Subastas

a. Como norma general, toda compra de y todo contrato por suministros o servicios no personales se hará después de recibir ofertas en subasta pública. b. Toda compre de suministros y servicios no personales en exceso de dos mil dolares ($2000) por renglón se hará mediante subasta formal. E1 Director de Suministros podrá decidir en todas las compras en que la suma envuelta no exceda de $2000 por renglon, o someter el caso a la Junta de Subastas cuando 10 crea conveniente. C. Se podrá comprar, mediante subasta informal, suministros y serviclos no personales hasta un méximo de dos mil dólares ($2000) por renglon. d. No se celebrará subasta, mediante certificación del oficial de compras que asegure que el precio y especificaciones son los más favorables del mercado, en los siguientes casos: 1. Cuando la compra no exceda de $300. 2. Cuando sea necesario efectuar la compra Inmediatamente debido a una situación de emergencia, cuya circunstancia deberá constar por escrito en el expediente de la compre. 3. Cuando en el mercado haya un solo suplidor responsable que pueda suplir los suministros o servicios que se Interese adquirir. 4. Cuando la compra se haga bajo los términos de los contratos vigentes entre el Servicio de Compra y Suministros del Departamento de Hacienda y los suplidores. 5. Cuando los precios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por ley o por autoridad gubernamental. 6. Cuando la compre hubiere de hacerse al Gobierno de Puerto Rico, al Goblerno de los Estados Unidos de America o al Gobierno de algún país extranjero. 7. Cuando a la fecha fijada para la apertura de los pliegos de subastas no se hayan recibido ofertas de licitadores. Se requerirá, en este caso, la autorización previa del Rector o Director de la unidad institucional. 8. Cuando se necesiten plezas de repuesto, accessable. equipa adicional o servicios suplementarios pere equipo cuya reparación o servicio esté bajo contrato. 9. Cuando el equipo, materiales o servicios que se adquirirán sean de naturaleza especializada o se desee comprar clerto 1974-75 Pagina 6 Certificación número 89 tipo 0 marca en particular por el buen servicio probado que otras unidades análogas hayan rendido, por la economia envuelta en mantener uniformidad en unidades mültiples 0 por superioridad en el tipo y calidad del servicio que se obtendrá en la unidad comprada y en su conservación, todo 10 cual debe justificarse por escrito en la requisición. 10. En las compras de materiales, piezas y equipo usados o en segundas manos, que no exceda de dos mil dolares ($2000) por rengión. 11. Cuando la compra haya que hacerla fuera de Puerto Rico, porque no haya ningún suplidor conocido y cualificado en el mercado local que pueda suplir los suministros o servicios que se deseen, o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados sean más ventajosas que las del mercado local. e. EI Director de Suministros velará por que en la celebración de subastas formales se provea para la participación del mayor número posible de licitadores cualificados, representativos de las fuentes de abastecimiento de los suministros y servicios que se interese adquirir. A tales fines, mantendrá registros de suplidores que puedan proveer los suministros y servicios no personales que requiera la Universidad para su funcionamiento. Establecerá un procedimiento que permita incluir en este registro el mayor número posible de licitadores cualificados. Cualificarán como licitadores aquellos que reúnan los requisitos necesarios que les permita cumplir con los contratos a adjudicarse. A tales efectos, podrá requerir de dichos licitadores Información que permita determinar su responsabilidad como tal. Descualificará como licitadores aquellos que resulten Incompetentes 0 que en alguna forma muestren incapacidad para cumplir con dichos requisitos. f. Invitación a subasta 1. E1 Director de Suministros fijará la fecha y hora en que se cerrarán las licitaciones y la fecha, hora y sitio exacto donde se abrirán los pliegos de proposiciones. 2. La Invitacion contendrá especificaciones completas y descripciones claras de los suministros y servicios no personales que se desean obtener. 3. Indicará claramente los términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos, cuando éstos sean esenciales para efectos de la adjudicación de la subasta. 