PROCEDIMIENTO INTERNO

A. Querella (1) Cualquier empleado O aspirante a empleo que considere que ha sido objeto de acoso laboral, en cualquiera de sus modalidades, debe radicar una Querella siguiendo el procedimiento aquí establecido. Igualmente, podrá radicar una Querella cualquier persona que tenga conocimiento de una situación constitutiva de acoso laboral. (2) El procedimiento, comenzando con la radicación de la Querella hasta la decisión final, será de carácter confidencial y se llevará a cabo diligentemente por la OCIF. Todas las personas que de alguna forma intervengan en el proceso de investigación evitarán que se prolongue irrazonablemente la adjudicación del asunto ante su consideración. (3) En los casos en que el Querellante sea un empleado o funcionario de la OCIF, la Querella por acoso laboral se radicará ante el supervisor inmediato O en la Oficina de Recursos Humanos de la OCIF, a discreción del empleado o funcionario. Si llega a conocimiento del supervisor inmediato, éste lo referirá inmediatamente a la Oficina de Recursos Humanos. (4) Si la persona contra quien se radica la querella es el Director de Recursos Humanos o algún empleado relacionado con dicha Oficina, la Querella se presentará O referirá a la Autoridad Nominadora, según sea el caso. (5) En los casos en que el Querellante sea un aspirante a empleo, radicará la Querella en la Oficina de Recursos Humanos de la OCIF. (6) Forma y Contenido de la Querella a. La Querella será por escrito y deberá contener un resumen de los hechos, testigos y evidencia. b. A esos efectos la Querella deberá contener, como mínimo, la siguiente información: i. Nombre del funcionario, empleado, contratista, visitante a quien se le imputa la alegada conducta constitutiva de acoso laboral. ii. Área, oficina, división o sección donde labora dicho funcionario o empleado. En caso de que se trate de un contratista, la compañía para la cual trabaja o el tipo de servicio que provee. iii. Descripción de los hechos y la conducta o circunstancia que motivan la querella. iv. Lugar y fecha donde ocurrieron los hechos o conducta. V. Evidencia sobre los hechos, sea documental O testifical. vi. Nombre de testigos o personas que tengan conocimiento O información adicional de los hechos. (7) Se notificará la radicación de la Querella al Coordinador, para que éste pueda dar seguimiento al proceso. (8) El Coordinador de inmediato orientará al Querellante sobre sus derechos y los remedios disponibles bajo la Ley Núm. 90-2020 y este Reglamento. (9) El Coordinador referirá la Querella inmediatamente al Investigador designado por la Autoridad Nominadora para hacer las investigaciones de rigor en estos asuntos. B. Contestación a Querella (1) El Coordinador notificará por escrito al Querellado, dentro del término de cinco (5) días laborables, contados a partir de la radicación de la Querella, que se está investigando una Querella radicada en su contra, se le proveerá copia de esta y se le dará la oportunidad de contestar las alegaciones admitiendo, negando O explicando sus razones. (2) En la notificación se le advertirá al Querellado que no debe tener contacto con el Querellante y los testigos, así como las posibles consecuencias de corroborarse las alegaciones. (3) El Querellado contará con el término de cinco (5) días laborables, contados a partir de la notificación para contestar la Querella. (4) En caso de que el Querellado sea un empleado o funcionario de la OCIF, la notificación se hará personalmente. En caso de no estar disponible el empleado, se hará por correo certificado con acuse de recibo. En el caso de personas no empleadas por la OCIF se hará por correo certificado con acuse de recibo. (5) La Contestación a Querella deberá ser presentada en la Oficina de Recursos Humanos. En los casos que la Querella sea en contra del Director de Recursos Humanos o algún empleado relacionado con dicha oficina, la Contestación se presentará en la Oficina de la Autoridad Nominadora. (6) La Oficina de Recursos Humanos notificará la misma inmediatamente al Coordinador y al Investigador designado para que la Contestación pase a formar parte del expediente de investigación. C. Investigación (1) El Investigador designado para atender los casos sobre acoso laboral en el empleo comenzará la investigación inmediatamente y se llevará a cabo dentro de un plazo no mayor de quince (15) días laborales a partir de la radicación de la Querella. El mismo podrá prorrogarse por quince (15) días adicionales según sea autorizado por la Autoridad Nominadora mediando justa causa para ello. (2) La investigación abarcará todos los hechos denunciados y podrá incluir la toma de declaraciones juradas al Querellante, al Querellado, a todas las personas que conozcan algo sobre los hechos alegados o a posibles testigos que se vayan detectando durante el curso de la investigación. A toda persona a la que se le tome declaración se le harán las advertencias de rigor. Todas las declaraciones y cualquier otro documento que se recopile formarán parte del expediente de investigación. (3) La investigación se realizará con todo rigor, independientemente de que el acoso haya cesado o que la persona querellante desista de la querella. (4) Los empleados y funcionarios de la OCIF, incluyendo, pero sin limitarse a los que laboran en la Oficina de Recursos Humanos, deberán cooperar al máximo con la investigación que se realice en casos de acoso laboral en el empleo. (5) El procedimiento de investigación se conducirá de forma confidencial, salvaguardando la intimidad de las partes afectadas. Violentar la confidencialidad podrá afectar la investigación y conllevar acciones disciplinarias a los empleados que atenten contra la misma. (6) El Director de Recursos Humanos conservará los expedientes de estos casos en archivo aparte y estos tendrán naturaleza confidencial. (7) Durante el curso de los procedimientos, ante cualquier alegación de posibles represalias, se tornarán medidas para proteger a los testigos y a las