CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

A. Los documentos activos se conservarán en la oficina que tiene mayor relación con éstos. El director de la oficina será responsable de su custodia, hasta que sean transferidos al Archivo Central. B. Cuando el documento original se envíe a una agencia gubernamental, estatal, federal o empresa privada, la oficina que originó el documento conservará una copia para uso oficial mientras el mismo esté activo. Los duplicados serán conservados mientras sean de utilidad para las oficinas a las cuales pertenecen o los utilizan, o por el tiempo que determine el director de oficina, según corresponda. C. Los documentos inactivos se conservarán en el Archivo Central hasta que cumplan su término de conservación, de conformidad con la Guía y hayan perdido su valor, según su categoría a menos que se disponga lo contrario en este Reglamento. 14 D. Los documentos en proceso de investigación o pendientes de acción judicial se conservarán en la oficina hasta tanto se resuelva finalmente el asunto, expire el término concedido para radicar apelación o cumpla con el término de conservación establecido en la Guía, cuál de estos términos sea mayor. E. Los documentos privados, privilegiados o con acceso restringido serán devueltos a su lugar de origen al finalizar el día de trabajo, de conformidad con la reglamentación universitaria. F. Los discos, cintas, rollos de material microfilmado o cualquier otro medio donde se conserva información de forma electrónica se identificarán y mantendrán protegidos en envases adecuados y en bóvedas o áreas seguras y resguardados en cajas libres de ácido y resistentes. G. Todo proyecto de digitalización de documentos en papel, que se encuentren custodiados en el Archivo Central o en las oficinas de origen, se llevarán a cabo observando las reglamentaciones y leyes vigentes al momento de la realización del mismo. Este proceso deberá garantizar la durabilidad, legibilidad y autenticidad de la información por el término de conservación establecido y cumplirá con los estándares de almacenamiento, calidad y legalidad de documentos. H. Los documentos electrónicos o digitales, en cualquier de sus formatos, estarán sujetos a las mismas leyes y reglamentaciones aplicables a los documentos físicos y se le aplicará el mismo período de retención establecido en la Guía.