- Procedimiento

El procedimiento que deberá llevarse a cabo para cada Compra Informal será el siguiente: a. El Delegado Comprador solicitará un mínimo de tres (3) cotizaciones a licitadores debidamente inscritos en el RUL, bajo la categoría o renglón correspondiente. b. El número mínimo de cotizaciones a solicitar estará sujeto a que existan suficientes firmas suplidoras para el bien o servicio que se pretenda adquirir. C. Al seleccionar los licitadores, el Delegado Comprador podrá tomar como guía los criterios de responsabilidad a base de experiencias anteriores, ubicación, accesibilidad y capacidad del suplidor o proveedor. d. El Delegado Comprador ofrecerá mediante el mecanismo establecido y en forma idéntica a cada suplidor, las especificaciones, los términos y las condiciones, así como el tiempo que tendrán para presentar sus ofertas, a fin de que puedan ser consideradas. El término establecido para presentar cotizaciones dependerá de la necesidad del bien o servicio. e. El Delegado Comprador le informará a los suplidores o proveedores de bienes o servicios que deberán remitir, cuando aplique, la Resolución de la Junta de Inversión en la Industria Puertorriqueña vigente o cualquier documento acreditativo de preferencia conforme a las leyes preferenciales vigentes, para que se pueda aplicar el porciento de preferencia otorgado. 19 f. Las cotizaciones podrán ser recibidas por teléfono, fax, correo electrónico O cualquier otro medio de comunicación disponible. g. El hecho de que no se obtenga el numero mínimo de cotizaciones requerido no será obstáculo para proceder con la compra. No obstante, en todo caso se documentarán las razones para no obtener el mínimo requerido de tres (3) cotizaciones. h. No se considerará como "No BID" (no oferta), el hecho de que se haya solicitado una cotización de un proveedor y este no haya contestado el requerimiento, a menos que este haya consignado, por escrito, su negativa a participar en la licitación. i. Toda cotización deberá ser recibida en o antes de la fecha y hora indicada en la solicitud de cotización. Se llevará el récord de cotizaciones. j. Se escogerá la cotización de mejor valor, tomando en cuenta la totalidad de las circunstancias y los mejores intereses de la Autoridad y del Gobierno de Puerto Rico. k. El Delegado Comprador notificará por teléfono al licitador agraciado y le enviará la Orden de Compra u Orden de Servicio mediante correo electrónico. Además, notificará por teléfono a los licitadores no agraciados el fundamento para el rechazo de sus ofertas. I. Si la cotización de mejor valor que adjudique el Delegado Comprador de la Autoridad fue realizada vía telefónica, se le requerirá al licitador agraciado que someta la misma por escrito y con su firma. En toda Compra Informal, la Autoridad procurará la diversidad en la selección de los proveedores o licitadores, siempre que el renglón o categoría así lo permita, con el fin primordial de seleccionar distintos licitadores para todas las solicitudes de cotizaciones y así poder contar una mayor plantilla de suplidores en todas las categorías.