Definiciones e Interpretación de palabras y frases

En general, las palabras y frases usadas en este Reglamento se interpretarán según el contexto y el significado sancionado por el uso común y corriente. Las voces usadas en este Reglamento en el tiempo presente incluyen también el futuro; las usadas en el género masculino incluyen el femenino y neutro, salvo los casos en que tal interpretación resultare absurda; el número singular incluye el plural y el plural incluye el singular. 4 En particular, las siguientes palabras utilizadas en este Reglamento son términos abreviados con definiciones de las frases y palabras que a continuación se relacionan. 1. Acuerdo: Toda decisión tomada por la Junta de Subastas sobre cualquier asunto o recurso ante su consideración que no conlleve la disposición final del recurso. 2. Adquirir: Procurar obtener O conseguir servicios O bienes muebles en existencia u obras que se puedan obtener mediante cualquiera de los medios y formas establecidos en este Reglamento. 3. Aviso de Cambio: Documento oficial tramitado por la División de Compras y/o Suministros para legalizar acuerdos que modifiquen las transacciones cubiertas por una orden de compra. Se preparará para toda modificación O alteración de los términos y condiciones estipuladas en la orden de compra. 4. Comités Técnicos: Se refiere a aquellos comités que se crearen para servir como cuerpos asesores a la Junta de Subastas y a la División de Compras en el análisis y evaluación técnica para la compra de equipos, suministros O servicios, en aquellos casos en que por la naturaleza técnica y compleja del asunto sea necesaria la intervención de personas 5 capacitadas y entendidas en la materia. Estos comités podrán asesorar en la redacción de específicaciones, y en la evaluación de las cotizaciones u ofertas sometidas. 5. Compra: Monto total de necesidades afines agrupadas, que deban adquirirse en una misma transacción o momento por tener un mismo propósito, suplidores comunes o porque así convengan a los mejores intereses de la Corporación. 6. Asistente de Compras: Cualquier persona, funcionario O empleado de la Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe, autorizado por el Director Ejecutivo a comprar, y a quien se le haya extendido un nombramiento de Asistente de Compras. 7. Contratista: Persona natural O jurídica que suscriban 0 interesen iniciar una relación contractual O de negocios con la Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe para la venta de artículos, materiales, equipos 0 servicios. 8. Contrato: Documento legal suscrito por el Director Ejecutivo O su representante autorizado y por el licitador agraciado, el cual contiene los términos y condiciones acordados. 6 9. Corporación: La Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe. 10. Cotización: La oferta de compra o venta escrita sometida por un suplidor, de acuerdo con la solicitud de la División de Compras. 11. Decisión: Opinión emitida o determinación tomada por el Director Ejecutivo O su representante autorizado sobre cualquier aspecto relacionado con una subasta informal, compra en mercado abierto O compra mediante un procedimiento extraordinario. 12. Día: Se refiere a un Día laborable. 13. Director Ejecutivo: Director Ejecutivo de la Corporación o su representante autorizado. 14. División de Compras: División de Compras y Suministros de la Corporación. 15. Emergencia (urgencia): Ambos términos se consideran sinónimos en este Reglamento. Se entenderá por emergencia o urgencia aquella situación imprevista que requiera atención inmediata, por estar en peligro la vida, la salud, la propiedad o la seguridad del pueblo; o si el término para utilizar determinados fondos está por vencerse y toda oportunidad 7 para adquirir los bienes, obras O servicios deseados, esté en riesgo de perderse. Para efectos de esta definición, dentro del contexto del procedimiento aquí establecido, el concepto "pueblo" se entenderá que incluye el patrimonio del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y la salud, seguridad y vida de sus pacientes y visitantes, al igual que la de sus empleados mientras los mismos se encuentren dentro de sus facilidades 0 bajo su cuidado, según sea el caso, O fuera del Centro realizando alguna gestión oficial en representación del mismo. El concepto de emergencia incluye el llamado "ESTADO DE EMERGENCIA", que consiste en la declaración oficial, que, a tales efectos, realice el Gobernador del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y cuya aplicación y consecuencias incluyan o afecten a las operaciones, el patrimonio u otros intereses legítimos de la Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe O requieran la intervención 0 participación de dicha institución dentro de un plan nacional de manejo de emergencias. 