Monitoreos

Los procesos de monitoreo se implementan con el fin de promover la eficiencia, asegurar la efectividad y el cumplimiento con las leyes y reglamentos que rigen las operaciones contables del DEPRy el Gobierno de Puerto Rico. Las funciones de los empleados y todos los procedimientos operativos, deben constar en documentos que sirva de partida para evaluar y documentar las acciones llevadas a cabo. Cheques Caducos 29 Una vez los cheques tienen más de ciento ochenta (180) días (seis (6) meses) de emitidos, el cheque caduca su validez. La Oficina de Finanzas es responsable de monitorear estos cheques para cancelar el pago una vez el cheque caduco. De igual forma, la Oficina de Finanzas es responsable de periódicamente monitorear los cheques antes de su vencimiento, con el propósito de hacer gestiones previas antes de la cancelación. Los monitoreos serán realizados por el personal designado a ejercer estas funciones, según estipulado por el director(a) de Cuentas a Pagar 0 director(a) de finanzas. El proceso de cheques caducos y reconciliación debe realizarse mensualmente, específicamente como parte del proceso de cierre mensual. El personal que realice el proceso de monitoreo debe incluir en la herramienta consulta de todos los cheques emitidos hace más de ciento ochenta (180) días hasta los emitidos el último día del mes por cerrar. De esta manera, la división de Cuentas a Pagar se asegura que incluye, para propósitos de selección, la totalidad de los cheques emitidos.