EXPEDIENTES OFICIALES

El Expediente de Adquisición constituirá la base exclusiva para acciones por la entidad contratante en la adjudicación de cualquier Contrato U Orden de Compra, según aplicable, y para procedimientos administrativos/judiciales subsiguientes o de revisión relacionados al mismo. El Expediente de Adquisición será un registro público, excepto por aquellos documentos y/o información que el Secretario determine, por escrito, que son privilegiados y/o confidencial bajo leyes aplicables. En caso de que un proponente somete una copia censurada de la propuesta para atender información privilegiada, esa copia estará disponible para revisión pública luego de efectuada la adjudicación. Excepto otra cosa disponga en este Manual, tras la adjudicación de cada Contrato U Orden de Compra, el Expediente de Adquisición estará disponible para inspección pública. El Expediente de Adquisición será guardado por Vivienda o la entidad contratante por un periodo de cinco (5) años después del cierre de la subvención con HUD. Excepciones para retener expedientes por un mayor tiempo incluyen: auditorías iniciadas antes del final del periodo de tres (3) años; HUD notifica por escrito extender periodo de retención; Ingreso de Programa luego de periodo de cumplimiento; y monitoreo de propiedades inmuebles. Cada expediente de adquisición incluirá la siguiente información y documentos relacionados con el proceso de adquisición: Manual de Adquisiciones para el Programa CDBG-DR Página 30 / 35 a. Documentos de convocatoria tales como, entre otros, la solicitud de usuario, Alcance de Trabajo, criterios de evaluación, y los términos y condiciones de la convocatoria; b. El ICE incluyendo cualesquiera enmiendas y documentos de apoyo O datos utilizados para proveer el estimado; C. Para todas las acciones de adquisición, la justificación del método de adquisición seleccionado debe documentarse en el Expediente de Adquisición; d. Evaluaciones, recomendaciones y determinaciones tomadas por la entidad contratante; e. Anuncios y sus detalles incluyendo aquellos para cumplir con requisitos MBE/WBE/Sección 3; f. Documentos O información solicitada, considerada O recibida por la entidad contratante, incluyendo preguntas O comentarios; y g. Ofertas recibidas durante el proceso de convocatoria. Para información adicional, véase la Política sobre Mantenimiento de Registros publicada en www.cdbg-dr.pr.gov.