Interpretación y Definición de Términos

Los conceptos utilizados en este Manual en presente incluyen el futuro; aquellos utilizados en género masculino incluyen el femenino y son neutrales, excepto en los casos en que tal interpretación pueda resultar sin sentido; el singular incluye el plural y el plural incluye el singular. Para propósitos de este Manual, los siguientes términos O frases tendrán los siguientes significados, a menos que el contexto indique lo contrario: a. Acuerdos de Compra Cooperativos/Intergubernamentales o Interagenciales- Acuerdos entre la entidad contratante y otras agencias o entidades gubernamentales para comprar o utilizar suministros, equipo o servicios comunes. b. Adjudicación Declaración escrita por la cual la entidad contratante acepta una oferta propuesta en un proceso de adquisición. C. Agente Toda persona que actúe en nombre de, o que esté autorizado a comprometer a un participante en una transacción cubierta. d. Alcance de Trabajo/Servicio Define el proyecto y establece los requisitos de la entidad contratante. Puede incluir una descripción de los bienes o servicios requeridos, entregables y los criterios que un entregable debe cumplir para ser considerado aceptable; indicadores para determinar el progreso de la actividad o proyecto según corresponda; calendario de entrega O plazos; especificaciones o información técnica; requisitos y responsabilidades del puesto del personal; y otras consideraciones especiales. e. Área usuaria Unidad administrativa, oficina, departamento, O área dentro del Programa CDBG-DR que solicita servicios bajo la asignación CDBG-DR. f. Capacidad de Respuesta Se refiere al cumplimiento del licitador con todas las especificaciones requeridas en la convocatoria, incluyendo cualquier anejo. Todos los licitadores o proponentes listados en el Sistema de Manejo de Adjudicaciones (SAM, por SUS siglas en inglés) serán considerados no-responsivos y automáticamente excluidos de la consideración para adjudicación. g. CDBG-DR Programa de Subvención en Bloque para el Desarrollo Comunitario para la Recuperación ante Desastres. h. Comité de Evaluación Cuerpo administrativo compuesto de al menos tres (3) o más miembros, que tiene un número impar de miembros (3, 5, o 7), y un miembro alterno, de considerarse necesario, nombrado por la entidad contratante para evaluar propuestas (mayormente ejecutar clasificación y rango) en un proceso de adquisición competitivo. El Secretario de Vivienda O el representante de la entidad contratante no de Vivienda deberán designar un Director para dirigir el proceso. Manual de Adquisiciones para el Programa CDBG-DR Página 7 / 35 i. Contratista Un Vendedor, Suplidor, Ofertante, Proponente, o Licitador, según corresponda, a quien se le adjudica y quien otorga un Contrato (según definido aquí anteriormente) O una Orden de Compra con la entidad contratante. j. Contratista Principal: Un contratista de la entidad contratante con potencial de ofrecer oportunidades de subcontratación. k. Contrato Una relación legal mutuamente vinculante, que obliga al vendedor a proveer los suministros O servicios (incluyendo construcción) y al comprador a pagar por los mismos. Incluye todo tipo de compromisos que obligan a la entidad contratante y/o subrecipiente a un desembolso de fondos asignados y que, excepto otra cosa se autorice, estén por escrito. Además de instrumentos bilaterales, los contratos incluyen (pero no están limitados a) Órdenes de Trabajo o Cartas de Tareas emitidas bajo acuerdos básicos de compras; Órdenes, como Órdenes de Compra, bajo las cuales el contrato se hace efectivo mediante aceptación escrita O cumplimiento; y modificaciones bilaterales de contratos. Los Contratos no incluyen subvenciones y acuerdos cooperativos cubiertos por 31 U.S.C § 6301, y siguientes. I. Convocatoria Cualquier solicitud de someter ofertas y cotizaciones a la entidad contratante. Convocatorias bajo procedimientos de licitación sellada se llaman "invitaciones a licitar". Convocatorias bajo procedimientos