Módulo de "Unrecorded Invoices"

Este módulo registra aquellas facturas que por su naturaleza no pueden ser procesadas/registradas en el Sistema de Facturación en Línea 0 de manera electrónica en el Módulo de Cuentas a Pagar del Sistema de Información Financiera. Con el propósito de obtener una estadística del total de Cuentas a Pagar del Departamento de Educación de Puerto Rico, según requerido por el Departamento de Hacienda. Procedimientos I. Recibo de facturas físicas El personal administrativo en el área de recepción de la Oficina de Finanzas recibe facturas de proveedores y solicitudes de pago por concepto de viaje locales y al exterior, dieta y millaje por los empleados y dependencias del DEPR, entre otros. II. Control de facturas recibidas Para mantener control del recibo de documentos, las facturas y solicitudes de pago son ponchadas. Todo documento es sellado con fecha y hora en que fue recibido utilizando el ponchador electrónico, ubicado en el área de la recepción. En caso de que el ponchador electrónico no se encuentre disponible, se poncha manualmente. III. Asignación de facturas 27 Una vez la factura esté debidamente ponchada, la Directora de Cuentas a Pagar recibe factura con Informe de Acuse de Recibo. La directora debe revisar que la factura contiene toda la información necesaria para poder ser registrada en el módulo y luego la asigna al Auxiliar Administrativo de la División. El Auxiliar Administrativo será responsable de verificar y validar antes de registrar facturas al Módulo de "Unrecorded Invoices". Para esto, el/la Auxiliar Administrativo(a) deberá completar Hoja de Cotejo (ver anejo). La hoja de cotejo servirá como control para evitar el registro de facturas que ya puedan haber sido registradas, tanto en el Módulo de "Unrecorded Invoices" como en Módulo de Cuentas a Pagar 0 que las mismas pertenezcan a un periodo fuera del actual. IV. Verificación Como parte del proceso de cotejo, el Auxiliar Administrativo deberá corroborar lo siguiente: En el Módulo de "Unrecorded Invoices" Verificar que no haya más de una factura con el mismo número, bien 0 servicio facturado, bajo cualquier estatus (Open/Deleted/Hold/ Vouchered) para el mismo suplidor. A. OPEN- Si la factura ha sido registrada en el Módulo de "Unrecorded Invoices" y está pendiente a procesar pago, aparecerá como "OPEN". Una vez se procesa el pago, se le asigna un número de voucher. B. DELETED Si la factura no está registrada, pero aparece como "DELETED", el Auxiliar Administrativo concluye la razón del estatus. El (La) Director(a) de Cuentas a Pagar verificará si la factura procede a registrarse nuevamente. C. VOUCHERED Si la factura aparece como "VOUCHERED" en ambos Módulos ("Unrecorded Inoices" y Cuentas a Pagar) esta no debe ser entregada al Director(a) de Cuentas a Pagar para aprobar el archivo de la factura. D. HOLD- Si la factura aparece como "HOLD", la misma es una deuda pendiente de pago y solo se debe pagar una vez se resuelva el conflicto correspondiente (i.e. documentación incompleta). La factura no debe registrarse nuevamente.