Vigencia.

Luego de su aprobación por la Junta de Directores, este Reglamento entrará en vigor inmediatamente luego de su radicación en el Departamento de Estado, de conformidad con las disposiciones de la Ley Núm. 38 2017, según enmendada, conocida como "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno Puerto Rico". APROBADO: José J. Reyes Peredo Presidente Junta de Directores Fideicomiso Institucional de la Guardia Nacional de Puerto Rico Yo, Andrés Ruíz, Secretario de la Junta de Directores del Fideicomiso Institucional de la Guardia Nacional de Puerto Rico (FIGNA), CERTIFICO que este Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo 0 Trabajo a Distancia fue debidamente aprobado por la Junta de Directores 36 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo 0 Trabajo a Distancia de FIGNA en la reunión celebrada el 8 de junio de 2021. Según dispone el mismo, este entrará en vigor inmediatamente luego de su radicación en el Departamento de Estado, de conformidad con las disposiciones de la Ley Núm. 38 2017, según enmendada, conocida como "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno Puerto Rico". CRuit Andrés Ruíz Secretario Junta de Directores Fideicomiso Institucional de la Guardia Nacional de Puerto Rico 37 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo o Trabajo a Distancia FIGNA FIDEICOMISO INSTITUCIONAL GUARDIA NACIONAL DE PUERTO RICO Servicio de Excelencia HOJA DE AUTOEVALUACIÓN Un buen arreglo de teletrabajo comienza con una buena autoevaluación. Se alienta a los empleados a considerar los siguientes factores para tomar una determinación honesta sobre sus capacidades de teletrabajar. Documente cualquier inquietud que pueda tener y cómo las abordará para realizar el teletrabajo. a. Consideraciones Generales ¿Tiene tareas suficientes como para ejercer el teletrabajo? ¿Se siente cómodo teletrabajando? ¿Te perderás la interacción social? ¿Afectará su teletrabajo a sus compañeros de trabajo? ¿Te necesitan en la oficina para completar el trabajo? ¿Harán trabajo extra porque estás teletrabajando? ¿Está dispuesto a ser flexible sobre el acuerdo de teletrabajo para responder a las necesidades del gerente, el grupo de trabajo y el trabajo? b. Consideraciones de Autogestión ¿Tiene la capacidad de hacer el trabajo con una supervisión directa mínima? ¿Tiene prácticas de trabajo organizadas? ¿Tienes buenas destrezas de planificación? ¿Tienes buenas destrezas de manejo de tiempo? ¿Es capaz de cumplir con los horarios y términos? C. Consideraciones Tecnológicas ¿Se siente cómodo con la tecnología que será necesaria para el teletrabajo? ¿Conoces lo suficiente sobre las aplicaciones o programas de computadoras que te permitirán teletrabajar de manera eficiente? ¿necesitas adiestramientos para reforzar los conocimientos? ¿Haces buen uso del equipo tecnológico y la información que utilizas para realizar tus funciones? ¿Está dispuesto a aprender sobre sistemas de información, programas 0 tecnología necesarias para el teletrabajo? 38 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo 0 Trabajo a Distancia d. Consideraciones de Comunicación ¿Tiene la capacidad de garantizar una buena comunicación con su Supervisor, compañeros de trabajo y personas a quienes se les ofrece el servicio de la agencia? ¿Devolverá correos electrónicos, llamadas y otros mensajes de manera oportuna? e. Consideraciones de espacio apropiado ¿El lugar considerado para teletrabajar es propicio para hacer su trabajo? ¿Es seguro para el teletrabajo? ¿Ha tomado medidas 0 ha hecho los arreglos necesarios para el cuidado de dependientes (es decir, cuidado de niños, cuidado de ancianos 0 cuidado de otros adultos dependientes)? ¿Se distraerá en el espacio de la oficina de teletrabajo (por ejemplo, por niños, amigos, televisión u otras responsabilidades)? He leído, comprendido y discutido con mi Supervisor el documento de Autoevaluación. Entiendo que tengo la capacidad de realizar adecuadamente mis funciones a través de la metodología de Teletrabajo y tengo la disposición para obrar conforme a los deberes y responsabilidades establecidas en el Reglamento y el Acuerdo de Teletrabajo. Entiendo que he considerado la situación familiar y he hecho los acuerdos de rigor para que dicha situación familiar no afecte mi prestación de