1974-75 Pagina 7 Certificación número 89 4. Las referencias a marcas especificas de articulos se harán únicamente como guie o Indice para ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de articulos que se interesa obtener. En estos casos los licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en la Invitación a subasta. Podrá cursarse invitación a subasta para la adquisición de marcas especificas cuando se pueda justificer, por la experiencia obtenida o por alguna otre razón, que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades del organismo solicitante. Como parte del expediente de compra se Incluirá un Informe de las justificaciones. 5. Se podrá solicitar cotizaciones por el monto total de una compra de un grupo de renglones de una misma rama de comercio cuando se considere que ello convenga a los mejores Intereses de la Universidad, pero no se incluire especificaciones restrictivas que en forma alguna puedan limitar la competencia. 6. E1 término de tiempo a fijarse para la entrega de los suministros o servicios será razonablemente amplio, en armonia con las facilidades de que disponga el comercio local, siempre que esto no conflija con las necesidades de la Universidad. 7. La Invitación se hará llegar a los suplidores por el medio más conveniente, con suficiente antelación a la fecha Hmite para recibir licitaciones, a los fines de asegurar el alegado conocimiento y oportunidad de concurrencia. 8. Cuando las circunstancias ameriten requerir una flanza de ejecucion para garantizar el cumplimiento del contrato a otorgarse, se hará constar dicho requerimiento en la invitación a subasta. 9. La invitación a subasta para compras en cantidades estimadas mayores de veinticinco mil dolares ($25,000) por renglón se notificará mediante anuncio de subasta por 10 menos durante dos días en un periódico diario de circulación general OA Puerto Rico, con suficiente antelación a la fecha limite para licitaciones. 10. El Director de Suministros podrá cancelar o enmendar cualquier invitación a subaste por razones justificadas notificando a los licitadore: correspondientes por lo menos cuarenta y ocho (48) horas antes de la fecha fijada para su apertura. En casos excepcionales y siempre que las circunstancias 10 justifiquen, podrá obviarse el requisito de las cuarenta y ocho (48) horas. g. Radicación de las ofertas 1. Los sobres de las ofertas radicadas por los licitadores se marcarén con el sello oficial de la Oficina de Suministros, indicando la fecha y hora exacta en que se recibieron. Toda 1974-75 Pagina 8 Certificación número 89 oferta radicada será custodiada hasta la fecha y hora fijada para la apertura de los pliegos de subastas. No se aceptará oferta alguna que se reciba después de la fecha y hora fijada para el cierre de las licitaciones y/o fecha y hora fijada para la aperture de los pilegos de subastas. No se aceptará cambio alguno una vez éstas hayan sido radicadas y aceptadas. 2. Se aceptará una sola oferta por cada licitador para cada subasta. S1 una misma empresa comercial sometiere varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio o de alguna de sus subsidiarias 0 sucursales, de algunos o varios de sus socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas y cada una de dichas ofertas. 3. Se aceptarán ofertas alternas, esto es, una oferta principal y una o varias ofertas alternas por articulos de calidad similar y a distintos precios, cuando en la Invitacion a subasta se haya incluido una disposición a tales efectos. 4. No se aceptarán ofertas a base de preclos estimados que puedan V ariar luego en la facturación, a menos que en la invitación a subasta se haya incluido una disposición o cláusula estableciendo las condiciones en que serán aceptados cambios en precios una vez adjudicada la compra. 5. Los pllegos de proposiciones deberán estar firmados en tinta o lápiz Indeleble por el licitador o su representante autorizado. 