Subastas

a- De las subastas en general (1) Todos los proyectos de mejoras permanentes para la Universidad se someterán a subasta pública, la cual será adjudicada por la correspondiente Junta de Subastas de Mejoras Permanentes que para tales fines se crea por este Reglamento en cada 1981-82 -7- Certificación número 63 una de las unidades institucionales. La Junta velará porque el mayor número de licitadores participe en las subastas públicas. Para ello mantendrá listas y direcciones exactas de todos los constructores conocidos. (2) Las decisiones de cada Junta deberán propender a beneficiar los intereses de la Universidad sin preferencia O parcialidad indebida hacia cualquier postor. (3) Los licitadores tienen el derecho de examinar cuidadosamente el sitio donde se llevará a cabo el proyecto objeto de subasta. El Presidente, los Rectores y Directores de unidades institucionales garantizarán este derecho a los licitadores. (4) A cada licitador se le ofrecerá la oportunidad de obtener copia de los planos, especificaciones técnicas, condiciones generales y especiales y de otros documentos necesarios para la licitación. La Junta exigirá derechos y depósitos para la obtención de estos documentos. b- Anuncio y Contenido de la Invitación a Subasta (1) Las invitaciones a subastas para mejoras permanentes cuyo costo exceda $25,000 deberán publicarse en un periódico diario de circulación general en Puerto Rico, por lo menos durante dos días. La última publicación se hará con no menos de diez (10) días de anticipación a la fecha de apertura de las licitaciones. En el comunicado deberán figurarse claramente la fecha, hora y lugar fijado para someter propuestas, 1981-82 -8- Certificación número 63 así como localización y descripción del proyecto; hora exacta en que habrá de cerrarse la licitación y la hora de abrirse los pliegos de propuestas y cualquier otra información que la Junta de Subastas de Mejoras Permanentes estime necesaria y de interés para la más fiel competencia entre los licitadores. (2) En subastas para mejoras cuyo costo no exceda de $25,000 la Junta de Subastas solicitará y considerará contizaciones de por lo menos tres (3) licitadores, sin necesidad de publicar la invitación a subasta en un períodico diario de circulación general en Puerto Rico. (3) Las enmiendas a cualquier invitación a subasta deben comunicarse por los mismos medios que se publicó la invitación original y remitirse a las mismas personas O entidades a las cuales se les enviaron formularios de participación. (4) Se enviarán pliegos de subastas a aquellos licitadores que así lo soliciten y a los constructores conocidos que figuren en el registro que se mantendrá para estos fines y a los que se tenga conocimiento que pueden ser licitadores y con los cuales se haya tenido buena experiencia, aunque no hayan solicitado, (5) En todos los pliegos de subasta deberá indicarse la localización y descripción de la obra, y toda la información pertinente para la realización del proyecto, inclusive el periodo de construcción, el monto de la garantía exigible, y cualquier pago 0 depósito que se exija por el uso de los planos de la obra. 1981-82 -9- Certificación número 63 C- Recibo y apertura de los pliegos de licitaciones (1) Las ofertas selladas de los licitadores serán aceptadas por el Secretario de la Junta de Subastas desde la fecha de envío de las invitaciones hasta la fecha y hora limites establecidas para abrir la subasta. (2) Los sobres de las ofertas radicadas por los licitadores se marcarán con el sello oficial de la Universidad, indicando la fecha y hora en que se recibieron. Toda oferta radicada será custodiada hasta la fecha y la hora fijada para la apertura de los pliegos de subasta. No se aceptará oferta alguna que se reciba después de la fecha y hora fijadas para la apertura de los pliegos de subasta. No se aceptará cambio alguno, una vez éstos hayan sido radicados y aceptados. Los sobres no se abrirán bajo ninguna circunstancia hasta la fecha y hora fijadas para la apertura. (3) Al abrirse los pliegos de licitaciones en el día y hora señalada, el Secretario de la Junta se cerciorará de que todas las propuestas están firmadas en tinta por el licitador y que se figure la dirección postal del mismo. En caso de sociedades licitadoras deben figurarse las direcciones de cada uno de los socios. Las propuestas de corporaciones deberán estar firmadas por el Presidente, el Secretario O la persona debidamente autorizada a contratar a nombre de la corporación y deberán indicar el estado en que la misma fue incorporada. 