Disposiciones Generales

Este Reglamento se promulga considerando los siguientes aspectos generales importantes: 1.7.1 El DEPR se regirá por la política pública respecto al control y contabilidad de fondos y propiedad pública; la cual autoriza al Secretario de Hacienda de Puerto Rico a diseñar e intervenir la organización fiscal, los sistemas de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos de las dependencias y entidades corporativas del Gobierno de Puerto Rico; dispone los principios y normas generales que deberán seguirse en la contabilidad de los ingresos, las asignaciones, los desembolsos y la propiedad pública según dispuesto Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada. 1.7.2 En caso de que cualquier disposición de este Reglamento no fuere lo suficientemente clara para tomar una decisión, se considerarán los principios, prácticas y teorías de contabilidad generalmente aceptados en el momento de tomar la decisión. 1.7.3 Las disposiciones de PROMESA prevalecerán sobre cualquier disposición específica 0 general de las leyes territoriales, Estatales /o reglamentos territoriales 0 Estatales que sea incompatible con esta Ley. 1.7.4 La organización fiscal que establezca el DEPR y las escuelas debe proveer para que en el proceso fiscal exista una debida separación de funciones y responsabilidades que impida 0 dificulte la comisión de errores 0 irregularidades. 1.7.5 - El Secretario de Hacienda será responsable de diseñar el sistema de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos necesarios para llevar la contabilidad de las operaciones del DEPR y las escuelas. Dicho sistema debe crear las bases necesarias para la preparación de estados financieros internos confiables, adoptando una terminología y clasificación común que sea consistentemente utilizada en la preparación del presupuesto y estados financieros. El DEPR y las escuelas utilizarán el Sistema de Contabilidad por Fondos ("Fund Accounting"). Este sistema se diseñará conforme a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados ("Generally Accepted Accounting Principles" GAAP, por sus siglas en inglés) y deberá reflejar lo siguiente: 12 Información completa sobre el resultado de las operaciones del DEPR y las escuelas. Control efectivo y contabilización de todas las asignaciones, fondos, propiedad y activos pertenecientes al DEPR y a las escuelas. Informes confiables que sirvan de base para la preparación y justificación de las necesidades presupuestarias del DEPR y las escuelas y cualquier otra información requerida por el Gobernador, la Asamblea Legislativa, el Secretario de Educación. el Gobierno Federal 0 la Oficina del Contralor de Puerto Rico. En las escuelas y Regiones Educativas la fiscalización de las transacciones financieras se llevará a cabo mediante el nombramiento de funcionarios para las áreas de compras, pagos, recaudaciones, recibos y custodia de la propiedad. Mediante esta segregación de funciones se establece un sistema de control interno adecuado. Deberes y Facultades de la Oficina de Finanzas del DEPR: El Secretario de Educación es en primera instancia el responsable de la legalidad, corrección, exactitud, necesidad y propiedad de las operaciones fiscales que sean necesarias para llevar a cabo sus respectivos programas. La Oficina de Finanzas tendrá los siguientes deberes y facultades: 1. Diseña y revisa los sistemas de contabilidad. 2. Establece controles previos de todas las operaciones del DEPR. 3. Diseña y revisa los procedimientos de pagos e ingresos. 4. Maneja fondos Estatales y Federales. 5. Produce informes financieros integrales de las operaciones del DEPR. 6. Agrupa y presenta la información integral en relación con los resultados de las operaciones financieras del DEPR. 7. Provee la información financiera necesaria para la preparación, aprobación y ejecución del presupuesto del DEPR, las Oficinas Regionales Educativas y, de las Escuelas del Sistema de Educación del Gobierno de Puerto Rico. 8. Prepara informes periódicos al Secretario de Educación y Subsecretarios del DEPR de información financiera y rendición de cuentas, para las ramas judicial, legislativa y ejecutiva y para la Junta de Supervisión Financiera y Administración para Puerto Rico intregando las finanzas del Nivel Central, las Oficinas Regionales Educativas y de las Escuelas del DEPR y aquellos otros informes que le sean requeridos. 