REGISTROS DE CONTABILIDAD

Cada Agente Administrador que incluya servicios de contabilidad en su contrato tendrá las siguientes obligaciones: (a) Mantener todos los libros de contabilidad de sus clientes (tales como, pero sin limitarse a, registros de cuentas por cobrar y de todos los pagos efectuados). (b) Entregar a la Junta de Directores una copia "backup" de la contabilidad y un detalle de esta en formato digital y/o impreso al cesar sus funciones con el condominio. En caso de que la licencia del programa de contabilidad pertenezca al Agente Administrador, el Consejo de Titulares será responsable de pagar por la licencia de dicho programa para tener acceso al mismo. (c) Conservar todos los registros mencionados en los incisos (a) y (b) de esta Regla desde la fecha de su nombramiento por el Consejo de Titulares, y hasta un mínimo de dos (2) años después de terminado el contrato de administración. El manejo de la contabilidad tendrá que ajustarse a los principios generalmente aceptados en dicha práctica, así como a la Ley de Condominios de Puerto Rico, y cualquier reglamentación que sea de aplicación. Además, incluirá cualquier información que el Secretario requiera. Estos 11 registros deberán estar disponibles para la inspección por la Junta de Directores, así como del Secretario o la persona designada por este. (d) Entregar, mediante acuse de recibo, todos los registros, contraseñas, códigos, documentos, llaves y propiedades pertenecientes al Consejo de Titulares al momento de cesar sus funciones. De existir alguna controversia sobre su culminación como Agente Administrador, podrá presentar una reclamación judicial o someter el asunto a mediación de conflictos, pero en ningún caso podrá retener registros, contraseñas, códigos, documentos, llaves y propiedades cuya entrega se requiere en este inciso. (e) Coordinar, previo a la terminación de sus servicios, una reunión con la Junta de Directores para verificar y corroborar la entrega de todo lo descrito en el inciso (d).