servicios mediante el teletrabajo. Nombre del Empleado Nombre del Supervisor Firma de Empleado Firma de Supervisor Fecha Fecha 39 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo o Trabajo a Distancia FIGNA FIDEICOMISO INSTITUCIONAL GUARDIA NACIONAL DE PUERTO RICO Servicio de Excelencia ACUERDO DE TRABAJO A DISTANCIA El empleado(a) <NOMBRE DEL EMPLEADO>, ha solicitado voluntariamente 0 se le ha identificado por razón de emergencia, participar en el Programa de Teletrabajo establecido por el Fideicomiso Institucional de la Guardia Nacional de Puerto Rico (FIGNA) en virtud de la Ley Núm. 36-2020, según enmendada, conocida como "Ley de Trabajo a Distancia del Gobierno de Puerto Rico" (en adelante, Ley 36) y del Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo 0 Trabajo a Distancia de FIGNA. Conforme a lo anterior, el empleado ha convenido con FIGNA, de manera voluntaria, aceptar las condiciones del presente Acuerdo de Trabajo a Distancia (en adelante, el Acuerdo), para continuar ejerciendo las funciones y deberes de su puesto eficientemente. FIGNA manifiesta que, de manera excepcional, ha determinado establecer esta modalidad laboral y entrar en este Acuerdo luego de haber realizado la evaluación de los criterios de elegibilidad del Reglamento del Programa de Teletrabajo y haber determinado que puede ejercer las funciones del puesto que ocupa de manera remota, sin afectar la operación y los servicios que ofrece la agencia. Este Acuerdo está sujeto a las siguientes: CLÁUSULAS Y CONDICIONES PRIMERA: Para efectos del presente Acuerdo, el empleado(a) desempeñará las funciones propias de su puesto de trabajo, bajo la modalidad de trabajo a distancia o teletrabajo, desde el lugar de teletrabajo autorizado, según notificada a la Oficina de Administración de FIGNA. En dicho lugar, como norma general, el empleado realizará su trabajo de lunes a viernes, a razón de un periodo no menor de siete horas y media (7.5) diarias, para un total de un periodo no menor de treinta y siete horas y media (37.5) semanales. Esto, según el horario que haya sido autorizado por su supervisor y conforme a la normativa y la reglamentación aplicable. Nada de lo anterior limita la facultad de FIGNA para establecer jornadas de trabajo parciales 0 limitadas en consideración al estado de emergencia y las consecuencias imprevisibles. 40 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo 0 Trabajo a Distancia En este caso individual, el empleado tendrá la siguiente jornada: Lunes a viernes de 7:30 am hasta las 3:30 pm Su horario de almuerzo será de 12:00- 1:00 pm Sus días libres serán sábado y domingo. El participante en la modalidad de teletrabajo deberá continuar realizando sus labores y ejecutorias en forma efectiva y eficientemente. Este deberá cumplir con el horario establecido para cumplir sus labores. SEGUNDA: El empleado notificará diariamente, por correo electrónico 0 el método establecido por FIGNA para registrar tiempo y asistencia, la hora en que comenzó y culminó las labores, dentro del periodo de trabajo acordado con su supervisor. Además, deberá acompañar dicho correo electrónico con un informe de las tareas realizadas. La Oficina de Administración de FIGNA se encargará de registrar las horas en el Sistema del sistema de tiempo y asistencia que utiliza la Agencia. En caso de que el empleado no pueda prestar servicios por razón de enfermedad 0 asunto personal, deberá notificar a FIGNA y llenará los formularios correspondientes. La Oficina de Administración procederá a cargar las ausencias a las licencias correspondientes. TERCERA: El lugar de trabajo autorizado será el siguiente: <DIRECCION FISICA> Del empleado tener la intención 0 necesidad de cambiar el lugar de trabajo autorizado, deberá comunicarlo, a su supervisor de forma escrita y con cinco (5) días de anticipación, salvo circunstancias excepcionales. No obstante, el lugar de trabajo autorizado no podrá ser en otro lugar que no cumplan con las condiciones de seguridad e higiene adecuadas. CUARTA: El empleado certifica que, su lugar de trabajo autorizado es uno seguro y está libre de riesgos. El empleado ejercerá sus funciones tomando todas las medidas prudentes y razonables, para prevenir daños personales 0 a terceros, daños a la propiedad pública, materiales, expedientes 