de adquisiciones simplificadas requieren la presentación de una cotización o una oferta. m. Copia censurada Una copia de cualquier Contrato o Expediente (que no sean facturas) que contenga información confidencial, registrada, no-pública o comercialmente sensible, una fotocopia o facsímile de la misma en la que le ofertante ha tachado U obscurecido solamente tal información confidencial, registrada, nopública o comercialmente sensitiva. n. Cotización Precio U oferta presentada por un Ofertante o Suplidor bajo el Método de adquisición de Compras Pequeñas. O. Emergencia Situación que provoca necesidades públicas inesperadas e imprevistas, y que exige acción inmediata por parte de la entidad contratante debido al peligro que representa para la vida, salud o seguridad pública. p. Entidad Contratante y/o entidad de contratación se refiere a Vivienda o sus subrecipientes con autorización a llevar a cabo procesos de adquisición basados en este Manual. q. Estimado de Costos: El estimado de los costos de los bienes o servicios a ser adquiridos, preparado por el personal de la entidad contratante o un tercero para Micro Compras O Compras Pequeñas. r. Estimado de costo independiente (ICE, por SUS siglas en inglés) Un análisis independiente del estimado de los costos de los bienes O servicios que se van a adquirir, preparado por el personal de la entidad contratante o un tercero antes de la publicación de una convocatoria de ofertas. El grado del análisis dependerá del tamaño y complejidad de la adquisición. S. Expediente de Adquisición Expediente oficial guardado por la entidad contratante de cada proceso de adquisición que documenta en detalle la historia significativa de la adquisición. Manual de Adquisiciones para el Programa CDBG-DR Página 8 / 35 t. Fianza de Ejecución Fianza otorgada en relación a un contrato para garantizar cumplimiento de todas las obligaciones del contratista bajo tal contrato. U. Fianza de Pago Fianza otorgada en relación a un contrato para garantizar pago según requerido por ley, de todas las personas proveyendo labor y materiales en la realización del trabajo provisto en el contrato. Las fianzas pueden variar de acuerdo al tipo de Contrato y no se requieren en el Método de Compras Pequeñas. V. Fuentes de Precualificación / Lista de Pre-Cualificación ("Lista de Precualificación" o PQL, por sus siglas en inglés) Método de Propuestas Competitivas en el que el precio no es un factor de evaluación, usado para seleccionar un grupo de firmas O individuos de servicios profesionales, para proveer servicios para cualquier actividad de adquisición, cuyo alcance requiere cualificaciones profesionales, licencias o certificaciones, seleccionadas en base a una Solicitud de Cualificaciones (RFQ, por sus siglas en inglés). El PQL debe haber sido cualificado por la entidad contratante. W. Garantía de Oferta o Fianza de Oferta Consistirá de un compromiso firme tal como una fianza de oferta, cheque certificado, U otro instrumento negociable que acompaña una oferta como garantía que el licitador, una vez se acepte su oferta, otorgará aquellos documentos contractuales que sean requeridos dentro del tiempo especificado. X. Invitación a Subastas (IFB, por SUS siglas en inglés) Se convocan públicamente licitaciones, y se adjudica un precio fijo firme al licitador responsable cuya licitación, que se ajusta a todos los términos y condiciones materiales de la convocatoria de licitaciones, es la de menor precio. y. Junta de Subastas -Para Vivienda: Un cuerpo compuesto de cinco (5) miembros designados por el Secretario mediante Orden Administrativa. Los miembros de la Junta de Subasta podrán ser oficiales o empleados de la entidad contratante y SUS agencias que la componen. Uno (1) de los miembros debe ser el Subsecretario, o su equivalente, de la entidad contratante, quien fungirá como Presidente de la Junta de Subastas. También, uno (1) de los miembros deberá ser un abogado licenciado en Puerto Rico. Tres (3) de los cinco (5) miembros constituirán quorum en