Emisión de órdenes de compra

a. Toda solicitud para la compra de suministros 0 servicios no personales se hará a la unidad de compras o al funcionario autorizado a efectuar las compras, mediante requisición debidamente 1974-75 Pagina 12 Certificación número 89 aprobada por el jefe del organismo o su representante autorizado, y contabilizada internamente por dicho organismo en la partida o fondo correspondiente. Ningún organismo cursará solicitud de compra alguna cuando no cuente con fondos suficientes para cubrir la misma. b. Toda compra de suministros y servicios no personales al comercio local o extranjero será formalizada mediante la emisión de ordenes de compra en estricto acuerdo con las negociaciones efectuadas con dichos comerciantes. Estas ordenes de compra se verificarán a los fines de determinar la corrección, exactitud y propiedad del cargo a hacerse a un fondo 0 partida presupuestaria y que la compra se ajuste a las normas establecidas. C. Las ordenes de compra se entregarán o remitirán a los suplldores después de haberse hecho las reservas de fondos en las partidas y fondos correspondientes. Se podrá prescindir del requisito de emitir una orden y de establecer la reserva en los fondos y partidas correspondientes antes de efectuar la compra, en los siguientes casos: 1. Compras que requieran pago por adelantado. 2. Compras de emergencia. En las compras que requieran pago por adelantado se tramitará el pago en forma directa contra la partida o fondo correspondiente. En las compras de emergencia en que se obvie el requisito de emitir previamente una orden y establecer la reserva en los fondos o partidas correspondientes se requerirá la autorización del Oficial de Finanzas o funcionario equivalente y se hará formar parte del expediente de compre una justificación por escrito. En estos casos el Oficial de Finanzas o funcionario equivalente que autorice la compra de emergencia se cerciorará primero de que existen fondos adecuados para cubrir la compra y ordenará que se tramite una orden con carácter de preferencia simultaneamente con la compra o si es factible que se tramite rápidamente el pago en forma directa. E1 Presidente, los Rectores y los Directores de unidades Institucionales velarán por que el Director de Suministros establezca las normas y procedimientos internos que sean necesarios pera reducir a un minimo las compras de emergencia. d. Los costos a incurrirse en transportar compras desde el punto de entrega hasta la Universidad se incluirán como parte del costo del equipo o material a adquirirse, siempre que ello sea posible y practico. e. La emision de ordenes de compra para entregas parciales se limitará a aquellos casos en que la necesidad del servicio así 10 requiera. 1974-75 Pagina 13 Certificación número 89 f. En todos los casos en que luego de expedida una orden de compra se acepten cambios ya sea en precios, cantidades, especificaclones, términos 0 en otras condiciones de la orden, se expedirán avisos de cambio a órdenes de compra. Estos avisos se originarán y tramitarán en Igual forma que la orden original. En el expediente de la orden se dejará copia del aviso de cambio.