Regl. 9406, art. IX
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
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Cite as Reglamento Núm. 9406, Art. IX
Los documentos independientemente de su formato, serán clasificados como sigue:
A.
Por CategorÃa
1.
Documentos Administrativos
Se incluirán los documentos que establecen la polÃtica institucional o
describen normas, funciones, procedimientos, o manejo operacional de la
Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública, que estén
relacionados con las labores administrativas.
2.
Documentos Fiscales
a.
Se incluirán aquellos documentos que originan ingresos y
desembolsos de fondos o constituyen presupuesto y que se
utilizan para el análisis, auditorÃas, comprobación de cuentas,
contabilidad y operaciones financieras. Se incluyen los
documentos oficiales y sus versiones de ser actualizadas, cuando
sea necesario. El término de conservación se establece en la
GuÃa.
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b.
Los documentos fiscales a los que apliquen términos de
conservación fijados por legislación estatal o federal se
conservarán por dicho tiempo o por el término indicado en la
GuÃa, cuál de éstos sea mayor.
c.
Documentos fiscales relacionados con señalamientos de
informes de intervención de la Oficina del Contralor de Puerto
Rico y auditores internos o externos, y versiones actualizadas de
éstos cuando apliquen; se conservarán hasta que se tome acción
final en los señalamientos o por el perÃodo que indica la GuÃa,
cuál de éstos sea mayor.
3.
Documentos cubiertos por legislación o contrato
a.
Se incluirán los documentos cuyos perÃodos de retención están
regulados por legislación estatal o federal, y relacionados con los
contratos de dependencias estatales o federales, e instituciones
privadas o individuos que, donan fondos a la Corporación de
Puerto Rico para la Difusión Pública. Estos documentos deberán
indicar los años a ser conservados conforme a la ley, propuesta,
programa o contrato. De no ser indicados, se les fijará el tiempo
establecido en la GuÃa o el que certifique el director de la oficina
de origen o responsable de éstos, cuál de éstos sea mayor.
b.
El director de oficina certificará por escrito al Administrador de
Documentos, el perÃodo de retención de cada uno de estos
documentos en el momento de ser transferidos al Archivo de
Documentos Inactivos, de conformidad con este Reglamento.
4.
Documentos de tÃtulos de propiedad
Se incluirán los documentos que constituyen evidencia de tÃtulos sobre la
propiedad o certifican posesión legÃtima. Se establece un término de
conservación permanente.
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5.
Otros documentos
Incluye otros documentos que no estén descritos en las categorÃas
anteriores. Su término de conservación se establecerá a base de la
recomendación del director de la oficina a la que pertenece o que
conserva el documento.
B.
Documentos Históricos
1.
Los documentos esenciales se utilizarán para enfrentar situaciones de
emergencia. Estos son necesarios para iniciar las operaciones, luego de
ocurrida una emergencia, a los fines de restablecer las estructuras fÃsicas
y administrativas, derechos básicos de los empleados, y acuerdos legales
de la Corporación de Puerto Rico para la Difusión Pública.
2.
El Administrador de Documentos identificará los documentos esenciales,
en coordinación con los directores de oficina.
3.
El Administrador de Documentos preparará y mantendrá un inventario
de estos documentos y enviará copia al funcionario a cargo de las
emergencias en su unidad institucional. En el inventario se indicarán los
lugares donde ubican los documentos oficiales y duplicados de los
documentos esenciales. Para la preparación del inventario se podrá
utilizar la Relación de Documentos Esenciales (Apéndice B).
4.
Los documentos oficiales activos identificados como esenciales, se
conservarán de forma permanente en la oficina de procedencia y su
información se mantendrá actualizada, si aplica. Aquellos documentos
esenciales que sean remplazados se conservarán por el tiempo que
determine el director de la oficina correspondiente.
5.
Se mantendrán duplicados de los documentos esenciales en el Archivo de
Documentos Inactivos y en cualquier otra instalación fÃsica que
determine el Presidente de la Corporación de Puerto Rico para la
Difusión Pública. La versión que reemplace algún duplicado se
conservará por el tiempo que determine el Administrador de Documentos
o funcionario a cargo de éstos.
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