Subastas

A- Como norma general, todo contrato para la impresión de libros se hará después de recibir ofertas en subasta, de no menos de tres impresores cualificados. Se celebrará subasta formal en los casos en que se estime que el costo de impresión será de seis mil dolares ($6,000) O más. Cuando el costo estimado sea menor a dicha cantidad, la subasta será informal, correspondiendole al Administrador de la Editorial hacer la adjudicación. No obstante, éste deberá referir a la Junta de Subastas de Publicaciones todos los casos cuyo costo estimado hubiere sido menor de seis mil dólares ($6,000), pero que las cotizaciones recibidas resulten superiores a esta cantidad. Además, podrá someterle aquellos casos de subasta informal que así estime conveniente. En todos los casos de subasta informal se dejará constancia escrita de las cotizaciones en el expediente de la compra. B- Se podrá obviar el requisito de subasta en situaciones de emergencia, según se define en este reglamento, previa autorización del Presidente de la Universidad de Puerto Rico. C- Será responsabilidad del Administrador de la Editorial que en la celebración de subastas se provea para la participación del mayor número de licitadores cualificados. D- La invitación a subasta se realizará de acuerdo a lo siguiente: 1- La invitación contendrá especificaciones completas y claras en cuanto a la impresión, composición, calidad del papel, encuadernación, pruebas y advertencia sobre erratas tipográficas e incumplimiento de contrato. También se hará constar cuando las circunstancias lo ameriten, el requerimiento de una fianza de ejecución para asegurar el cumplimiento del contrato a otorgarse. 2- Indicará claramente los términos y condiciones de entrega de las pruebas y del libro terminado, los cuales serán razonablemente amplios, teniendo en cuenta el tiempo que se dedique a editarse y a la corrección de pruebas. 3- Se hará llegar a los licitadores por el medio más conveniente y con suficiente antelación a la fecha límite para recibir las ofertas, a los fines de asegurar el adecuado conocimiento y oportunidad de concurrencia. DE PUERTO -5- 1983-84 RICO Certificación número 178 1908 4- El Administrador de la Editorial fijará la fecha y hora en que se cerrarán las licitaciones. En el caso de las subastas formales, fijará además la fecha, hora y lugar exacto donde se abrirán los pliegos de cotizaciones. 5- El Administrador de la Editorial, con la previa autorización del Presidente de la Junta, podrá enmendar O cancelar cualquier invitación por razones justificadas, lo que deberá notificar a los licitadores correspondientes con no menos de cuarenta y ocho (48) horas de antelación a la fecha fijada para la apertura. El requisito de las cuarenta y ocho (48) horas podrá obviarse en circunstancias excepcionales, las cuales se harán constar por escrito en el expediente de la subasta. E- La aceptación de ofertas en subastas formales se efectuará tomando en consideración los siguientes puntos: 1- Se aceptará una sola oferta por cada licitador para cada subasta. Si una misma casa impresora sometiere varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio O de alguna de sus subsidiarias O sucursales, de alguno O varios de sus socios, agentes u oficiales, todas serán declaradas nulas. La anulación podrá efectuarse aún después de la adjudicación, si el hecho llegara a conocimiento de la Junta de Subastas de Publicaciones después de la adjudicación. 2- No se aceptarán ofertas en base a precios estimados que puedan variar luego en la facturación, a menos que en la invitación a subasta se haya incluído una disposición o cláusula estableciendo las condiciones en que serán aceptados cambios en precios una vez adjudicada la subasta. 3- Los pliegos de cotizaciones deberán estar firmados en tinta O lápiz indeleble por el licitador O su representante autorizado. 4- Los sobres lacrados con las ofertas radicadas por los licitadores se marcarán con el sello oficial de la Editorial, indicando la fecha y hora en que se recibieron. Luego quedarán bajo la custodia del Administrador de la Editorial hasta la fecha y hora fijada para la apertura de los pliegos de cotizaciones. No se aceptarán ofertas que se reciban después de la fecha y hora fijada para la apertura de los pliegos de cotizaciones. DE -6- PUERTO 1983-84 Certificación número 178 RICO 1908 F- La apertura de los pliegos de cotizaciones se llevará a cabo de acuerdo a las siguientes reglas: 1- Se requerirá que todos los licitadores que asistan al acto de apertura de los pliegos de cotizaciones firmen un Registro de Asistencia, anotando, además, el nombre de la empresa que representan y el puesto que desempeñan en la misma. 2- No se permitirá, bajo ninguna circunstancia, efectuar cambios O modificaciones a una oferta luego de haber sido abierta y leída al público. 3- Se considerarán únicamente aquellas cotizaciones que estén debidamente firmadas y que cumplan con todos los requisitos exigidos en los pliegos de especificaciones para la subasta. 4- Se rechazarán aquellas ofertas de licitadores que no cumplan con las especificaciones contenidas en la invitación a subasta, lo cual se hará constar en el expediente y se notificará al licitádor afectado. 5- La cancelación de una licitación, por parte del licitador despues de efectuada la apertura de los pliegos de cotizaciones, y sin que se muestren razones justificadas para ello, se considerará como un incumplimiento de contrato y la Editorial podrá tomar la acción que estime pertinente, de acuerdo a la advertencia hecha en la invitación. Además, podrá eliminar a dicho licitador del Registro de Impresores. 6- Cualquier licitador asistente al acto de apertura podrá examinar, en presencia de los miembros de la Junta de Subastas de Publicaciones, cualquier documento relacionado con la subasta de otro licitador, después que la oferta contentiva de dicho documento haya sido abierta y leída en público. G- La adjudicación de la subasta se hará considerando lo siguiente: 1- En igualdad de condiciones, se adjudicará la subasta al postor más bajo. Sin embargo, se podrá adjudicar a otro postor si la calidad del producto y la conveniencia para la Editorial lo justificare, en cuyo caso se harán constar las razones, por escrito, para efectos de récord. 2- En adición al precio cotizado se considerarán factores tales como: reputación de la casa impresora, oferta económica, calidad de la impresión y del papel, composición, encuadernación, cumplimiento de especificaciones y términos de entrega en contratos anteriores. DE -7- 1983-84 AINA RICO Certificación número 178 1903 3- En los casos que se recibiere oferta de un solo licitador, ésta podrá ser aceptada siempre que cumpla con las especificaciones y el precio cotizado se considere razonable. 4- Se considerarán empatadas dos O más ofertas cuando sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones enumeradas en el apartado (2) de este inciso. En tal caso, la adjudicación se hará mediante sorteo, en presencia de los licitadores ( si alguno presente) cuyas ofertas están bajo consideración. 5- Las adjudicaciones de las subastas formales se notificaran por escrito a todos los licitadores que hayan concurrido a las mismas, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de adjudicación por la Junta de Subastas de Publicaciones, señalándose claramente los criterios utilizados para la adjudicación y el término y ante quién podrá radicarse impugnación.