personas que colaboren con la investigación, tales como que no conste en el expediente del empleado su participación en la investigación. Además, el testigo O colaborador podrá presentar una Querella cuando se tomen decisiones sobre sus condiciones de empleo O cuando se vean afectados por acciones de supervisores O compañeros de trabajo, debido a su participación en la investigación. (8) Cualquiera de las partes podrá solicitar por escrito, la inhibición de la persona designada para realizar la investigación y de solicitar un nuevo investigador cuando entienda que existe conflicto de intereses, prejuicio, parcialidad, pasión o cualquier otra situación por la que se entienda que la investigación no se esté realizando O se pueda realizar con la objetividad e imparcialidad que se requiere. La solicitud, debidamente fundamentada, se le cursará al Coordinador, quien examinará el planteamiento y someterá su recomendación a la Autoridad Nominadora, quien emitirá la decisión final. (9) Se establece el término de treinta (30) días laborables a partir de la fecha en que se comenzó la investigación, como tiempo máximo para que el Investigador rinda un informe, por escrito, a la Autoridad Nominadora. La Autoridad Nominadora, sin embargo, podrá fijar un término distinto en aquellos casos en que sea debidamente justificado, previa notificación a todas las partes interesadas sobre la extensión del término. D. Informe, Recomendaciones y Determinaciones (1) Una vez finalizada la investigación de la Querella, el Investigador informará por escrito sus hallazgos y formulará las recomendaciones correspondientes a la Autoridad Nominadora. Este informe incluirá determinaciones, a base de la información disponible y los hechos alegados, de si existe o no causa suficiente para iniciar el procedimiento de acciones disciplinarias (en el caso de empleados o funcionarios) u otros aplicables (en el caso de contratistas, suplidores, visitantes) conforme a derecho. El informe estará acompañado del expediente del caso y de las comunicaciones que a tenor con lo recomendado deben cursarse a las partes correspondientes para notificarles la acción procedente. (2) La Autoridad Nominadora podrá adoptar, modificar O prescindir de las recomendaciones que le formule el investigador tomando en consideración las determinaciones de hecho y la naturaleza o gravedad de la conducta imputada que lo justifiquen. (3) La determinación de la Autoridad Nominadora será notificada al Querellante, al Querellado y a la alegada víctima de acoso laboral, en caso de que sea persona distinta al Querellante; por escrito, mediante correo certificado con acuse de recibo o entrega personal, con evidencia de recibo que incluya fecha, nombre y firma de la persona que lo recibió. (4) Si la Autoridad Nominadora determina que existe base razonable para la aplicación de una acción disciplinaria entregará la carta de intención de acción disciplinaria al empleado, conforme dispone el Reglamento sobre Medidas Correctivas y Acciones Disciplinarias de la OCIF. (5) Si se determina que los actos de acoso laboral en el empleo provienen de terceras personas no empleadas por o ajenas a la OCIF, la Autoridad Nominadora tomará las medidas que estén a su alcance y que procedan en derecho. Cuando los actos de acoso laboral sean realizados por contratistas, la Autoridad Nominadora podrá, pero sin limitarse, ordenar la cancelación de los contratos y participación de adiestramientos por el Querellado. (6) El empleado o funcionario que obstruya una investigación relacionada con una Querella de acoso laboral en el empleo podrá ser sancionado de conformidad a las disposiciones vigentes. (7) Las partes tendrán derecho de presentar solicitud de reconsideración a la Autoridad Nominadora en un plazo de veinte (20) días calendarios a contar desde la fecha en que se notifica a las partes la determinación final. En el caso de que haya que imponer una acción disciplinaria, la determinación final será la carta de suspensión de empleo y sueldo o la carta de destitución que se emita con posterioridad a la vista informal, no la carta de intención de suspensión de empleo y sueldo, o destitución. (8) En el caso de los empleados o funcionarios, la presentación de una solicitud de reconsideración no paralizará el inicio del procedimiento dispuesto en el Reglamento sobre Medidas Correctivas y Acciones Disciplinarias de la OCIF para la aplicación de la acción disciplinaria correspondiente. (9) Si las gestiones realizadas conforme al presente Reglamento resultan infructuosas, el empleado afectado acudirá al Negociado de Métodos Alternos para la Solución de Conflictos de la Rama Judicial. Si habiéndose orientado, las partes no aceptan la mediación o el mediador no recomienda la misma, entonces se podrá acudir ante la sala del tribunal competente presentando evidencia acreditativa de que se agotó dicho mecanismo alterno y radicando la acción civil que provee la Ley Núm. 90-2020. E. Expediente de Investigación El expediente de investigación será confidencial y se identificará con el número asignado a la querella. El mismo será creado por la Oficina de Recursos Humanos al recibir la Querella y luego pasará a la custodia del Investigador designado. Al completar la investigación y el trámite ante la Autoridad Nominadora, el expediente permanecerá bajo la custodia de la Oficina de Recursos Humanos. El mismo incluirá, entre otras cosas, lo siguiente: a. querella b. declaraciones escritas (juradas o no) C. evidencia documental d. informe del Investigador e. determinación de la Autoridad Nominadora y de cualquier otra autoridad nominadora o patrono f. comunicaciones cursadas con el Querellante, el Querellado y los testigos g. notificaciones y evidencia de recibo de estas Los expedientes de investigación de querellas bajo este Reglamento no formarán parte del expediente de personal de ningún empleado relacionado con la misma. Estos se mantendrán separados de los expedientes de personal y serán confidenciales.