16. Especificaciones: Conjunto de las características primordiales del equipo, material 0 servicio descrito en la solicitud de compra o en el pliego de subasta se referirá entre otras condiciones a las características físicas, funcionales, estética, cualitativa 0 requisitos de servicios necesarios para realizar una obra. 17. Fianza: Garantía o cantidad de dinero depositado para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. 18. Junta de Directores: Junta de Directores de la Corporación. 19. Junta de Revisión de Subastas Formales: Junta de Revisión de Subastas Formales, compuesta por un mínimo de tres (3) miembros nombrados por la Junta de Directores de la Corporación, la cual intervendrá en cualquier impugnación que radique un licitador inconforme con el proceso de adjudicación de una subasta formal. 20. Junta de Subasta: Junta compuesta por un mínimo de cinco (5) miembros nombrados por el Director Ejecutivo y cuya función principal será la de intervenir en la adjudicación de Subastas Formales de compras cuyo monto sea mayor de cien mil dólares ($100,000.01). 21. Licitador: Proveedor calificado conforme a los requisitos establecidos en este Reglamento y que esté interesado a comparecer a las subastas de la Corporación. 22. Licitador agraciado: Persona natural 0 jurídica a quien se le adjudica la buena pro de una O más partidas. y 23. Materiales en Consignación: Materiales suministrados por el Contratista luego de la firma de un Contrato. El Contratista suministra los materiales y mantiene un inventario mínimo en nuestras facilidades, asumiendo el resto del inventario en su propiedad. El Contratista queda como el propietario. legal del material hasta que los materiales sean utilizados. Luego de que los materiales sean utilizados el Contratista suministra el conduce y la factura de los mismos para el proceso de pago. 24. Mercado Abierto: Procedimiento especial de adquisición que se seguirá según los términos establecidos en el Artículo Diecisiete (17) de este Reglamento. 25. Negociación: Procedimiento especial que se seguirá según los términos establecidos en el Artículo Veinticinco (25) de este Reglamento. 26. Obra: Cualquier trabajo de construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación O mantenimiento de cualquier estructura O equipo. 27. Orden de Compra: Documento escrito que emite la División de Compras de la Corporación, requiriendo al contratista iniciar, continuar, detener, entregar, terminar, proveer un bien, prestar un servicio no profesional, o construir una obra. 10 28. Parte Interesada: Cualquier persona cuyos intereses pueden afectarse con el resultado de una resolución O adjudicación de la Junta de Subasta, O una decisión del Director Ejecutivo O su representante autorizado. 29. Parte recurrida: La Corporación, representada por su Director Ejecutivo en casos relacionados con subastas informales, compras en mercado abierto, y en procedimientos extraordinarios y por la Junta de Subastas, en casos relacionados con subastas formales. 30. Parte recurrente: Aquella parte que radique un recurso de los que este Reglamento permite. 31. Partida: Desglose de cada uno de los bienes, obras 0 servicios que se soliciten en una subasta u orden de compra. 32. Pedidos a través de páginas web: Materiales contratados los cuáles se ordenan a través de la página web de la Compañía. Se asigna un número de orden de compras al pedido y se procede a realizar la orden de compras con el conduce de entrega de los artículos. 33. Presidente: La persona designada por la Junta de Directores para presidir la Junta de Subastas Formales, O la persona designada por el Director Ejecutivo para presidir la Junta de Subastas. 