1981-82 -10- Certificación número 63 (4) Las propuestas deberán ser abiertas y leídas en VOZ alta en el sitio, fecha y hora que se señaló en la invitación a subasta. (5) Todos los pliegos de licitaciones que se sometan deberán venir acompañados de una fianza de subasta (Bid Bond) no menor de un cinco por ciento (5%) del monto de la cotización y con una vigencia de sesenta (60) días, para garantizar la aceptación del licitador a quien se le adjudique la subasta. Las propuestas y la fianza se colocarán en un sobre cerrado, marcado en la parte de afuera con el número de la subasta, identificación del proyecto, nombre y dirección del licitador. (6) Cualquier licitación que contenga alteraciones, tachaduras O irregularidades podrá ser rechazada por la Junta si no vienen firmadas, inicialadas O salvadas por el licitador, disponiéndose que será discreción de la Junta aceptarlas y hacer que el licitador escriba las iniciales. (7) Aquellos licitadores que no deseen participar en una subasta después de haber enviado sus cotizaciones deberán así notificarlo por escrito a la Junta antes de la apertura del acto de subasta y de que se abran las propuestas. Una vez abiertas las propuestas ningún licitador podrá retirarse. De esto suceder, la Junta podrá confiscar la fianza de subasta (Bid Bond), si entendiere que no mediaron razones justificadas para tal acción. Se considerará como una razón 1981-82 -11- Certificación número 63 justificada el hecho de que pueda comprobarse inequívocamente que la misma se hizo bajo error y no puede sostener como oferta razonable. Una vez retirada la oferta para determinada subasta, el licitador no podrá radicar una oferta sustituta. (8) Cualquier licitador asistente a los actos de apertura podrá examinar, en presencia de los oficiales de la Junta, cualquier documento relacionado con la subasta sometida por otro licitador, después que la oferta contentiva de dicho documento haya sido abierta y leída. En estos casos el Presidente de la Junta determinará la forma y manera en que los interesados podrán examinar la información sin que se afecte el desarrollo normal de las labores. d- Adjudicación de subasta (1) Ninguna persona, sociedad O corporación podrá someter más de una propuesta. Dos O más propuestas de una misma persona, sociedad O corporación para una misma subasta, le descalificará automáticamente para dicha subasta. (2) Si la Junta tuviere conocimiento O motivos para creer que existe combinación O acuerdo entre dos O más licitadores para obtener la buena pro de la subasta, deberá rechazar todas las propuestas que éstos sometan. Los participantes en un caso como éste podrán ser eliminados de la lista de licitadores para futuras subastas. 1981-82 -12- Certificación número 63 (3) La Junta no considerará propuestas de licitadores que no hayan cumplido a cabalidad sus compromisos anteriores con la Universidad, entendiéndose que si el licitador prueba que la situación que motivó su incumplimiento ha sido subsanada, la Junta podrá considerar dichas propuestas. (4) La Junta velará porque los licitadores que reciban la buena pro sean personas O firmas de sólida solvencia económica y moral y posean la experiencia necesaria, que garantice el fiel cumplimiento del compromiso. (5) La Junta podrá rechazar cualquier licitación en la cual los recursos financieros O la experiencia en construcción del licitador no ofrezcan suficiente garantia para realizar el proyecto. (6) La Junta podrá considerar otros factores de conveniencia para la Universidad independientes del costo de cotización. En los casos en que la Junta adjudique la subasta a un postor que no sea el más bajo, deberá hacer constar en la notificación de la adjudicación y en el expediente de la subasta, los motivos para dicha adjudicación. (7) La Junta no podrá adjudicar subastas por cantidades que excedan la asignación aprobada por el Consejo de Educación Superior. (8) La Junta podrá declarar desierta una subasta cuando estime que ninguno de los licitadores cumple con los requisitos de la misma. 