13 9. Refleja claramente en su sistema contable los resultados de sus operaciones financieras. 10. Provee la información financiera necesaria para la administración de las operaciones gubernamentales y para la preparación y ejecución del presupuesto que constituya un control efectivo sobre los ingresos, desembolsos, fondos, propiedad y otros activos del gobierno. Efectúa mejoras en forma ordenada que resulten en sistemas de contabilidad, estados financieros y procedimientos de pagos e ingresos y de preintervención sencillos y efectivos. 11. Asegura que los gastos del Gobierno de Puerto Rico se hagan dentro de un marco de utilidad y austeridad. 12. Limita las asignaciones de fondos para los diferentes programas del DEPRa un solo año económico. 13. Asegura que los programas del DEPR se financien por medio de asignaciones presupuestarias anuales y que no se establezcan por fondos especiales. 14. Asegura que todas las Cuentas por Cobrar del DEPR ingresen al fondo general del tesoro Estatal para con ellas costear los programas del Gobierno de Puerto Rico en la medida y alcance en que la Asamblea Legislativa lo crea necesario. 15. Hace llegar las Cartas Circulares del Departamento de Hacienda al personal que tenga a su cargo. 1.7.6 El Secretario de Educación podrá autorizar los reembolsos por vastos incurridos por los empleados de la agencia a quienes por el bien del servicio se les autorice a efectuar desembolsos de sus fondos particulares. 1.7.7 No se autorizarán desembolsos и obligaciones sin que exista un presupuesto debidamente aprobado. Se considerarán desembolsos u obligaciones ilegales aquellos que se efectúen sin que exista un presupuesto debidamente aprobado. 1.7.8 Como regla general no se efectuarán pagos por adelantado. De forma excepcional se podrán autorizar desembolsos en los siguientes casos: Suscripciones. Alquiler de apartados de correo, locales, espacios, máquinas de franqueo. Compras de primas de seguro. Compras al exterior de materiales, productos o equipos no disponibles en el mercado local 0 a precios. sustancialmente menores, luego de estudiar la confiabilidad del proveedor. 14 1.7.9 Tareas Generales de la Oficina de Finanzas 1.7.9.1- Director(a) de Finanzas 1. A cargo de las distintas divisiones incluidas dentro del Departamento de Finanzas, las cuales incluyen: División de Cuentas a Pagar, División de Cuentas por Cobrar, División de Contabilidad y División de Tesorería. 2. A cargo de la supervisión directa de los directores de cada división 3. A cargo de la revisión y envío de reportes solicitados por entidades externas tanto a nivel Estatal, como Federal. 4. A cargo del sistema financiero del DEPR en términos de control de accesos, modificaciones y mantenimiento. 5. Contacto principal entre las distintas oficinas del DEPR para todo tipo de solicitudes transacciones financieras. 6. A cargo de aprobaciones de todo tipo de transacciones. 7. Autoriza la cesiones de crédito a los suplidores mediante la verificación de los balances de los contratos y obligaciones a considerar dentro de la misma. 8. A cargo de división de Apoyo del Sistema de Información Financiera, la cual se encarga de programaciones del sistema financiero y distintas solicitudes de reportes requeridos por el Departamento de Hacienda y procesos de Auditorías Estatales y Federales. 9. Responsable de entregables solicitados por parte de la Oficina de la Secretaria(o), Departamento de Hacienda, Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico, Junta de Supervisión Fiscal y las distintas agencias Federales. 10. Contacto principal y facilitador del proceso del auditoría sencilla ("Single Audit") de una agencia. 