Cartas Circulares Relacionadas:

Cartas Circulares de Contabilidad Central del Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico (Nota: La numeración otorgada a las Cartas Circulares por el Departamento de Hacienda varia por año; se incluye propósito de las cartas): 5 1. Cuentas a pagar. El propósito de esta Carta Circular es impartir las instrucciones a seguir en la preparación y trámite de los modelos relacionados con cuentas a pagar para propósito de los estados financieros. 2. Informe de licencias acumuladas para propósito de los estados financieros al 30 de junio de 2019: El propósito de esta Carta Circular es requerirles la preparación, en forma electrónica (CD), de un informe donde se desglose el monto total de las licencias por concepto de vacaciones acumuladas (en términos monetarios) al 30 de junio de 2019 por los empleados públicos de la Rama Ejecutiva. 3. Informe de Activos Intangibles: El propósito de esta Carta Circular es describir el "Governmental Accounting Standards Board Statement" ("GASB") Número 51, informar la política pública establecida por el Departamento de Hacienda para el Gobierno de Puerto Rico y sus dependencias con relación a los activos intangibles y requerir un informe electrónico sobre las adiciones y retiros de los mismos al 30 de junio de 2019. 4. Comprobantes de pago de cuentas a pagar al 30 de junio de 2019: Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las instrucciones a seguir por las agencias para identificar los comprobantes que correspondan a cuentas a pagar al 30 de junio de 2019. 5. Información sobre contratos de arrendamiento de propiedad inmueble y equipo: Esta Carta Circular se emite con el propósito de requerirles la información de todos los contratos de arrendamiento de propiedad inmueble y equipo vigentes al 30 de junio de 2019. Los contratos a informarse serán aquellos cuyos términos contractuales establezcan una duración en exceso de un año. 6. Información necesaria para la Preparación de los Estados Financieros del Gobierno de Puerto Rico según el GASB 54: El propósito de esta Carta Circular es informar a las agencias y unidades componentes, incluyendo las conocidas como "Blended Components Unit", las disposiciones del Pronunciamiento Núm. 54 y establecer el formato a ser utilizado en la presentación de la información solicitada para la preparación de los estados financieros del Gobierno de Puerto 6 Rico. El mismo no les aplica a las corporaciones públicas ni a fondos propietarios 0 fiduciarios. 7. Información necesaria sobre los activos de capital para la preparación de los Estados Financieros del Gobierno de Puerto Rico: Esta Carta Circular se emite con el propósito de requerirles información de las adiciones, los retiros y otros requerimientos relacionados con los activos de capital ocurridos durante el año fiscal que termina el 30 de junio de 2019. 8. Fechas Límites para la Corrección y Aprobación de Transacciones y Cierre de los Períodos Contables del Año Fiscal 2019-2020 en los Sistemas Financieros ("Puerto Rico Integrated Financial Accounting System") PRIFAS 7.5 y "People Soft" 8.4, 8.9 y 9.1: Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer la fecha en que cerrará cada período contable para las agencias que tienen acceso al Sistema PRIFAS, así como, las fechas límites en que deben recibirse en el Departamento de Hacienda los documentos de las agencias que aún nos envían sus transacciones para ser procesadas, durante el año fiscal 2019-2020. 9. Instrucciones a seguir para el cierre del año fiscal 2018-2019: El propósito de esta Carta Circular es informar las fechas límite para registrar en el Sistema PRIFAS 7.5 y "People Soft" 8.4, 8.9 y 9.1, las transacciones relacionadas al cierre de año fiscal. Además, para informar a las agencias que envían sus documentos al Departamento de Hacienda las fechas límite establecidas. 10. Inventario de Cuentas de Banco: El propósito de esta Carta Circular es solicitarles que envíen al Departamento de Hacienda el inventario de las cuentas bancarias que tenga cada agencia al 30 de junio de 2019. 11. Información para la Preparación de los Estados Financieros: Con el propósito de agilizar el proceso para la preparación de los Estados Financieros comenzando el año fiscal 2018-2019, el Departamento de Hacienda ha determinado digitalizar el proceso de entrega de la información requerida mediante las cartas circulares relacionadas al cierre de año fiscal. La misma será sometida a la siguiente dirección electrónica: https://dhpr.sharepoint.com/sites/hacienda/contabilidad-central. 12. Comprobante de Retención y Anulaciones de Nóminas: 7 El propósito de esta Carta Circular es indicarle a las agencias que las anulaciones, tanto de cheques, depósito directo y "payroll card", deberán efectuarse antes que éstos cumplan los treinta (30) días de emitidos, excepto las correspondientes al mes de diciembre, las cuales deberán realizarse antes de quince (15) días para evitar que se emitan comprobantes de retención con cantidades y deducciones incorrectas. 