- Procedimiento

Se administrarán y fiscalizarán las cuentas por cobrar de los financiamientos de la siguiente manera. (a) Analista Financiero i. Preparará mensualmente, el día primero (1) de cada mes, una factura según estipulado en el contrato de financiamiento, la cual le será emitida a cada cliente. ii. Determinará los intereses a facturar de cada cliente según establecido en el contrato. iii. Tramitar con agencias del Departamento de Agricultura, agencias del gobierno y empresas privadas cesiones de pago, sobre los haberes que tengan los clientes en estas empresas. 25 Reglamento General de Funcionamiento Interno y Aplicación Integral y Estratégica de los Deberes y Poderes de FIDA iv. Preparará el "aging" y lo referirá al Cobrador. (b) Cobrador i. Transcurrido quince (15) días desde la emisión de la factura, día dieciséis (16) del mes corriente, sin haberse recibido el pago, o sin que se haya iniciado un plan de pagos, el Cobrador enviará un recordatorio y realizará llamada telefónica como primera gestión de cobro. ii. Transcurrido quince (15) días desde la primera gestión de cobro sin que se reciba el pago de la misma o sin que se haya iniciado un plan de pagos, el Cobrador le notificará al cliente el atraso de la cuenta y realizará llamada telefónica como segunda gestión de cobro. iii. Transcurrido quince (15) días desde la segunda gestión de cobro sin que se reciba el pago de la misma o sin que se haya iniciado un plan de pagos, el Cobrador le notificará al cliente el atraso de la cuenta mediante carta certificada como tercera gestión de cobro. iv. Transcurrido quince (15) días desde la tercera gestión de cobro sin que se reciba el pago de la misma o sin que se haya iniciado un plan de pagos, el Cobrador le notificará, mediante carta certificada, al cliente el atraso de la cuenta, advirtiéndole la próxima acción a seguir. V. Transcurrido quince (15) días desde la carta certificada sin que se reciba el pago de la misma o sin que se haya iniciado un plan de pagos, el Cobrador le informará al Gerente de Asuntos Financieros de las gestiones realizadas y, posteriormente, realizará una visita a dicho cliente dentro del término de diez (10) laborables, a los fines de verificar el estado procesal del proyecto. El cobrador prepararé un informe sobre el resultado de la visita. vi. Si el cliente tiene un comportamiento recurrente de morosidad se puede establecer gestiones de cobro por vía telefónica y de visitas, sin haber completado el proceso del envío de cartas. vii. El Cobrador entregará el informe de visita al Analista Financiero y al Gerente de Asuntos Financieros. (c) Gerente de Asuntos Financieros i. Evaluar y analizar junto al Analista Financiero el informe sometido por el Cobrador. ii. Referir los casos al Director Ejecutivo. iii. Preparar mensualmente una relación de las cuentas que se determinen incobrables para someterla al Comité de Cobros, cuyos miembros la evaluarán y referirán al Director Ejecutivo con sus recomendaciones. 26 Reglamento General de Funcionamiento Interno y Aplicación Integral y Estratégica de los Deberes y Poderes de FIDA (d) Junta de Directores/Director Ejecutivo i. La decisión para declarar cuentas incobrables y para eliminarlas de los libros de contabilidad, la tomará la Junta de Directores, conforme lo recomiende el Director Ejecutivo. El eliminar una cuenta a cobrar de los libros de contabilidad no significa que FIDA renuncia a cualquier acción futura. Será responsabilidad del cobrador de mantener los récords sobre las acciones que se estén realizando. ii. El Director Ejecutivo podrá ordenar la eliminación de los libros, de aquellas cuentas declaradas como incobrables. (e) Autoridad de Tierras de Puerto Rico/División de Finanzas/Contabilidad i. Registrará los intereses facturados por el Analista Financiero en la cuenta por cobrar de cada cliente. ii. Registrará las provisiones de cuentas por cobrar y las cuentas a reconocer como perdida.