1981-82 -13- Certificación número 63 (9) En caso de que dos o más licitadores hubiesen presentado propuestas iguales en todos sus aspectos, la Junta podrá: (a) Decidir el empate a base de la experiencia que haya obtenido con los licitadores en contratos que le hayan sido otorgados anteriormente. (b) Anunciar una nueva subasta donde sólo participen los licitadores empatados. (c) Adjudicar la misma por sorteo en presencia de los licitadores que hayan empatado. (10) La adjudicación de una subasta, agotados todos los recursos establecidos por este Reglamento, no debe pasar de sesenta (60) días calendario desde la fecha de apertura de las cotizaciones, pasados los cuales los licitadores podrán retirar su propuesta sin penalidad. Cuando no se haga ninguna adjudicación, la Junta deberá preparar un informe sobre las razones para ello, incluyendo recomendaciones al efecto de que se anuncie una nueva subasta, se ejecute la obra por administración, O cualquier otra recomendación que considere la más conveniente a los mejores intereses de la Universidad. (11) La notificación de la adjudicación de la subasta debe enviarse al licitador agraciado y a todos los licitadores participantes por correo certificado con acuse de recibo a la dirección señalada en su propuesta. (12) La Junta y todos los funcionarios universitarios que participen en el proceso de subastas velarán porque se cumpla 1981-82 -14- Certificación número 63 con lo dispuesto en la Ley Núm. 28, aprobada el 8 de junio de 1948, que regula los contratos en que el personal del gobierno tenga interés pecuniario. (13) Las Juntas de Subastas se reunirán anualmente para discutir problemas comunes e intercambiar ideas. e- Firma del Contrato de Construcción (1) Una vez concedida la buena pro en una subasta, el licitador agraciado firmará el contrato de construcción. El Presidente de la Universidad firmará el mismo en representación de la Universidad en todos los casos en que la obra 0 mejora a contratarse la haya adjudicado la Junta de Subasta de la Administración Central. En los demás casos, corresponderá a los Rectores y Directores de Unidades Institucionales firmar los contratos en representación de su unidad y enviar copia de los mismos al Presidente de la Universidad. (2) El contrato contendrá cláusulas de relevo de responsabilidad a la Universidad por actuaciones del contratista O sus empleados, 0 por violaciones a leyes, reglamentos, órdenes u ordenanzas del Gobierno Federal, del Estado Libre Asociado, sus instrumentalidades y municipios. Se fijarán las fechas exactas de comienzo y terminación de la obra y todos aquellos aspectos legales que puedan resultar litigiosos en caso de 1981-82 -15- Certificación número 63 pleitos por incumplimiento 0 violaciones al contrato, incluyendo una cláusula de penalidad por cumplimiento tardio. (3) El licitador agraciado con la adjudicación de la subasta remitirá a la Oficina del Presidente de la Universidad, o a la Oficina del Rector O Director de la unidad institucional correspondiente, junto al contrato debidamente firmado, una fianza de cumplimiento (Performance Bond) y una fianza de pago (Payment Bond), cada una por el cien por ciento (100%) del total del contrato como garantía de que el constructor cumplirá con el trabajo O servicios subastados dentro del tiempo especificado y con el pago de salarios y materiales. Conjuntamente con las fianzas someterá las pólizas de los seguros del Fondo del Seguro del Estado y de Responsabilidad Pública. Los Directores de las Oficinas de Planificación y Desarrollo de cada unidad institucional velarán porque las compañías que expiden las fianzas y los seguros estén solventes y autorizados a hacer negocios en Puerto Rico. (4) Cualquier subasta adjudicada puede anularse si pasados diez (10) días desde la fecha en que se le notifica la adjudicación, el licitador agraciado fallare O se negare a enviar su contrato debidamente firmado y acompañado de las fianzas y los seguros. Esta acción será motivo suficiente para la confiscación de la fianza de subasta (Bid Bond)