0 documentos de FIGNA, bajo su custodia, para lo cual seguirá estrictamente 41 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo 0 Trabajo a Distancia las normas y políticas sobre el uso y custodia de la propiedad, protección de equipos tecnológicos y las normas de salud y seguridad ocupacional. QUINTA: Para garantizar la seguridad del empleado, la protección de la propiedad pública, y evitar riesgos 0 reclamaciones previsibles 0 imprevistas se prohíbe terminantemente que el empleado se reúna 0 atienda presencialmente a otros empleados 0 funcionarios de FIGNA 0 de una entidad gubernamental en gestiones oficiales en su domicilio 0 lugar de trabajo remoto, 0 a cualquier otra persona. SEXTA: El empleado se asegurará, que mientras ejerza sus funciones oficiales, guardará distancia y protegerá la confidencialidad de los trabajos ante terceros que se encuentren presentes en su domicilio 0 espacio utilizado para el trabajo remoto, de modo que, no se afecte la productividad, el desempeño, la protección de la información y los planes de trabajo. Esta medida también es vital para evitar reclamaciones de terceros, por las cuales el empleado reconoce que FIGNA no responderá, constituyendo esto último un relevo absoluto de responsabilidad de la FIGNA. SÉPTIMA: En caso de que el empleado alegue que ha sufrido un daño personal mientras está ejerciendo las funciones oficiales del puesto, en el horario oficial, el empleado presta por este medio su consentimiento expreso y voluntario para que FIGNA, sus aseguradores y las agencias con la competencia y jurisdicción sobre la reclamación realicen una inspección documentada del lugar de trabajo temporero 0 requieran información 0 documentos como parte del análisis 0 investigación de la reclamación. OCTAVA: Si por motivos relacionados a una reclamación de accidente, a la aprobación del lugar de teletrabajo autorizado, a la inspección del lugar por cualquier otro asunto relacionado al Teletrabajo 0 a entrega de materiales y equipo, es necesaria la visita de funcionarios 0 empleados de la Agencia al lugar de teletrabajo autorizado, y este lugar fuere la residencia del empleado, se hará siempre con previa notificación y consentimiento de este, salvo en casos de emergencia. NOVENA: El supervisor inmediato notificará por escrito al empleado las labores a ser realizadas, así como las expectativas del trabajo asignado. Este le dará seguimiento al empleado mediante los distintos medios de comunicación. 42 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo 0 Trabajo a Distancia El empleado acuerda, libremente, realizar reuniones a través de teleconferencias con su supervisor 0 representante autorizado. En casos de las video conferencias, debe haber previa notificación y en ningún caso se entenderá como una violación al derecho a la intimidad 0 privacidad. En tal caso, el teletrabajador deberá cumplir con los criterios establecidas en la normativa de vestimenta de la agencia, de la misma forma que lo haría si trabajara de manera presencial en las instalaciones de la agencia. De ser necesario, la agencia podrá solicitarle al empleado que periódicamente, participe de alguna reunión presencial en las instalaciones de la agencia. DÉCIMA: Las comunicaciones con FIGNA son confidenciales, por lo cual el empleado realizará las mismas asegurando que terceros no tendrán acceso al audio, imagen e información que se discuta. Se advierte que en ninguna circunstancia se podrán grabar las conversaciones ni imágenes, y en caso contrario, será causa suficiente para el despido, por constituir una crasa violación al derecho a la intimidad, a la confidencialidad de la información, a la imagen y ser una violación a las garantías constitucionales y las disposiciones de carácter penal, estatal y federal. UNDÉCIMA: Los derechos de propiedad intelectual e industrial que se generen en virtud del presente Acuerdo le pertenecen a FIGNA. El Teletrabajador no tendrá las facultades ni podrá realizar actividad alguna de uso, reproducción, comercialización, comunicación pública 0 transformación sobre el producto de trabajo, como resultado de sus funciones, ni tendrá derecho a utilizar la información, producto de su trabajo para otros asuntos ajenos a las funciones que le corresponde ejercer, sin la previa