1.7.9.2 División de Cuentas a Pagar La División de Cuentas a Pagar es responsable de tramitar los pagos por concepto de adquisición de bienes y servicios. Estos en conformidad con las leyes, reglamentos y procedimientos establecidos por el DEPR. Las tareas realizadas por el personal de la División de Cuentas a Pagar son las siguientes: 1. Recibo y verificación de facturas y sus documentos relacionados. Cotejar que estén completos y que cumplan con los requisitos establecidos en el contrato, las leyes, reglamentos, cartas circulares, y cualquier otra norma, según apliquen: 15 2. Interpretar y analizar contratos de servicios profesionales de los diferentes programas, oficinas y dependencias. 3. Intervenir, analizar y contabilizar las facturas en el Sistema de Información Financiera. 4. Verificar operación matemática sobre los cómputos. 5. Preparación de comprobante de pago ("Voucher"). 6. Proceso de validación ("Budget Check"). 7. Procesar cupones de pago por la contribución sobre ingreso retenida. 8. Orientar, adiestrar y ofrecer asistencia técnica sobre el ingreso de facturas en el Módulo de Sistema de Facturación en Línea. 9. Coordinar el archivo de documentos del división y mantenerlos por el periodo de tiempo establecido por reglamentación Federal y Estatal. 10. Transferencias de fondos a entidades gubernamentales y privadas. 11. Asistir en la redacción e implementación de procedimientos tecnológicos y fiscales conforme a las reglamentaciones Estatales y Federales para los pagos de proveedores. 12. Pre intervenir y hacer pagos de las facturas recibidas en línea 0 de forma manual. 13. Reportes: a. Informativa de pagos a suplidores sometidas al Departamento de Hacienda (480.6) b. Cumplimiento con la Carta Circular de Cuentas a Pagar sometidas al Departamento de Hacienda. C. Evaluar el reporte de la Contribución Especial. d. Formulario trimestral de Declaración de Contribuciones de Seguro Social Choferil que se somete al Departamento del Trabajo y Recursos Humanos de Puerto Rico. 14. Anualmente la Unidad de Cuentas a Pagar replica el formulario de planillas informativas 480 según las cartas circulares y reglamentación emitida por Rentas Internas del Departamento de Hacienda. La División de Cuentas a Pagar se compone de los siguientes puestos de personal a Nivel Central: A. Directora de Cuentas a Pagar Supervisa el personal de la División de Cuentas a Pagar. Autoriza informes de gastos de viaje al exterior. Analiza las cesiones de crédito. Prepara y analiza los informes requeridos por la alta gerencia, auditores, suplidores y la propuesta 16 Revisa y firma monitoreos realizados por los Oficiales de Cuentas a Pagar. B. Oficial de Cuentas a Pagar: Interviene, analiza y procesa pago de facturas de contrato. C. Auxiliar Administrativo: Verifica, valida y entrega las facturas y documentos pertinentes al Oficial de Cuentas a Pagar asignado. 1.7.9.3 Contabilidad La División de Contabilidad es responsable de la contabilización de todas las transacciones y todos los fondos que recibe el DEPR. También, es el división responsable de los cierres mensuales y anual de fondos Federales y Estatales. Estos jornales contabilizan ajustes, gastos, ingresos y transferencias entre cuentas para todos los fondos administrados en la agencia. Reportes preparados por la División de Contabilidad: "Financial Status Reports" Estos reportes se preparan trimestralmente 0 anualmente para mostrar el estado de cada cuenta del programa Federal que así lo requiera. Informe financiero trimestral del Programa "Child Nutrition" sometido al United States Department of Agriculture (USDA). Interacción de ("Interface") de Actuales. Reportes de Presupuesto ("Budget") comparado contra el Actual. Mantenimiento de Esfuerzoel cual se utiliza para calcular el costo de mantenimiento de esfuerzo. "National Public Education Financial Survey" (Informe Estadístico) Estado para Propuesta de Costos Indirectos Proceso para generar la Base de datos utilizada para la auditoria sencilla ("Single Audit"). Informe de Ingresos y Gastos del año fiscal anterior, además de cualquier otro informe que requiera la Oficina del Contralor. La División de Contabilidad se compone de los siguientes puestos de personal a Nivel Central: A. Directora de Contabilidad: Supervisa el personal de la División de Contabilidad. Analiza las varianzas para los cierres contables y solicitudes de auditores. Preparar y someter los reportes de los grants Federales a través de los sistemas y plataformas Federales. Preparar conciliaciones entre el Sistema Financiero de Contabilidad Central y el Sistema de Información Financiera. 