Investigaciones y Procesos para Examinar Grabaciones.

a. La información recogida y/o grabada por medio del sistema de seguridad y vigilancia tendrá un uso restringido y limitado, su circulación será controlada y su retención 0 conservación será limitada. El Administrador de la Oficina de Sistemas y cualquier otro personal autorizado por el Director Ejecutivo son las únicas personas con acceso total al sistema, incluyendo al material grabado y archivado. b. Cualquier otro personal asignado solamente tendrá acceso a la operación del monitor instalado en un lugar destinado para esos fines, por lo que no tendrá acceso al material grabado y/o archivado. C. Todo visitante, contratista 0 empleado contra quien se lleve una acción criminal, civil o administrativa basada en una grabación, podrá solicitar examinar la misma. El visitante, contratista 0 empleado deberá tramitar una solicitud de examen de la grabación al Director Ejecutivo. 1. La solicitud deberá ser realizada por escrito al Director Ejecutivo, estar fundamentada y hacer referencia a la acción que se lleva en su contra. 13 2. La petición deberá expresar con detalle las razones que se tienen para examinar alguna grabación e indicar la fecha, la hora y el lugar que se interesa examinar. d. Una vez se reciba una petición por escrito para examinar alguna grabación, el Director Ejecutivo, con la recomendación legal, determinará si concede la misma. Luego comunicará la determinación a la persona, por escrito mediante envío de carta por correo regular, certificado 0 mediante entrega personal. e. Cuando el Director Ejecutivo conceda el permiso para examinar una grabación, el examen será realizado en las instalaciones del Fideicomiso durante horas laborables. 1. El Administrador de Sistemas o aquella persona designada por el Director Ejecutivo coordinará la fecha, la hora y el lugar de la presentación. 2. Durante el examen, podrá estar presente el peticionario y su abogado, y cualquier otra persona autorizada por el Director Ejecutivo. f. En caso de que se permita examinar una grabación sólo se mostrará la parte o las partes de la grabación que sean pertinentes al asunto objeto de la petición, a menos que medie una orden ("subpoena") de un tribunal con jurisdicción o de un organismo administrativo con funciones cuasi judiciales en la que se disponga otra cosa. g. Sólo se podrá proveer copia de las grabaciones del sistema de vigilancia para fines oficiales, como consecuencia de un procedimiento criminal 0 administrativo, llevado a cabo por oficiales del orden público, empleados o funcionarios facultados a realizar funciones investigativas, por orden de un tribunal con jurisdicción o de un organismo administrativo autorizados en Ley para llevar a cabo procedimientos investigativos y/o adjudicativos. 14 h. La entrega de duplicados de grabaciones a las autoridades investigativas 0 personas autorizadas debe constar en un recibo oficial firmado por el Director Ejecutivo y/o el personal designado por éste, así como por el receptor de la copia. Además, debe incluir la fecha y la hora de entrega.