autorización expresa del Jefe de Agencia 0 su representante autorizado. DÉCIMA SEGUNDA: FIGNA autorizará la utilización de computadoras y otro equipo de telecomunicaciones (en el caso que sea necesario) propiedad del Gobierno en el lugar de teletrabajo autorizado. No obstante, la Agencia como custodio de dicha propiedad del Gobierno, retiene todo el control y la fiscalización de todo el equipo. El mismo se deberá utilizar únicamente para asuntos oficiales y no se podrá prestar el equipo a terceras personas en ninguna circunstancia. En el caso en que FIGNA proporcione el equipo como: laptops, escáner e impresora, entre otros, el empleado tendrá el deber de mantener en buen estado los equipos que le fueron entregados. Se compromete a utilizarlos exclusivamente para los fines laborales definidos por FIGNA. En 43 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo 0 Trabajo a Distancia caso de que se utilicen los equipos de la Agencia para otros fines no autorizados, en términos de seguridad, accesos y usos autorizados contempladas en las ordenes, reglamentos, guías y cualquier otra instrucción al efecto, la responsabilidad por el daño 0 pérdida de los equipos e información de estos será trasladada al teletrabajador. No obstante, en caso de que el empleado desee utilizar su equipo personal, deberá contar con la aprobación previa de FIGNA y estará sujeto a las normas de confidencialidad vigentes. FIGNA no será responsable por los daños 0 gastos de reparación que tenga que incurrir el empleado respecto a su equipo personal. DÉCIMA TERCERA: El empleado se compromete a mantener bajo estricta confidencialidad todo asunto relacionado con el trabajo y las funciones que desempeña como empleado de FIGNA, a vigilar, conservar y salvaguardar todos los documentos e información confidencial o privilegiada, según requerido. Asimismo, el empleado se compromete a tomar las precauciones y medidas cautelares necesarias y apropiadas para mantener la confidencialidad de todo asunto que se ha delegado 0 divulgado, incluyendo, más no limitado, el informar a los compañeros de trabajo que dicha información es confidencial y que no deberá ser divulgada a terceras partes. Para efectos de este acuerdo, "Información Confidencial" comprende toda la información divulgada por cualesquiera de las partes ya sea en forma oral, visual, escrita, grabada 0 en cualquier otra forma tangible, 0 así declarada 0 dispuesta por FIGNA. Se dispone, sin embargo, que, dada esta modalidad de trabajo, toda la información en poder 0 bajo custodia del empleado 0 transmitida a remoto, de forma virtual 0 electrónica, es confidencial, sin excepción. Véase, además, el Artículo 1.2, inciso (s) de la Ley Núm. 1-2012, según enmendada, conocida como la "Ley Orgánica de la Oficina de Ética Gubernamental" y, el Artículo 3.1, inciso (i) de la Ley Núm. 2-2018, según enmendada, conocida como el "Código Anticorrupción de Puerto Rico". DÉCIMA CUARTA: El empleado estará sujeto y deberá cumplir con las normas y reglamentación de personal de FIGNA, así como cualquier legislación 0 normativa aplicable prospectivamente. En caso de incumplimiento podrá estar sujeto a medidas correctivas 0 acciones disciplinarias. También, se podría descontinuar la 44 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo 0 Trabajo a Distancia participación del empleado al Programa de Teletrabajo, según dispone la Ley 36 y el Reglamento. DÉCIMA QUINTA: Ninguna de las partes practicará 0 propiciará el discrimen por motivo de raza, color, sexo, orientación sexual, identidad de género, nacimiento, edad, matrimonio, origen 0 condición social, ni ideas políticas y religiosas, por ser víctima 0 ser percibida como víctima de violencia doméstica 0 agresión sexual 0 acecho, condición de veterano, por impedimento 0 por la información genética. DÉCIMA SEXTA: FIGNA ha designado como Oficial de Trabajo a Distancia a <NOMBRE>, <TITULO>. Podrá comunicarse con el/la Oficial vía correo electrónico a 0 al número de teléfono<TELEFONO>, extensión <XXXX>. DÉCIMO SÉPTIMA: El empleado se compromete a participar en los adiestramientos necesarios para comenzar en el Programa de Teletrabajo, al igual que los adiestramientos subsiguientes para continuar en el Programa. A su vez, conforme a los requerimientos de adiestramiento de su