las reuniones de la Junta de Subastas. La Junta de Subastas evaluará y adjudicará ofertas y propuestas en procesos de subasta formales e informales para la adquisición de bienes o servicios nopersonales y servicios profesionales en un proceso formal de adquisición a llevarse a cabo por la entidad contratante, conforme a los reglamentos aplicables. Las entidades contratantes aparte de Vivienda pueden tener una Junta de Subastas O entidad similar con la autorización de adjudicar ofertas según definido por SUS políticas aplicables. z. Junta Revisora de Subastas La Junta Revisora de Subastas estará integrada por tres (3) personas que sean de la más alta solvencia moral y de reconocida competencia y experiencia en los asuntos en que habrán de entender como miembros de este organismo. Los miembros de la Junta Revisora serán designados por el Secretario y estos no podrán ser funcionarios ni empleados del Departamento y sus agencias adscritas, ni podrán tener interés directo o indirecto en empresas, negocios O proyectos que realicen negocios con el Departamento y SUS agencias adscritas o que estén financiados total o parcialmente por el Departamento o sus agencias adscritas. El Secretario designará como Presidente de la Junta a uno de SUS miembros, el cual será un abogado admitido al ejercicio de la profesión legal. Véase, Ley 97 de 10 de junio Manual de Adquisiciones para el Programa CDBG-DR Página 9 / 35 de 1972, según enmendada, conocida como "Ley Orgánica del Departamento de la Vivienda", 3 LPRA § 441c-3(c). aa.Método de Compras Pequeñas Método competitivo para la adquisición de bienes, trabajo O servicios por un monto agregado igual o menor que el Umbral de Adquisiciones Simplificadas. bb.Método de Licitación Sellada Método de adquisición utilizado para servicios o suministros no profesionales que exceden el límite de Compras Pequeñas. Para que la licitación sellada sea viable, debe haber especificaciones exactas y completas, una fecha y hora específica para someter las licitaciones selladas, una apertura de licitación pública, una evaluación de las licitaciones y la adjudicación del contrato basado en el precio más bajo presentado por un contratista a través de una licitación responsiva. cc.Método de Micro Compra Adquisición de suministros o servicios que no excede el límite de Micro Compras de 2 C.F.R. 200.67. dd.Método de Propuestas Competitivas Convocatorias realizadas mediante procedimientos negociados que son utilizadas para comunicar los requisitos del programa a contratistas potenciales y para solicitar propuestas. Estos procedimientos incluyen, pero no están limitados a, Solicitudes de Propuestas (RFP), entre otros. ee.Método de Propuestas No Competitivas- Adquisición mediante convocatoria de una propuesta de una (1) fuente cuando el artículo está disponible de una sola fuente; la urgencia o emergencia pública para el requisito no permite el retraso que resulta de convocatoria competitiva; HUD expresamente autoriza propuestas no competitivas en respuesta a una solicitud escrita de Vivienda; o tras convocar a un número de fuentes se determina que la competencia es inadecuada. ff. Método de Selección a Base de Cualificaciones (QBS, por sus siglas en inglés) Un método de adquisición llevado a cabo utilizando Solicitud de Cualificaciones donde la entidad contratante primero selecciona al respondedor de mayor rango en factores técnicos y entonces negocia el precio. gg.Negociación Conversaciones con ofertantes o proponentes en el rango competitivo sobre propuestas técnicas y de costos al adjudicar un contrato utilizando el Método Competitivo de Propuestas de adquisición o al emitir modificaciones a contratos existentes U otras discusiones requeridas con ofertantes en otros procesos de adquisición. hh. Negocio de Sección 3 Entidad donde al menos cincuenta y un por ciento (51%) de las acciones, son propiedad de uno O más residentes de Sección 3; O emplea residentes de Sección 3 en al menos treinta por ciento (30%) de su personal permanente a tiempo completo; o provee evidencia de un compromiso de subcontratar a Negocios de Sección 3; veinticinco por ciento (25%) o más de la cantidad de dinero del contrato adjudicado. ii. Negocio Propiedad de Minorías Entidad cuyas administraciones y operaciones cotidianas están controladas por, y en la que al menos 51% de las acciones con derecho al voto, son propiedad de una persona o personas que pertenecen a un grupo racial, étnico o cultural. Manual de Adquisiciones para el Programa CDBG-DR Página 10 / 35 jj. Oferta Una respuesta a una convocatoria de la entidad contratante que, de ser aceptada, obligaría al ofertante o proponente a ejecutar el contrato. Respuestas a invitaciones para licitar (licitación sellada) son ofertas llamadas "licitaciones" O "licitaciones selladas; respuestas a solicitudes de propuestas (negociaciones) son ofertas llamadas propuestas; sin embargo, respuestas a solicitudes de cotizaciones (adquisición simplificada) son "cotizaciones", no ofertas. kk. Oferta U Oferta sellada Una oferta en respuesta a convocatorias para ofertas. II. Oficial de Contratación Secretario de Vivienda O la persona designada por éste, U otro representante autorizado de una entidad contratante no de Vivienda. mm.Orden de Cambio Un acuerdo escrito entre las partes que establece cambios en precio, tiempo, o Alcance de Trabajo del Contrato, que ha sido aprobado por el Oficial de Contratación. nn. Orden de trabajo Un documento otorgado por el contratista y la entidad contratante que autoriza trabajo en todo o ciertos artículos en el Alcance de Trabajo de un contrato para distintos periodos de tiempo. Las ordenes de trabajo pueden incluir presupuestos fijos para el trabajo. OO. Pequeña Empresa Propiedad de Mujeres Entidad cuya administración y operaciones cotidianas de negocio son controladas por, y donde al menos cincuenta y un por ciento (51%) de las acciones, son propiedad de una o más mujeres; o una entidad pequeña elegible bajo el Programa de Pequeñas Empresas conforme a 13 C.F.R. parte 127. pp.Proponente Una persona natural o entidad legal que responda a una convocatoria emitida por la entidad contratante mediante Método de Propuestas Competitivas de adquisición. También puede llamarse respondedor U ofertante. Propuesta La oferta sometida por un potencial contratista en el Método de Propuestas Competitivas o No Competitivas de adquisición. rr. Rango Competitivo Propuestas en un proceso de Solicitud de Propuestas que el Oficial de Contratación determine que tienen posibilidad razonable de recibir una adjudicación después de que el Comité de Evaluación ha evaluado todas las propuestas según los requisitos técnicos y de costos de propuestas. Aquellos proponentes dentro del rango competitivo se conocerán como "Proponentes Cualificados". SS. Residente de Sección 3 Un residente de vivienda pública, O una persona de ingresos bajos O bien bajos residiendo en el área metropolitana O condado no metropolitano donde se emplea asistencia cubierta por Sección 3. tt. Responsabilidad- Se refiere a la capacidad o calidad del licitador O proponente, teniendo en consideración asuntos tales como la integridad de contratista, cumplimiento con política pública, récord de desempeño pasado, y recursos financieros y técnicos. UU. Secretario- El Secretario del Departamento de la Vivienda de Puerto Rico. VV. Sección 3 Disposición de la Ley de Vivienda y Desarrollo Urbano de 1968 (Ley HUD). El propósito de la Sección 3 es garantizar que el trabajo y otras oportunidades Manual de Adquisiciones para el Programa CDBG-DR Página 11 / 35 económicas generadas por cierta asistencia económica provista por el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano (HUD, por sus siglas en ingles), al máximo posible y de conformidad con leyes y reglamentos federales, estatales y locales existentes, se dirijan hacia personas de ingresos bajos O bien bajos, particularmente aquellos que son recipientes de asistencia gubernamental para vivienda, y a negocios que proveen oportunidades económicas a personas