17 Preparar los estados financieros del DEPR que incluyen el "SEFA" ("Schedule of Expenditures of Federal Awards"), Recibos y Desembolsos y "MD&A" ("Management Discussion and Analysis"). B. Auxiliares en Contabilidad: Genera informe de errores en el Sistema e Información Financiera, verifica, analiza y realiza los jornales de corrección, obligación y reclasificación de ingresos y gastos. C. Oficinista: Realiza trabajo clericales y archiva jornales. 1.7.9.4 División de Cuentas por Cobrar La División de Cuentas por Cobrar le provee el apoyo operacional de preparación de facturas al cobro y aplicación de pagos en el sistema a la División de Pagos Especiales, en la medida que se reciben para su procesamiento, y trabaja con el reclamo y la aplicación de fondos Federales. El personal de la División de Cuentas por Cobrar del DEPR realiza toda gestión de cobro que pueda surgir y procesa todos los pagos recibidos. La División aplica los descuentos relacionados a facturas al cobro registradas en Cuentas por Cobrar y descontadas a través de nómina. Se trabajan solicitudes de información financiera distintas agencias gubernamentales y solicitudes de auditores internos y externos. Se trabaja con la orientación del proceso y documentación que sustenta las objeciones de facturas al cobro a empleados y suplidores. La División de Cuentas por Cobrar se compone de los siguientes puestos de personal a Nivel Central: A. Directora de Cuentas por Cobrar: Supervisa el personal de la División de Cuentas por Cobrar Revisa las cantidades de pago con la hoja de registro del correo interno Revisa y aprueba solicitud de plan de pago Tramita mensualmente informes de Registro de Depósitos, Avisos de Créditos Contabilizados, Informe de Recaudos e Informe de computo de interés relacionados a fondos Federales B. Directora Auxiliar: Se encarga de la Petición de Fondos Federales (Reclamo de Reembolsos o Anticipos y Aplicación de Fondos Federales). C. Recaudador Oficial: Cobra, custodia y deposita los fondos públicos que se reciban en el DEPR. Verifica detalles a depositarse, valida la secuencia de números de recibo y entra la transacción en el sistema de Cuentas por Cobrar. 18 D. Recaudador Auxiliar: Personal que actúa como ayudante de un Recaudador Oficial a nivel central. E. Auxiliar en Contabilidad: Registra el perfil del deudor en sistema, prepara factura al cobro, cobra sobrepagos a suplidores y registra el pago en el sistema de Cuentas por Cobrar. Envía a la División de Recaudaciones el informe de valores y un informe de recaudos detallando las transacciones que se registraron. 1.7.9.5 División de Apoyo del Sistema de Información Financiera La División de Apoyo al Sistema de Información Financiera atiende varias de las necesidades de las unidades que forman parte de la Oficina de Finanzas. Las unidades utilizan diferentes Módulos del Sistema de Información Financiera, y descansan en la asistencia de Apoyo al Sistema de Información Financiera para completar muchas de las tareas que le competen. La División de Apoyo del Sistema de Información Financiera está encargada de las siguientes funciones: 1. Adiestramiento para Usuarios sobre los Módulos del Sistema de Información Financiera. 2. Asignación de Cuentas de Usuario y otorgación de accesos. 3. Apoyo a transacciones en el Sistema de Información Financiera (correr reportes para generar entradas de jornal). 4. Resolución y análisis de casos de transacciones del Sistema de Información Financiera con discrepancias. 5. Revisión de transacciones de cierre de periodo. 6. Cierre de periodos contables. 7. Seguridad del Sistema Financiero. La División de Apoyo del Sistema de Información Financiera también atiende los siguientes módulos que forman parte de el Sistema de Información Financiera para todas las divisiones en la Oficina de Finanzas.