agencia, de la Oficina de Administración y Transformación de los Recursos Humanos del Gobierno de Puerto Rico y la Oficina de Ética Gubernamental, el empleado deberá participar en todos los talleres, adiestramientos, cursos de capacitación y profesionalización que le sean requeridos, ya sea de manera presencial 0 virtual. De no cumplir con dichos adiestramientos, se podrá descontinuar su participación en el Programa de Teletrabajo. DÉCIMO OCTAVA: El empleado acepta que ha evaluado y resuelto cualquier situación familiar que pudiera afectar la prestación de servicios mediante Teletrabajo y que al presente esas circunstancias se han atendido favorablemente. El teletrabajo no está diseñado para subsanar las condiciones 0 situaciones personales e individuales de los empleados. Si bien el horario de un empleado puede modificarse para acomodarse a ciertas necesidades individuales, el enfoque del Acuerdo debe permanecer en el desempeño laboral y en satisfacer los objetivos de la agencia. DECIMO NOVENA: Las palabras 0 frases usadas se interpretarán según el contexto y significado aceptado por el uso común y corriente. Las voces usadas en el tiempo 45 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo 0 Trabajo a Distancia presente incluyen también el futuro; las usadas en singular, incluyen el plural y el plural, incluye el singular; y las usadas en el género masculino, incluyen el femenino, salvo los casos en que la distinción de sexos sea relevante en el contexto. VIGESIMA : El presente Acuerdo entrará en vigor a partir de su firma, y estará vigente hasta que cese el estado de emergencia. No obstante, FIGNA se reserva la facultad de descontinuar, en cualquier momento, la participación del empleado en la modalidad de Trabajo a Distancia. Dicha notificación se hará por escrito. VIGÉSIMA PRIMERA: La participación en el Programa de Teletrabajo es una alternativa que se le concede a los empleados de FIGNA, por lo que se considera un privilegio y no derecho 0 beneficio adicional a éstos. En ningún momento este Acuerdo reemplaza las obligaciones y condiciones como servidor público del empleado 0 funcionario participante de esta modalidad. VIGÉSIMA SEGUNDA : FIGNA se reserva la facultad de descontinuar en cualquier momento la participación de un empleado en la modalidad de teletrabajo, si se encuentra que se han violado leyes, reglamentos, órdenes administrativas y/o cláusulas de este Acuerdo. LECTURA Y ACEPTACIÓN CERTIFICO que, recibí la debida notificación y orientación relacionado al Programa de Teletrabajo. AFIRMO que he leído el presente Acuerdo, que se me ha provisto la oportunidad de aclarar dudas al respecto y me comprometo a cumplir con todos sus términos, como condición para prestar servicios mediante el trabajo a distancia en FIGNA, hoy de de 202 Firma del Empleado Nombre del Supervisor 46 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo 0 Trabajo a Distancia Firma del Supervisor Firma del Jefe de Agencia 0 representante autorizado 47 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo 0 Trabajo a Distancia FORMULARIO DE SEGURIDAD PARA ACOGERSE AL PROGRAMA DE TELETRABAJO FIGNA FIDEX Servicio Excelemia (Se debe completar certificando la información al comienzo del programa y posteriormente, cada seis (6) meses.) Nombre del Empleado: Fecha: Dirección Residencial: Firma del Empleado : Puesto que ocupa: Supervisor: Seguridad en General SI NO Comentario 1 ¿El espacio de trabajo está lejos del ruido, las distracciones y se dedica a sus necesidades de trabajo? 2 ¿El espacio de trabajo permite acomodar estaciones de trabajo, equipos y material relacionado? 3 ¿Los pisos están despejados y libres de peligros? 4 ¿Los cajones de archivos no son pesados, no se abren solos y no están obstaculizando el paso de algún pasillo? 5 ¿Las líneas telefónicas y los cables eléctricos están asegurados debajo de un escritorio 0 a lo largo de la pared y lejos de fuentes de calor? 6 ¿La temperatura, ventilación e iluminación son adecuadas? 7 ¿Hay escaleras? 8 ¿Todas las escaleras con cuatro 0 más escalones están equipadas con pasamanos? 9 ¿En el espacio identificado: hay alfombras o algún obstáculo que dificulte el acceso y que pudiese causar un accidente? Ej: alfombras no aseguradas al piso o descocidas, deshiladas o gastadas, ¿etc? