Solicitud de Propuestas

a. Condiciones de Uso: Cuando las condiciones no son apropiadas para utilizar Licitaciones Selladas, podrán llevarse a cabo Propuestas Competitivas. Las Propuestas Competitivas son el método preferido para adquirir servicios profesionales que excederán el límite de Compras Pequeñas. b. Forma de Convocatoria: Las Propuestas Competitivas deberán solicitarse a través de la emisión de una Solicitud de Propuestas (RFP, por sus siglas en inglés). El RFP debe claramente identificar la importancia y valor relativo de cada uno de los factores de evaluación, así como cualesquiera sub-factores y precio. Un mecanismo para evaluar justa y minuciosamente las propuestas técnicas y de precio debe establecerse antes de que se emita la convocatoria. Las propuestas serán manejadas para prevenir divulgación del número de propuestas, identificar los proponentes y el contenido de las propuestas hasta luego de la adjudicación. La entidad contratante debe establecer los criterios de evaluación tomando en consideración el precio o podrá considerar precio en conjunto con factores técnicos. En cualquier caso, el método para evaluar precio debe establecerse en el RFP. C. Evaluación: Las propuestas deben ser evaluadas por un Comité de Evaluación. El Comité de Evaluación debe basar la evaluación de las propuestas solo en los criterios establecidos en el RFP. La División de Adquisiciones deberá proveer la orientación necesaria a los miembros del Comité de Evaluación para apoyar un proceso de evaluación estandarizada y consistente para cada adquisición. d. Negociaciones: El Comité de Evaluación podrá recomendar negociaciones con proponentes que tienen una oportunidad razonable de ser seleccionados para adjudicación ("Proponentes Cualificados"). La determinación debe estar basada en la calificación de las propuestas, según hayan sido evaluadas y calificadas de acuerdo a los requisitos establecidos en el RFP. El objetivo principal de las negociaciones es maximizar la habilidad de la entidad contratante de obtener las mejores ofertas posibles. La División de Adquisiciones debe notificar al Oficial de Contratación sobre la recomendación de negociar para obtener la autorización del Oficial de Contratación antes de la negociación. Los proponentes deberán ser tratados justa y equitativa con respecto a cualquier oportunidad de negociación y revisión de SUS propuestas. Debe establecerse una fecha límite común para el recibo de las revisiones de propuestas basadas en negociaciones. Durante las negociaciones, la División de Adquisiciones podrá informar al proponente que su precio se considera muy alto O muy bajo, y proveer clarificación para asegurar entendimiento pleno y adherencia a los requisitos del RFP. Sin embargo la División de Adquisiciones no debe: Proveer información sobre cualquier otra propuesta. Distribuir información a proponente(s) sobre la calificación de propuesta(s). Los proponentes no serán dirigidos a reducir SUS precios propuestos a una cantidad específica para ser considerados para adjudicación. Durante las negociaciones la entidad contratante también se reserva el derecho de estandarizar los precios entre múltiples adjudicaciones de adquisiciones cuando tal acción serviría un proyecto/actividad, meta o requisito específico. Las negociaciones Manual de Adquisiciones para el Programa CDBG-DR Página 23 / 35 pueden llevarse a cabo a lo largo de Ofertas Mejores y Finales, según aplicable a los métodos de adquisición. 1. La Oferta Mejor y Final (BAFO) se refiere a un paso que puede ser utilizado en el proceso de adquisición en el cual la División de Adquisiciones, como designado apropiado del Oficial de Contratación, invita a todos los proponentes Cualificados a presentar sus BAFOs, lo cual puede incluir hacer cambios a su propuesta técnica y/o precio según requerido por el oficial/persona designada. 2. La División de Adquisiciones evaluará la BAFO utilizando el mismo método que las ofertas iniciales. La División de Adquisiciones, a su discreción, puede invitar al Comité de Evaluación (ya sea parte o todo), Usuarios de Área o consultores a participar o proveer asistencia técnica en la revisión de las BAFOs. 3. Las BAFOs usualmente se solicitan solo una vez en la competencia. La División de Adquisiciones puede determinar que es en el mejor interés de la entidad contratante conducir otra ronda de negociaciones y solicitar una segunda mejor oferta y oferta final. El Departamento de Adquisiciones debe documentar la lógica de reabrir negociaciones y solicitar cualesquiera ofertas mejores y finales en el expediente de adquisición. 4. Los cambios en el Alcance de Trabajo/Servicios que resulten de las negociaciones para solicitar una BAFO no deben considerarse una enmienda a las instrucciones del RFP, por tanto, no se requerirá publicar un Apéndice. e. Adjudicación: La Junta de Subastas hará la selección final basada en el RFP tras considerar la recomendación del Comité de Evaluación. El/los respondedor(es) seleccionado(s) será(n) notificado(s) a través de un Aviso de Adjudicación emitido por la Junta de Subastas. La adjudicación o adjudicaciones en caso de múltiples adjudicaciones se harán a la(s) firma(s) responsables cuyo(s) acercamiento(s) técnico(s) al Proyecto, cualificaciones, precio y/o cualesquiera otros factores considerados, son más ventajosos para la entidad contratante, siempre que el costo o precio sea razonable bajo los métodos identificados en este manual.