LIQUIDACIÓN E INFORME DE GASTOS DE VIAJES

A. Cuando se anticipen fondos para viajar, la liquidación de gastos debe someterse a la oficina de contabilidad o la designada por la unidad dentro de treinta (30) días calendario desde el regreso del viaje. B. Si el viaje fue dentro de Puerto Rico y hubo anticipo de fondos para el viaje, el término para rendir cuenta de lo gastado es de diez (10) días calendario desde el regreso del viaje. Cualquier sobrante se devolverá al Recaudador. C. Cuando el total de gastos incurridos sea mayor que lo aprobado en la orden de viaje, se reembolsará a la persona la diferencia después que la Oficina o División de Contabilidad correspondiente realice la pre-intervención de la cuenta. Si la diferencia entre los gastos anticipados y los gastos incurridos excede de un 10% de lo aprobado, el empleado justificará las razones y el funcionario que autorizó la orden de viaje deberá autorizar nuevamente. De no tener dicha aprobación se ajustará la liquidación de acuerdo con las condiciones y términos de la orden de viaje aprobada. D. Los gastos se informarán en detalle y se incluirán los documentos que evidencien gastos incurridos en el desempeño de la gestión encomendada conforme se establece en este Reglamento. No se dará crédito por gastos que se informen en forma englobada. E. Las oficinas adscritas a la División u Oficina de Contabilidad de las diferentes unidades institucionales, verificarán que los gastos incurridos se ajusten a la descripción y condiciones del viaje especificados en la orden de viaje y que hayan sido aprobadas por el funcionario que autorizó el viaje o el anticipo de fondos. Reglamento de Gastos de Viaje de la Universidad de Puerto Rico Certificación Núm. 65 (2020-2021) Página 16 F. Si la Oficina de Contabilidad notifica que existen diferencias entre lo sometido en la liquidación y el resultado de la pre-intervención (evaluación) de dicha oficina, el empleado o funcionario que hizo el viaje tiene quince (15) días calendario para justificarlas. Si la persona que realizó el viaje no presenta dicha justificación o la explicación no es aceptada por los oficiales de contabilidad por no cumplirse lo dispuesto en este Reglamento, la persona devolverá el importe de la diferencia de sus propios fondos en efectivo, cheque o giro postal u otro medio de pago a favor de la Universidad de Puerto Rico. Esta acción se realizará a través del Recaudador Oficial, y la persona proveerá copia del recibo que expide el Recaudador. G. De no rendirse la liquidación de los fondos anticipados dentro del plazo concedido en este Reglamento, el director o funcionario a cargo en la Oficina de Finanzas, notificará por escrito al funcionario que realizó el viaje, y dará el seguimiento correspondiente al empleado o personas particulares para que realice la liquidación. No se adelantarán anticipos posteriores de fondos para viajes oficiales a empleados o personas particulares que no hayan rendido su liquidación. De surgir alguna diferencia pendiente de devolución podrán llevarse a cabo las siguientes acciones: 1. Se aplicará el Reglamento para el Cobro de Deudas de la UPR. 2. En caso de personas particulares, se podrá recurrir a una entidad privada o agencia de cobro. 3. En caso de contratistas de la UPR, se le podrá advertir que, de no devolver la diferencia del anticipo, la UPR le descontará la cantidad adeudada del próximo pago. 4. Si no fuese posible el cobro de la deuda, se referirá a la Oficina de Asuntos Legales para la acción correspondiente.