de bajos y bien bajos ingresos. ww.Servicios de Arquitectura/Ingeniería (A/I) i. Servicios profesionales de naturaleza arquitectónica o de ingeniería, según definidos por ley estatal, de ser aplicable, que tienen que ser realizados O aprobados por una persona licenciada, registrada o certificada a proveer esos servicios O, ii. Servicios profesionales de naturaleza arquitectónica O de ingeniería, realizados por contrato que estén asociados con la investigación, planificación, desarrollo, diseño, construcción, alteración o reparación de bienes inmuebles. iii. Aquellos otros servicios profesionales de naturaleza arquitectónica o de ingeniería, o servicios incidentales, que los miembros de las profesiones de arquitectura O ingeniería (e individuos que éstos emplean) puedan lógica y justificablemente llevar a cabo, incluyendo estudios, investigaciones, topografías y mapeos, pruebas, evaluaciones, consultas, planificación abarcadora, manejo de programa, diseños conceptuales, planos y especificaciones, ingeniería de valor, servicios de fase de construcción, ingeniería de tierras, revisiones de dibujos, preparación de manuales de operación y mantenimiento, inspecciones de ingeniería, y otros servicios relacionados. XX. Solicitud de Cotizaciones (rFQ, por sus siglas en inglés) -Se solicitarán adquisiciones de Servicios Generales (GSA) mediante la emisión de una Solicitud de Cotizaciones (rFQ). El rFQ debe incluir el Alcance de Trabajo (SOW, por sus siglas en ingles) y los criterios y factores de evaluación para la adjudicación. yy. Solicitud de Cualificaciones (RFQ, por sus siglas en inglés) La primera fase de un proceso de convocatoria de dos fases usado bajo el Método de Selección a Base de Cualificaciones (QBS) y/o las Fuentes de Pre-cualificación/Lista de Pre-cualificación (PQL) métodos de propuestas competitivas de adquisición. La evaluación de Declaración de Cualificaciones (SOQs) y selección de respondedores estará basada en los criterios y factores de evaluación según indicados en el RFQ. ZZ. Solicitud de Propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) Modo de convocatoria usado bajo los métodos de adquisición. La evaluación de propuestas y selección de proponentes se basan en los criterios de evaluación y factores de adjudicación que se indiquen en el RFP. La adjudicación del contrato se basa en la mejor propuesta que cumpla con los requisitos en el alcance de trabajo que resulte en el mayor beneficio y el mejor valor a la entidad contratante, lo cual puede que no se determine principalmente a base del precio. aaa.Subcontratista de primer nivel Una entidad subcontratada directamente por el contratista principal que provee cualesquiera suministros, materiales, equipo o servicios de cualquier tipo requeridos bajo el contrato principal o un subcontrato de primer nivel. Manual de Adquisiciones para el Programa CDBG-DR Página 12 / 35 bbb.Subdestinatario una entidad no federal a la cual se le adjudica una subvención y que responde frente a Vivienda por el USO de los fondos provistos. ccc.Subrecipiente Una entidad no federal que recibe una sub-adjudicación de una entidad conducto para llevar a cabo parte de un programa federal de parte de esa entidad; pero eso no incluye un individuo que es un beneficiario de tal programa. dd.Subsecretario de Recuperación ante Desastre el Director del Programa CDBG-DR del Departamento de la Vivienda de Puerto Rico. eee.Sub-subsidio una adjudicación de asistencia económica en forma de dinero, o propiedad en lugar de dinero, hecho bajo una subvención por un destinatario a un sub-destinatario elegible. fff. Umbral de Adquisiciones Simplificadas- Significa la cantidad de dinero por debajo de la cual una entidad no federal puede comprar propiedad o servicios utilizando métodos de compras pequeñas. Entidades no federales adoptan procedimientos de compras pequeñas para acelerar la compra de artículos que cuestan menos que el umbral de adquisiciones simplificadas. ggg.Vivienda El Departamento de la Vivienda de Puerto Rico.