GASTOS DE TRANSPORTACIÓN Y GASTOS INCIDENTALES

A. Los empleados, estudiantes y otras personas particulares autorizadas a viajar tendrán derecho al pago de gastos de transportación y gastos incidentales incurridos en gestiones oficiales dentro y fuera de Puerto Rico. B. Los gastos de transportación incluyen: estacionamiento, portazgo de puentes, peajes en carreteras, fletes, servicios de conductores de vehículos y otros gastos similares que se incurran en el traslado de la persona autorizada a viajar. Los gastos incidentales incluyen, pero no se limitan a, impuestos, acarreos, almacenaje o transportación de propiedad de la UPR o personal, sobrepeso en equipaje por equipo o material directamente relacionado con la gestión oficial, alquiler de ropa especial de invierno y lavandería, visas, aduanas y arbitrios, guías, intérpretes, cargos por conversión de moneda extranjera, comisiones sobre compra de cheques de viajero y cambio de cheques oficiales. Los gastos incidentales relacionados al viaje serán autorizados por el funcionario que aprobó el viaje en su origen y requerirán de recibos para ser reembolsados. Los recibos podrán presentarse de forma regular, digital o a través de medios electrónicos. C. En el caso del presidente de la Universidad y de la Junta de Gobierno, los gastos incidentales incluyen, además, gastos por servicio de secretarias, oficinistas y otros empleados ajenos a la Universidad que se utilicen durante viajes oficiales para preparar informes y correspondencia oficial. Estos gastos deben ser justificados y requerirán recibos (de forma regular, digital o por medios electrónicos) para ser reclamados. D. No deberán utilizarse aviones, helicópteros, taxímetros, ni automóviles fletados o arrendados cuando haya disponibles otros medios de transportación más económicos, a menos que la gestión oficial encomendada no pueda ejecutarse satisfactoriamente sin el uso de dichos medios y así se haga constar en el comprobante de gastos u orden de viaje. Los viajes en que se utilice transportación aérea o en otro medio en que exista más de una tarifa, se realizarán utilizando la tarifa más económica, excepto cuando sea imposible lograr reservación con esa tarifa. Al igual que con las dietas, tampoco se tendrán que presentar recibos para reclamar cantidades fijas por concepto de transportación terrestre en viajes fuera de Puerto Rico, $75.00 primer y último día, y $20.00 por día adicional. E. Los gastos de transportación pagados a porteadores públicos en Puerto Rico, cuando no se obtengan recibos, serán rembolsados conforme a las Tarifas de Pasajes de la Comisión de Servicio Público. F. Si en los alrededores del puesto temporero no hay un lugar adecuado para desayunar, almorzar o cenar se podrá reclamar millaje, siempre y cuando no exceda de diez (10) millas de distancia, en cuyo caso tendrá que ser justificado. G. Los gastos de transportación se reembolsarán tomando como base el punto desde donde se autorice a partir y regresar a la persona para cumplir con su gestión oficial. Se reembolsarán, previa autorización del funcionario correspondiente, los gastos en que incurra cualquier funcionario o empleado que, mientras estuviese disfrutando de sus vacaciones en un sitio fuera Reglamento de Gastos de Viaje de la Universidad de Puerto Rico Certificación Núm. 65 (2020-2021) Página 13 de su residencia oficial o privada, fuese llamado a prestar servicios a la Universidad. Esto incluye cualquier costo no reembolsable, personal y/o de acompañantes pagados por el empleado, en que se incurra al interrumpir sus vacaciones. Se requerirá evidencia escrita del llamado a prestar servicios a la Universidad, suscrito por el supervisor directo del empleado o funcionario, con el visto bueno de la autoridad nominadora de la Unidad Institucional. H. Se autoriza el costo que conlleve transportar una maleta para viajes fuera de Puerto Rico. Maletas adicionales o el exceso del peso o tamaño permitido libre de costo adicional por las compañías de transportación será reembolsado únicamente en casos debidamente justificados y autorizados en la orden de viaje. I. El pago de millaje a empleados autorizados, personas particulares o conferenciantes visitantes que utilizan su automóvil privado para asuntos oficiales, compensará el costo de combustible, lubricantes, seguros, accesorios, reparaciones y depreciación del vehículo. J. También se reembolsará el costo de alquiler de automóvil a los conferenciantes invitados, con recibos detallados (de forma regular, digital o a través de medios electrónicos). Siempre que sea posible, se le ofrecerá transportación al conferenciante con un conductor de la Unidad Institucional, para evitar incurrir en gastos de alquiler de vehículo. K. No se proveerá combustible de la UPR, ni reembolsará compra de combustible para automóviles privados. L. Se compensará de manera adicional cuando se transporte propiedad o personal universitario adicional en el vehículo privado. Dicha compensación no se otorgará cuando la propiedad transportada sea laptops, teléfonos móviles o materiales de oficina. Cuando se reclame pago adicional por pasajeros autorizados a viajar en el mismo automóvil, se indicará en el comprobante de gastos de viajes los nombres de todos los pasajeros. Los pasajeros no podrán reclamar pago alguno por concepto de gastos de transportación. M. Cuando la persona que viaja no siga las instrucciones contenidas en la orden de viaje o las impartidas por un funcionario con autoridad y no medie una justificación escrita adecuada, se le reembolsarán los gastos de viaje hasta un máximo que no excederá de los gastos que hubiese incurrido de haber seguido las instrucciones. Cuando los gastos se desconozcan, se utilizará la base de reembolso de estimado razonable que será determinado por la Oficina de Finanzas conforme a experiencias previas y tarifas prevalecientes en consulta con el director de la Oficina de Finanzas. N. Si la persona que viaja se ausenta del puesto temporero durante las horas laborables para asuntos personales, los gastos de transportación de ida y vuelta serán por su cuenta y cesará de recibir la dieta desde el día y hora en que se ausente del puesto temporero hasta el día y hora en que regrese al puesto. O. El cómputo de millaje se hará mediante cualquier sistema de posicionamiento global (GPS). 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