Procedimiento para el cálculo de millaje y tarifa para pago

de beca por transporte a los servicios educativos y terapéuticos para estudiantes ubicados por el DEPR en escuelas privadas, Head Start u Homebound. 1. El facilitador docente o el director del CSEE, junto con el padre, tutor O encargado determinarán la distancia en millas desde el punto de partida hasta el punto de llegada, utilizando alguna aplicación electrónica que proporcione dicha información. En el caso de que la aplicación utilizada muestre más de una ruta, se deberá seleccionar la ruta más corta y accesible. Para realizar dicho examen, deberán utilizar las siguientes aplicaciones: a. Google Maps, b. Waze.com, C. o cualquier otra aplicación o página web que ofrezca la alternativa de calcular millaje entre dos puntos y se pueda imprimir para mantener como evidencia en el expediente del estudiante. 2. En caso de que no se pueda determinar la distancia bajo el mecanismo anteriormente descrito, el director o representante autorizado establecerá la distancia junto con el padre, tutor o encargado. El mecanismo utilizado para determinar la cantidad de millas debe estar documentado y la evidencia deberá permanecer en el expediente del estudiante. 3. La distancia en millas será multiplicada por dos (2) para determinar ida y vuelta. 4. El total de la multiplicación es la cantidad de millas (no kilómetros) que ingresarán en el Sistema MiPE. El Sistema MiPE, a su vez, multiplicará la cantidad de millas por la tarifa establecida de cuarenta centavos (.40) por milla. El resultado de esta ecuación será el total de la beca educativa diaria que se pagará. Luego de firmado el PEI, si el total de las millas es más de cincuenta (50), deberán enviar una comunicación a la SAEE, por correo electrónico, solicitando que se aumente el millaje a la cantidad requerida. La comunicación debe incluir la solicitud de aumento de millaje, copia del Google Maps, Waze.com u otro, número de SIE del estudiante, número de PEI y servicio para el cual solicitan aumento de millaje. Deberán incluir la información del remitente y el correo electrónico para poder enviar confirmación de esta solicitud. 5. Se imprimirá la Hoja de Acuerdo de Millaje y Tarifa para que ambas partes (padre, tutor O encargado y director) firmen y certifiquen el acuerdo con la cantidad de millas, y esta deberá aparecer en el 18 sistema MiPE. La Hoja de Acuerdo de Millaje y Tarifa con las firmas (original) permanecerá en el expediente del estudiante. 6. El facilitador docente o el director del CSEE, en acuerdo con el padre, tutor O encargado del estudiante, determinará la escuela tributaria del estudiante y enviará una notificación escrita a la escuela determinada. La escuela tributaria tendrá el deber de preparar las nóminas del estudiante, mensualmente para el pago de las becas educativas o de terapias, según aplique. Se conoce como escuela tributaria a aquella que resulta más cercana a la residencia del menor y es la institución encargada de recolectar y procesar los documentos relacionados con la beca de transportación del Estudiante por este estar ubicado en una institución educativa privada por la agencia. 7. Es importante que, una vez la escuela tributaria, el facilitador docente O director del CSEE, según aplique, reciba del padre, tutor O encargado las Certificaciones de Asistencia a Terapias dentro de un período de diez (10) días calendario, complete el documento de la nómina en todos los campos, se procese, certifique (fechas y firmas correspondientes) y envíe de inmediato a la SAEE para el proceso de pago.