ÓRDENES DE VIAJE

A. Previo al viaje y a que se incurra en los gastos relacionados, se emitirá una autorización de orden de viaje. Esta autorización es requisito para que se pueda emitir el pago o reembolso de los gastos de viaje. B. La autorización para realizar viajes oficiales se hará constar en la Solicitud de Autorización de Orden de Viaje, según aprobada por los funcionarios autorizados. C. Los miembros y secretario ejecutivo de la Junta de Gobierno, el presidente de la UPR, rectores, y directores de oficinas adscritas a la AC o JG (OAI, Retiro) no requerirán orden de viaje para realizar viajes en Puerto Rico. La propia certificación de estos funcionarios indicando la realización del viaje y propósito oficial, se utilizará para efectuar el reembolso de gastos correspondientes. (No se vislumbra, por ende, anticipos para viajes dentro de Puerto Rico para estos funcionarios). D. Si no media una orden previa, no se concederán anticipos de fondos para viajar, y la persona que viajó tendrá que ofrecer una justificación por escrito para dicho viaje. El director de la Oficina de Finanzas determinará si se reembolsan los costos. E. Los empleados o funcionarios cuyas labores regulares requieran realizar viajes frecuentes dentro de Puerto Rico, contarán con órdenes de viaje de carácter permanente por tiempo indefinido. Estas órdenes serán por año fiscal o una fracción o para uno o varios viajes, y se renovarán al inicio de cada año fiscal de ser necesaria su continuidad. F. Cuando surjan cambios en la residencia oficial durante la vigencia de una orden permanente o transitoria, ésta se cancelará y se emitirá una nueva orden de viaje con la descripción del lugar donde radica la oficina o lugar de trabajo donde el empleado ha sido asignado regularmente a prestar servicio. G. Podrá expedirse una orden de viaje especial para cubrir una gestión oficial que no esté relacionada con las funciones habituales de un empleado. Reglamento de Gastos de Viaje de la Universidad de Puerto Rico Certificación Núm. 65 (2020-2021) Página 9 H. La autorización de orden de viaje se solicitará al funcionario encargado de emitir la autorización, con por lo menos diez (10) días laborables de antelación. Cuando surja un viaje de urgencia se justificará en la propia Solicitud de Autorización de Orden de Viaje. La misma estará firmada o aprobada electrónicamente por el solicitante y el oficial correspondiente, según el Artículo VII de este Reglamento. El funcionario que emite la autorización tendrá un (1) día laborable para aprobar viajes dentro de PR, y cinco (5) días laborables para viajes fuera de PR. De ser denegada, el solicitante tendrá derecho a una reconsideración que será sometida al próximo oficial en jerarquía en su unidad de trabajo. I. La justificación del viaje deberá surgir de la Solicitud de Orden de Viaje. En órdenes de viaje permanentes o por períodos que excedan treinta (30) días, la justificación surgirá de los comprobantes de pago e informes periódicos al supervisor directo. Los comprobantes y los informes serán aprobados por los supervisores directos de los empleados que realizan los viajes o por el funcionario correspondiente. J. A los conferenciantes invitados se les reembolsará el gasto de transportación, por concepto de millaje cuando utilicen vehículo privado o rentado desde su residencia hasta el aeropuerto y viceversa, y cuando ello resulte más económico que utilizar taxi. K. Cuando el viaje haya de realizarse fuera de la jurisdicción de los Estados Unidos, se deberá seguir los procedimientos establecidos por la Universidad para el control de exportaciones ("export control"). L. Cada orden de viaje en y fuera de PR por períodos menores de 30 días indicará el itinerario de viaje y su propósito, como regla general. Se podrá alterar este requisito cuando medien razones de seguridad pública o institucional que lo justifiquen. M. Otra información que deberá constar en la Orden de Viaje es el total estimado de dietas, alojamiento y otros gastos, la clase de transportación que se utilizará, gastos de representación, costo de matrícula o inscripción relacionados al viaje. N. Cuando un empleado sea asignado a un puesto temporero, se le darán directrices en torno a si debe regresar a la residencia oficial o privada diariamente o quedarse en el puesto temporero y regresar fines de semana, lo que sea más económico y conveniente para la Universidad. O. La Solicitud de Autorización de Orden de Viaje que se utilice incluirá una disposición a los efectos de que la persona que viaje autoriza expresamente a la Universidad a emplear medidas de cobro a tono con lo dispuesto en este Reglamento.