Definición de términos

a. Organismo cualquier departamento, escuela, colegio, facultad, dependencia, empresa o unidad administrativa de la Universidad de Puerto Rico. b. Emergencia un suceso o combinación ocasional de circunstancias que exijan actuación inmediata. C. Fianza de ejecucion la garantia que se le requiere a un licitador para garantizar el cumplimiento del contrato de compras. d. Suministro cualquier equipo, material, articulo y servicio de cualquier clase y descripción que no sean servicios personales. e. Director de Suministros funcionario encargado o responsable de la sección U oficina que realiza los trámites relativos a la compra de suministros. f. Unidad de Compras significa la sección u oficine que realiza los tramites relativos a la compra de suministros, cualquier clase y descripción, en una unidad institucional. g. Unidad institucional cada uno de los recintos o unidades administrativas y académicas autónomas existentes o que se crearen y aquellas unidades que estén 0 puedan estar bajo la supervisión directa del Presidente. h. Servicios no personales - servicios en cuyo costo directo de producción entran factores adicionales al factor humano. 1. Subasta formal procedimiento de compra que requiere el envio o la entrega a los posibles licitadores de Invitaciones a subastas, escritas, con los detalles de los términos y 1974-75 Pagina 3 Certificación número 89 condiciones de la transacción a realizarse, con Indicacion del dia y hora en que vence el periodo para recibir ofertas; que requiere el envio de las ofertas en sobres sellados, y que requiere la apertura y lectura de las ofertas recibidas en el día y hora previamente indicados y ante los licitadores presentes. j. Subasta informal - procedimiento de compra como parte del cual las cotizaciones se piden por escrito, teléfono o mensajero y la adjudicación se hace sin cumplir con los requisitos de una subasta formal, pero cumpliendo con los propósitos de este Reglamento, Artículo 4 - De las compras en general a. E1 Presidente, los Rectores y Directores de unidades Institucionales tendrán la facultad para comprar, autorizar a comprar O de cualquier otra forma hacer que se provean todos aquellos suministros y servicios no personales que requieran sus unidades. En el descargo de estas responsabilidades dichos funcionarios se regirán por este Reglamento. Ciñéndose a estas reglas, ordenarán la adopción de sistemas y procedimientos internos e impartiran las instrucciones necesarias para que en los tramites de requisición, orden y pago de compras se cumpla con el mismo. b. Para la realización de estas funciones el Presidente, los Rectores y Directores de unidades institucionales establecerán las unidades de compra que crean necesarias y designarán los funcionarios y empleados que estarán autorizados a comprer a nombre de su administración. Proveerán los sistemas necesarios para verificar que las unidades de compras se creen, y los delegados o agentes compradores que se nombren, cumplan con las normas y reglas establecidas. C. Hasta donde resulte más económico, conveniente, préctico y posible, las unidades Institucionales heran uso de los servicios de compra que provee el Almacén de Suministros del Recinto de R10 Piedras, el Servicio de Compra y Suministros del Departamento de Hacienda, la Agencia Federal de Suministros y cualquier otra agencia de goblerno que ofrezca condiciones que resulten beneficiosas a la Universidad. d. E1 Presidente, los Rectores y los Directores de unidades institucionales velarán por que los suministros y servicios no personales que necesiten sus unidades para ejecutar los planes presupuestarios aprobados, se adquieran en la forma más económica posible y a tiempo para facilitar el desarrollo de los programas aprobados. e. Tamblen velarán estos funcionarios por que en el desarrollo de la funcion de compras se cumpla con to dispuesto en la Ley NGm. 28, aprobada el 8 de junio de 1948, según enmendada. En adición a lo dispuesto en dicha Ley, los funcionarios o empleados en quienes 1974-75 Pagina 4 Certificación número 89 el Presidente, los Rectores y los Directores de unidades Institucionales deleguen la función o la supervisión de la actividad de compras no podrán aceptar regallas, prestar dinero a o tomar dinero prestado de firma comercial 0 individuo alguno que provea servicios o suministros a la Universidad. f. Todo empleado de la Universidad autorizado a solicitar o aprobar la adquisición de suministros y servicios personales se guiará por criterios de necesidad, utilidad, austeridad y modestia. No aprobará la adquisición de suministros de mayor costo, cuando existan sustitutos de menor precio que puedan satisfacer con licitante. igual efectividad las necesidades de la oficina 0 programa so- g. Solamente se aprobará la adquisición de suministros que sean estrictamente necesarios para realizar las actividades de la oficina o programa para el cual han de adquirirse.