13. Registro de Facturas en Línea: El propósito de esta Carta Circular es informar a las agencias que los funcionarios que actualmente procesan comprobantes de pago tendrán acceso automático a dicho registro para imprimir los documentos y comenzar el proceso de pago a los suplidores. Será necesario que los funcionarios a cargo de procesar los pagos seleccionen la orden de compra correspondiente para poder registrar la factura. 14. Contratación de Auditores Externos para las Auditorías Financieras para el periodo terminado el 30 de junio de 2019 y Estados Financieros 2016, 2017 y 2018 no emitidos: Esta Carta Circular se emite para, entre otras cosas, recordar a las agencias y corporaciones públicas (en adelante entidades gubernamentales) las fechas límite para la contratación de los auditores externos y disponer otros requisitos importantes para la auditoria de los estados financieros del periodo que terminará el próximo 30 de junio de 2019, así como los estados financieros correspondientes a los años fiscales 2016, 2017 y 2018 que no se hayan emitido. 15. Fechas de Pago de Sueldo, Bono de Navidad y Pensiones para el Año Fiscal 2019-2020: El propósito de esta Carta Circular es informar las fechas para el pago de sueldo, Bono de Navidad y Pensiones. 16. Pagos de facturas de servicios profesionales y consultivos y gastos reembolsables al amparo del Título III de PROMESA: Se emite esta Carta Circular para establecer el proceso de pago de las facturas de servicios profesionales y consultivos y los gastos reembolsables a tenor con el Título III de PROMESA, conforme a lo dispuesto en la "Second Amended Interim Compensation Order." 17. Informe de Licencias Acumuladas para Propósito de los Estados Financieros al 30 de junio de 2019: El propósito de esta Carta Circular es requerirles la preparación, en forma electrónica (CD), de un informe donde se desglose el monto total de las licencias por concepto de vacaciones 8 acumuladas (en términos monetarios) al 30 de junio de 2019 por los empleados públicos de la Rama Ejecutiva. 18. Conciliación cuentas bancarias: Se emite esta Carta Circular para recordar a los Oficiales Pagadores Especiales que deberán someter su conciliación dentro de los tres (3) días laborables luego de recibido el estado bancario, según se dispone en el Reglamento 9, Reglamento de Normas Básicas para los Oficiales Pagadores Especiales nombrados por el Secretario de Hacienda, sin embargo, este periodo no deberá exceder de diez (10) días laborables luego de finalizado el mes. Deberán realizar las gestiones correspondientes con su entidad bancaria para asegurar que se cumpla con la fecha aquí dispuesta. Las agencias que tienen autorizadas cuentas bancarias, así como las que utilizan "People Soft" 8.4, 8.9 y 9.1 también deberán conciliar sus cuentas bancarias dentro de los diez (10) días laborables aquí establecidos. 19. Cuadre de licencias de vacaciones y enfermedad: Esta Carta Circular se emite con el propósito de requerir a las agencias que previa a la autorización para el disfrute de licencias de vacaciones de un empleado se realice un cuadre de los balances del mismo, incluyendo cualquier ajuste por concepto de ausencias no autorizadas, asistencias no registradas 0 cualquier otra situación que afecte los balances disponibles. Las agencias deberán desarrollar procesos internos de manera que se aseguren que todo empleado que disfrute de licencias tenga balances disponibles. 20. Registro de Suplidores en el Portal de Pagos Electrónicos del Gobierno de Puerto Rico: Esta Carta Circular se emite con el propósito de recordarles a las agencias que se requiere que toda entidad pública 0 privada y todos los Suplidores de las agencias del Gobierno de Puerto Rico deberán registrarse en el sistema electrónico del Gobierno de Puerto Rico para recibir los desembolsos mediante el mecanismo de transferencia electrónica ("EFT", por sus siglas en inglés). 21. Solicitud y Autorización para Abrir Cuentas Bancarias: Se emite esta Carta Circular para establecer los procedimientos a seguir por las Agencias 0 dependencias, para solicitar al Secretario de Hacienda la autorización para abrir una cuenta bancaria, incluyendo los Oficiales Pagadores Especiales. 22. Guías para el manejo de desembolsos de fondos bajo la custodia del Secretario de Hacienda: 9 Se emite esta Carta Circular para establecer los procedimientos a seguir por las agencias y/o Corporaciones Públicas para solicitar la liberación de un pago procesado y bajo la custodia del Área del Tesoro del Departamento de Hacienda. 23. Desembolso de Fondos Provenientes de Emisiones de Bonos, Líneas de Crédito y otras Fuentes de Financiamiento 0 Reasignaciones de Fondos para Mejoras Permanentes: Se emite esta Carta Circular para impartir las instrucciones a seguir por las agencias, municipios y corporaciones públicas en el uso de los fondos provenientes de las emisiones de bonos y otras fuentes de financiamiento para mejoras permanentes realizadas por el ELA. 24. Pago Electrónico a Suplidores: Esta Carta Circular tiene el propósito de requerir que las agencias establezcan en los contratos una cláusula en la cual el suplidor acepte recibir los pagos por bienes 0 servicios prestados mediante transferencia electrónica. 25. Delegación de la Preintervención en las Agencias: El propósito de esta Carta Circular es impartir las instrucciones a seguir por las agencias al preintervenir los documentos que afectan la contabilidad central.