DEFINICIONES

A los fines de interpretación y aplicación de este Reglamento, los siguientes términos y frases tendrán el significado que se establece a continuación: A. Administrador de Documentos: funcionario designado por el Presidente de la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública, a cargo del funcionamiento y supervisión del Programa de Administración de Documentos. B. Archivo de Documentos Inactivos (Archivo o Archivo Central): lugar central de conservación y administración de documentos inactivos, conforme a las disposiciones establecidas en este Reglamento. C. Archivo General de Puerto Rico: lugar de conservación y administración de documentos históricos, públicos o privados, según lo dispone la Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico. Además, tiene a cargo el Programa de Administración de Documentos Públicos (en adelante, "PADP"), por disposición de enmiendas a la Ley. D. Clasificación de Documentos: proceso de identificar los documentos que requiere hacer una evaluación del contenido de éstos para determinar su categoría, ya sea: valor administrativo, fiscal, cubierto por legislación o contrato y títulos de propiedad; así como, independiente de su categoría, se podrán clasificar en documentos históricos y esenciales, conforme a la Ley y reglamento. Mediante este proceso, se establece el término de conservación del documento. 4 E. Digitalización: proceso de convertir documentos en soporte físico (texto, mapas, planos, manuscritos, video, entre otros) conservándolos en formato digital y procesado por computadoras. Este proceso de convertir, mediante la captura, los documentos físicos y los transforma en documentos digitales con el fin de preservarlos, dar acceso y facilitar su recuperación. F. Disposición de Documentos: proceso a seguir para eliminar documento que su término de conservación ha concluido y perdido toda utilidad para la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública, de conformidad con la Ley. G. Documento: información administrativa, fiscal, legal, histórica y esencial presentada en forma de manuscrito o impreso en papel u otro medio que pueda ser leído y cualquier otro material informativo, sin importar su forma o característica física. Incluye, además aquellos documentos generados de forma electrónica, aunque nunca sean impresos en papel u otro medio distinto al creado originalmente, o que por ley o contrato requiere su conservación. H. Documento Activo: documento de uso continuo, que requiere estar disponible en la oficina a la que pertenece. I. Documento Oficial: documento original de uso oficial para la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública o la copia que lo sustituye, ya sea físico o digital. La copia se designa como documento oficial cuando, en ausencia de un original, es necesario que la oficina que tiene mayor relación con el documento lo conserve por el término que establece el Reglamento para evidenciar transacciones realizadas. Incluye los documentos digitales, según definidos en el Reglamento. J. Documentos Administrativos: documentos que establecen la política institucional o están relacionados con los procedimientos, funciones y operaciones administrativas o académicas. K. Documentos Digitales: documentos (textos, mapas, planos, vídeos, imágenes, entre otros) que son procesados y manejados por computadoras u otros dispositivos electrónicos. Estos documentos pueden haber pasado por un proceso 5 de conversión a formatos digitales, cuando originalmente se encuentren en un formato físico (papel, discos y cintas análogas). L. Documento Electrónico: documento, administrativo, fiscal, legal, activo e inactivo contenido en un soporte electrónico. M. Documentos Esenciales: documentos necesarios e indispensables que se utilizan para enfrentar situaciones de emergencia o para la recuperación y restauración de estructuras físicas, servicios y operaciones de la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública. N. Documentos Fiscales: documentos utilizados para procesar, registrar, resumir e informar transacciones financieras de la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública, entre los cuales se incluyen los de recaudaciones, obligaciones o desembolsos de fondos, estados financieros, asignaciones y transferencias de presupuesto. Ñ. Documentos Históricos o de Valor Histórico: documentos que evidencian de forma muy amplia, completa y exacta los sucesos ocurridos en el transcurso del tiempo, relacionados con el desarrollo de la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública. O. Documentos Inactivos: son documentos oficiales de poco o ningún uso, los cuales no son necesarios conservar en la oficina a la que pertenecen. Los mismos serán conservados en el Archivo de Documentos Inactivos de la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública, conforme a su clasificación y término de conservación fijado. P. Duplicados: copias adicionales de un mismo documento. A estos documentos se les fijará un término de conservación igual o menor que al documento oficial. Q. Guía: Guía para la Conservación de Documentos de la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública, la cual se incorpora en este Reglamento. R. Inventario de Documentos y Plan de Retención de Documentos: formulario donde el Administrador de documentos incluye detalladamente todas las series 6 documentales o documentos de la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública, según su categoría, y de conformidad con la Ley. S. Junta de Directores: Junta de Directores de la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública. T. Lista de Disposición: formulario que describe los documentos ubicados en una oficina o en el Archivo de Documentos Inactivos cuyo término de conservación y utilidad ha concluido. La preparación de esta lista aprobada por el PADP es esencial para formalizar los trámites de disposición de documentos. U. Oficina: cada departamento, oficina, programa, división o sección a cargo de un director o supervisor. V. Presidente: Presidente de la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública. W. Programa de Administración de Documentos Públicos (PADP): Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva, adscrito al Archivo General de Puerto Rico. X. Reglamento: Reglamento para la Administración, Conservación y Disposición de Documentos de la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública. Y. Repositorio Digital: medio de gestionar, almacenar, preservar, difundir y facilitar el acceso a los objetos digitales activos e inactivos de la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública. Z. Serie Documental: conjunto de documentos relacionados con un tema, función o actividad en particular los cuales son archivados, usados, transferidos, dispuestos y considerados como una sola unidad. AA. Término de Conservación: período durante el cual se conservarán los documentos oficiales de acuerdo con la clasificación por categoría y su utilidad para la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública. 7 BB. Transferencia de Documentos: acción mediante la cual se mueven físicamente los documentos de una oficina al Archivo Central de la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública.