Disposiciones Administrativas

A. Administración del Fondo Educacional 1. Los recursos del Fondo Educacional que periódicamente el Secretario de Hacienda transfiera de la cuenta denominada "Fondo Educacional" al Consejo de Educacional Superior se depositarán en la cuenta del Fondo General de la Universidad de Puerto Rico y se procederá a su distribución de acuerdo a la Ley y al Reglamento. 2. El Secretario Ejecutivo del Consejo O su delegado autorizará, bajo su firma, los desembolsos y transferencias que se consignarán en fideicomiso y se concederán para cubrir los propósitos de la Ley, según los dispone el Reglamento. D DE VERSID FUERTO -6- AIND RICO 1983-84 1908 Certificación número 81 3. Cada institución educativa mantendrá en su cuenta subsidiaria separada los recursos del Fondo Educacional que el Consejo le haya asignado. El sistema de contabilidad de las instituciones proveerá los mecanismos necesarios para mantener cuentas separadas sobre las erogaciones con cargo al Fondo Educacional, en forma que permita constatar la corrección de las operaciones individuales. El sistema de contabilidad adoptado por la institución estará a tenor con las normas de contabilidad generalmente aceptadas. 4. Será responsabilidad de la institución recipiente mantener los controles administrativos y contables necesarios y suficientes para garantizar la corrección de las operaciones y el cumplimiento de las disposiciones de este Reglamento. Este sistema de control interno incluirá, entre otros aspectos, las preintervenciones periódicas necesarias por el personal de la propia institución educativa. 5. La distribución del estimado de recursos a las instituciones participantes se hará tomando como base el total de la matrícula regular de todas y aplicando luego la parte porcentual correspondiente a cada institución en específico. Se define el ténnino "matrícula regular" aquella carga académica que conlleva doce o más horas-crédito por semestre en programas subgraduados y nueve créditos en los programas postgraduados; en el caso de cursos sin crédito, que sean requeridos para la obtención del grado, -7- DE BUSI PUERTO 1983-84 AINA RICO Certificación número 81 1908 la institución someterá con anticipación al Consejo un documento estableciendo la equivalencia correspondiente. 6. No podrá hacerse transferencia alguna de la cuenta del Fondo Educacional a ninguna otra cuenta de la institución. 7. Se deberá mantener un archivo que contenga todas las solicitudes radicadas por los estudiantes solicitando beneficios, según el Informe de Petición de Fondos. 8. La institución deberá mantener en este archivo un expediente para cada estudiante beneficiado O no beneficiado, que haya radicado su solicitud. Cada expediente deberá contener documentación que indique la verificación que hizo la institución de cada uno de los requisitos indicados en el Artículo IV-A de este Reglamento. 9. El expediente de cada estudiante debe contener la siguiente información: a. Decisión final tomada por la institución respecto a la concesión de ayuda económica. Deberá incluir explicación para las ayudas económicas denegadas. b. Computo que se hizo para determinar el monto de la ayuda económica otorgada al estudiante. C. Documentación que evidencie que el estudiante está matriculado. d. Constancia de los pagos hechos por medio de cheques O notas de crédito. -8- 0 DE PUE 1983-84 Certificación número 81 INN OFF 1908 B. Apelación ante el Consejo de Educación Superior Cualquier estudiante que, luego de agotar los recursos de revisión en la institución donde esté matriculado, no estuviera conforme con la determinación final hecha en su caso, podrá recurrir en apelación ante el Consejo de Educación Superior. Los únicos requisitos para el trámite de apelación serán: 1. Plantear el caso mediante carta dentro del término de treinta días calendario a partir de la fecha de notificación de la determinación final de la institución. 2. Remitir copia de la solicitud de ayuda económica junto a cualquier otra evidencia. 3. Comparecer personalmente cuando se le cite. La institución apelada ayudará al apelante a tramitar su caso a petición de éste, y remitirá al Consejo el expediente completo. El Consejo resolverá y notificará al estudiante y a la institución educativa a la mayor brevedad posible. C. Examenes de operaciones y cuentas Periódicamente el Consejo realizará intervenciones a nivel de las instituciones para comprobar que las transacciones relacionadas con el programa se realizaron de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en este Reglamento. -9- DE ERSID 1983-84 RICO Certificación número 81 INN 1908 Si como resultado de esta auditoría se determina que alguna institución no cumplió con una O varias de las disposiciones de este Reglamento, el Consejo notificará a la institución correspondiente de estas excepciones y le concederá un período no mayor de noventa días calendario para que explique las mismas. De no mediar una explicación satisfactoria, el Consejo podrá exigir el reembolso de los fondos indebidamente utilizados. D. Trámites e informes al Consejo de Educación Superior En las operaciones relacionadas con el Fondo Educacional se seguirá el siguiente calendario y las indicaciones que sobre cada asunto se expresan: 1. Treinta días calendario antes del comienzo del año fiscal (1 de julio al 30 de junio) cada institución someterá al Consejo de Educación Superior la Petición de Fondos a que se refiere el Artículo III-A del Reglamento. 2. Dentro de los treinta días calendario después de finalizado el año académico, cada institución someterá al Consejo de Educación Superior un informe de operaciones con aquella información que se le solicite.