11 34. Procedimiento extraordinario para la adquisición de bienes y servicios no profesionales, en las siguientes circunstancias: Bienes y servicios no profesionales para los que no se cuentan con términos condiciones O especificaciones uniformes O sean especializadas debido a su naturaleza, complejidad, requerimientos, necesidades de pacientes O usuarios. 35. Propiedad excedente: Todo bien mueble propiedad de la Corporación que esté en condiciones tales que le hacen inservible O que no tiene uso para ella 0 cuyo uso haya sido descontinuado por obsolescencia y que se determine que no tiene utilidad para los propósitos institucionales 0 cuya reparación resulte más onerosa que su sustitución. 36. Recaudador oficial: Aquel funcionario designado por Director Ejecutivo para recibir valores a nombre y en representación de la Corporación. 37. Reglas de Contratación: Normas que regirán los contratos de la Corporación, las cuáles, al aprobarse, tendrán fuerza de ley entre las partes. 38. Registro de Licitadores: Registro de Licitadores de la Administración de Servicios Generales o cualquier otro registro que establezca la División de Compras de la Corporación. 12 39. Resolución: Opinión final emitida por el Director Ejecutivo 0 su representante autorizado. 40. Secretario: Secretario de la Junta de Subastas 0 el Secretario de la Junta de Revisión de Subastas Formales. 41. Servicios no profesionales: Servicios en cuyo costo directo de producción figuran factores adicionales al elemento humano. 42. Solicitud de compra: Documento oficial que genera cualquier unidad administrativa para solicitar a la División de Compras y Suministros la adquisición de suministros y servicios no profesionales en la que el peticionario describe el bien, servicio u obra que interesa, de acuerdo con las disposiciones de este Reglamento. 43. Solicitud de Propuestas (RFP): RFP (Request for Proposal, por sus siglas en inglés) se refiere al procedimiento extraordinario para la adquisición de bienes y servicios no profesionales que se utiliza cuando los procedimientos ordinarios no son viables por estar presentes varias circunstancias descritas en el Artículo 26 de este Reglamento. 44. Solicitud de Reconsideración: Moción radicada ante el Director Ejecutivo, en casos de subastas informales, compras en mercado abierto, compras mediante procedimientos extraordinarios, y asuntos relacionados 13 con el Registro de Licitadores; para solicitar que se revise la decisión O adjudicación O moción ante la Junta de Revisión de Subastas Formales en los casos de subastas formales, para solicitar que se revise la decisión 0 adjudicación. 45. Subasta Desierta: Cuando no se recibe ninguna oferta luego de haberse invitado a todos los proveedores calificados y haberse anunciado la subasta por lo menos en una (1) ocasión siguiendo, para ello, el procedimiento establecido en este reglamento. 46. Subasta Pública: Uno de los mecanismos utilizados por las Corporación para adquirir 0 vender bienes y servicios. Mediante la subasta pública se solicita aquellos licitadores que reúnan los requisitos establecidos en este Reglamento, que sometan ofertas u ofrezcan precios de conformidad con los términos establecidos en los términos y condiciones generales y en las específicaciones. El propósito de la subasta pública es estimular la competencia comercial con el fin de adquirir los mejores bienes, obras y servicios a los mejores precios. 47. Subasta Formal: Procedimiento de compra que requiere el envío O la entrega de invitaciones a someter ofertas escritas, según los términos y condiciones de la transacción a realizarse. Las invitaciones indicarán el 14 día y hora en que vence el periodo para recibir ofertas. Se requerirá el recibo de las ofertas en sobre sellados, y que la apertura y lectura de las ofertas recibidas se efectué en el día y hora previamente determinada. 48. Subasta Informal: Procedimiento de compra mediante el cual las cotizaciones se solicitan por escrito dependiendo de su cuantía y cuya adjudicación se hace sin cumplir con los requisitos de una subasta formal, pero cumpliendo con los propósitos de este reglamento. 49. Única Fuente de abasto: La existencia de un solo suplidor. 50. Único Suplidor Disponible: Única persona natural 0 jurídica que está dispuesta a servir el bien, prestar el servicio 0 ejecutar la obra que se interesa bajo las condiciones exigidas. CAPÍTULO II: LA DIVISIÓN DE COMPRAS