6. Los funclonarios y empleados de la Universidad de Puerto Rico bajo ninguna circunstancia podrán Intervenir directa O indirectamente con los licitadores en la preparación y entrega de los pllegos de ofertas ni en forma alguna aconsejar, sugerir o Influenciar sobre la adjudicacion de las subastas. h. Aperture de los pllegos de subasta 1. En el día fijado para la apertura de las proposiciones se requerirá de todos los licitadores que asistan a la apertura que firmen un registro de asistencia, anotando el nombre de la firma 0 corporacion a quien representan y el puesto que desempeñan en la misma. 2. Cualquier licitador asistente a los actos de apertura podrá examinar, en presencia de los oficiales de la Junta de Subastas 0 de algún funcionario autorizado de la Oficina de Suministros, cualquier documento relacionado con la subasta sometida por otro licitador, despuês que la oferta contentiva de dicho documento haya sido ablerta y leida en publico. 1974-75 Pagina 9 Certificación número 89 3. No se permitirá, bajo ninguna circunstancia, el efectuarle cambios o modificaciones a una oferta después de haber sido abierta y leida en público 4. Se considerarán únicamente aquellas licitaciones que estén debidamente firmadas y que cumplan con todos los requisitos exigidos en los pllegos de especificaciones para la subasta. 5. Todas y cada una de las ofertas recibidas como resultado de una convocatoria podrán ser rechazadas si se considera que los licitadores carecen de responsabilidad, si la naturaleza o calidad de los suministros o servicios no personales no se ajustan a los requisitos, si los precios cotizados se consideran Irrazonables (demaslado altos o tan bajos que constituya razón para dudar del cumplimiento por parte del licitador) o s1 por el Interés de la Universidad se justifica su rechazo. 6. La cancelación de una licitación, por parte del licitador, después de Iniciada la apertura de los pllegos de licitación y sin que se muestren razones justificadas para ello, se considerará como un incumplimiento de contrato y la Universidad podrá eliminar a dicho licitador del registro de licitadores cualificados y tomar la acción legal que considere pertinente. 1. Adjudicación de la subasta 1. En Iguales condiciones, la subasta se adjudicará al postor más bajo. Sin embargo, la subasta podrá adjudicarse a otro postor si la calidad del producto y la conveniencia de la Universidad en tal sentido to justificare, en cuyo caso se harán constar las razones, para efectos de récord, por escrito. 2. Para la edjudicación de las compras mediante subasta de la Universidad se conslderarán las disposiciones de la Ley Núm. 130 del 28 de junio de 1961, la cual establece clerta preferencia a compras de mercaderia, provisiones, suministros, equipo y materiales producidos, manufacturados o ensamblados en Puerto Rico. Dicha preferencia deberá ser reclamada por los licitadores medlante la correspondiente indentificación, 10 cual se hará constar en la Invitación a subasta. En los casos de suministros 0 servicios no personales no cubiertos por las disposiciones de la Ley anterlormente citada, se podrán adjudicar compras en favor de comerciantes o firmas extranjeras solamente en los casos en que hasta donde se tenga conocimiento no haya firmas locales que puedan servir los suministros y servicios que se desean adquirir o que, de existir dichos suplidores, el comprarlos a firmas o comerciantes extranjeros resulte más económico y beneficioso para la Universidad. 3. La adjudicación de compras mediante subasta se hará tomando en consideración, en adición a los anteriores requisitos, 1974-75 Pagina 10 Certificación número 89 factores tales como que el postor haya cumplido con las especificaciones, precio, descuentos ofrecidos por pronto pago, habilidad del postor para cumplir con los términos del contrato a realizarse, SU responsabilidad económica, tiempo de entrega o ejecucion que se ofrezca y las experiencias obtenidas con los licitadores en contratos anteriores en cuanto a cumplir con los términos de los contratos. 4. En los casos en que se recibiere oferta de un solo licitador ésta podrá ser aceptada siempre que cumpla con las especificaciones y 10 dispuesto enel apartado 7 del Articulo 6 d. 5. Las adjudicaciones de subastas formales se notificarán por escrito a todos los licitadores que concurran a las mismas. 6. Dos o más ofertas se considerarán empatadas cuando sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones especificadas en el inciso 3. En estos casos se adjudicará la misma por sorteo en presencia de dichos licitadores.