Sistema de Facturación en Línea

El DEPR en su encomienda de garantizar que los procesos de facturación cuenten con la agilidad, los controles y la confiabilidad necesaria, tiene establecido el Sistema de Facturación en Línea para proveedores de bienes y servicios en la agencia. El Módulo del Sistema de Facturación en Línea es una herramienta que automatiza el proceso de facturación de suplidores. Cada uno de los suplidores del DEPR podrá someter facturas y documentos de soporte de manera electrónica. Procedimientos I. Registro en el Sistema de Facturación en Línea 24 El personal de la División de Cuentas a Pagar y la unidad de Apoyo al Sistema de Información Financiera bajo la supervisión del Director(a) manejará el registro y adiestramiento de suplidores. Para aquellos suplidores que necesiten asistencia adicional, se proveerán adiestramientos de manera presencial en el Salón de Adiestramiento de la Oficina Central de Finanzas. En el caso de bienes de suplidor, una vez se registra en el Sistema de Facturación en Línea y el recibo concuerda con la factura, se valida automáticamente en sistema y se emite el pago. Todo suplidor deberá solicitar acceso y adiestramiento del Módulo del Sistema de Facturación en Línea mediante el correo electrónico: suplidoreseducacion@de.pr.gov 0 visitando la Oficina de Finanzas. II. El personal de Apoyo al Sistema de Información Financiera proveerá los siguientes documentos: Manual de Facturación en Línea de Suplidores del DEPR. Se proveerá manual de acuerdo con los servicios provistos. Existen dos modelos de manuales: Manual para facturación de Materiales y Equipo Manual para facturación de Servicios Profesionales Certificación de Lectura donde el suplidor certifica que leyó y comprendió el proceso de facturación Formulario de Solicitud de Cuenta en el Sistema de Información Financiera Formulario 1.3A Formulario Modelo SC 733, Autorización y Acuerdo para Pago Electrónico de Suplidores III. El suplidor deberá devolver a la Oficina de Finanzas: Hoja de Certificación de Lectura, debidamente fechada y firmada; Formulario 1.3ª (documento original); y Modelo SC 733 (documento original), el cual deberá ir acompañado de un cheque anulado original 0 certificación de banco que incluya núm. de ruta y tránsito de la institución bancaria. En el caso de que el suplidor reciba el adiestramiento en la Oficina de Finanzas, este deberá proveer una hoja de asistencia certificando la misma. El suplidor deberá proveer una Carta con membrete de la compañía/suplidor donde se autorice al representante autorizado a recibir número de usuario y contraseña provisional. El representante autorizado debe proveer copia de identificación vigente con foto La identificación debe ser expedida por las agencias, 25 Municipios, Corporaciones Públicas 0 Instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico 0 de los Estados Unidos. IV. Acceso al Módulo de Cuentas a Pagar Una vez el suplidor esté registrado, podrá someter sus facturas y documentos. Una vez se someta una factura, esta se encontrará en su fase inicial: "Initiated". Solo en esta fase el sistema permitirá eliminar facturas. De un suplidor desear eliminar una factura que se encuentre ya dentro de su flujo de aprobación, debe comunicarse con su Oficial Fiscal para solicitarlo. Una vez el suplidor somete la factura, la misma pasa por un flujo de aprobación de (1) Oficial Fiscal (2) Coordinador, (3) Director de Programa, y (4) Pagador, los cuales proceden a examinar la factura para intervenirla según la clasificación del pago. Registro Directo en Módulo de Cuentas a Pagar En este módulo se registran las facturas que por su naturaleza se registran automáticamente en el Módulo de Cuentas a Pagar del Sistema de Información Financiera por medio de interfaces con otros sistemas dentro del DEPR. Las plataformas de servicios que hacen interfase automática con el Sistema de Información Financiera son: el Sistema de Manejo de Transportación Escolar ("SMTE"), Remedio Provisional de la Secretaría Asociada de Educación Especial ("REMPRO") y Mi Portal Especial de la Secretaría Asociada de Educación Especial ("MIPE"). Pasos antes del registro en el Módulo de Cuentas a Pagar del Sistema de Información Financiera: 1. Plataforma SMTE (Transportación Escolar) a. El transportista somete factura a través de SMTE. b. El director escolar interviene y aprueba la factura. C. El Supervisor de Transportación 0 personal designado de la región educativa correspondiente revisa y aprueba la factura. d. Con las dos aprobaciones, se realiza la interface con todas las facturas aprobadas en SMTE para registrarse en el Módulo de Cuentas a Pagar en el Sistema de Información Financiera, para ser elegibles para ciclo de pago. 2. Plataforma RemPro (Remedio Provisional) a. El proveedor de servicios somete la factura. b. El personal del Programa de Educación Especial interviene y revisa. 26 C. El Director de Programa de Educación Especial revisa y aprueba la factura. d. Con las dos aprobaciones, se realiza interface con todas las facturas aprobadas en REMPRO para registrarse en el Módulo de Cuentas a Pagar en el Sistema de Información Financiera, para ser elegibles para ciclo de pago. 3. Plataforma MiPE (Mi Portal Especial) a. El proveedor de servicios somete la factura. b. El Programa de Educación Especial revisa y aprueba la factura. C. El (La) Director (a) de Programa de Educación Especial revisa y aprueba la factura. d. Con las dos aprobaciones, se realiza interface con todas las facturas aprobadas en MiPE para registrarse en el Módulo de Cuentas a Pagar en el Sistema de Información Financiera, para ser elegibles para ciclo de pago. En la Oficina de Finanzas se realiza un registro automático en el Módulo de Cuentas a Pagar del Sistema de Información Financiera como parte de las validaciones de interface.