspondientes a las facturas, como consecuencia de cualquier cambio en el estatus del empleado tales como, traslados, licencias sin sueldos, suspensiones O renuncias. G. La ASES podrá requerir, previa notificación de carta circular, que toda solicitud de ingreso se tramite a través de un sistema electrónico u otra tecnología que pueda adoptarse en el futuro. H. La Unidad de Personal de la dependencia O el Sistema de Retiro no tramitará ninguna solicitud de ingreso a un plan de salud radicada con posterioridad a la fecha límite para solicitudes que promulgue la ASES. Disponiéndose, que lo anterior no es aplicable a las solicitudes de: 1. empleados de nuevo nombramiento, según se dispone en Artículo 11 de este Reglamento; 2. empleados que se den de baja en un plan para ingresar a otro según se dispone en el Artículo 11; 3. solicitudes radicadas por aquellos empleados que con posterioridad a la fecha indicada ingresen en alguna de las ODE con las cuales la ASES ha contratado y se acogen a los planes de salud que ofrecen las mismas; 4. empleados que se acogen a los beneficios del retiro según se dispone en el