FACULTADES Y DEBERES DE LA JUNTA

a. i. Se reunirán por lo menos una vez cada mes. Disponiéndose que el reglamento general de la cooperativa podrá autorizar las reuniones de los cuerpos directivos por medios telemáticos siempre que se garantice que todos los directores puedan escuchar y participar de estas. Asimismo, la Junta de Directores deberá adoptar las reglas para llevar a cabo las reuniones de forma no presencial. Las actas de toda reunión, presencial o telemática, deberán ser aprobadas en la próxima reunión de Junta de Directores. Dichas actas serán aprobadas por la mayoría de ese cuerpo directivo y la Junta de Directores está obligada a controlar, mantener y 4 custodiar los documentos, en el formato en que se encuentren, que se generen, los cuales incluirán un acta por cada reunión. Estas actas serán firmadas por el Secretario y el Presidente de la Junta. Para cumplir con esa responsabilidad, la Junta establecerá un mecanismo de control, mantenimiento, custodia y archivo de las actas y documentos y lo incluirá entre sus políticas, normas o reglamento. Las actas de las reuniones deberán incluir la siguiente información: A. Número progresivo del acta; B. Hora en que comenzaron y finalizaron los trabajos; C. Fecha y lugar de la reunión; D. Agenda de los asuntos considerados; E. Los miembros presentes, ausentes y los debidamente 11st excusados; AAA F. Breve relación de los asuntos considerados; G. Resumen de los acuerdos tomados, incluyendo las mociones y los votos a favor, en contra y los que se abstuvieron. En los casos de los votos en contra, a petición del director en cuestión, se harán constar los fundamentos de su oposición a la opinión mayoritaria; e H. Incluirán todas las incidencias y todo otro asunto que consideren importante y pertinente. ii. En cuanto al Mantenimiento y Custodia de los Libros y de las Actas, se dispone lo siguiente: 5 A. Durante los sesenta (60) días después del cierre de las operaciones de la Cooperativa, el Secretario de la Junta se asegurará que se encuaderne o preparare en forma de libro un volumen que contenga todas las actas originales, debidamente certificadas y firmadas por el Presidente y el Secretario, de las reuniones de la Junta durante el año correspondiente. Además, las actas contendrán el sello oficial de la Cooperativa; B. Si el método utilizado para llevar las actas es electrónico o digital, las mismas se imprimirán y colocarán en folios numerados consecutiva, continua y progresivamente, inicialados por el Presidente y el Secretario de la Junta, quienes también firmarán las actas. Una vez impresas y numeradas se MSP mantendrán agrupadas de manera compilatoria y serán archivadas en la oficina principal de la cooperativa, AAA asegurándose el Secretario de la Junta de Directores de tal diligenciamiento en un período no mayor de sesenta (60) días después del cierre de las operaciones. La Corporación exhorta a las cooperativas a preservar estas actas, en la medida que sus economías se lo permitan, en un archivo a prueba de fuego; de no contar con este archivo, las actas deberán ser custodiadas en el lugar más seguro que tenga la oficina central de la cooperativa, de donde no podrán ser extraídas bajo ningún concepto. La Corporación exhorta, además, a la cooperativa a preservar en sus sistemas electrónicos, a modo de resguardo, una compilación escaneada de todas las actas debidamente 6 firmadas por el Presidente y Secretario de la Junta de Directores de cada año operacional. C. La Corporación podrá autorizar que las cooperativas adopten mecanismos de firmas y conservación digitales de documentos en sustitución de firmas y archivos físicos. Para ello deberán demostrar que cuentan con: I. Las políticas y procedimientos para ello; II. El equipo y adiestramiento necesario para garantizar su veracidad, y conservación.; y III. Los registros digitales deberán estar disponibles para ser accedidos por la Corporación como parte de los procesos de supervisión y fiscalización.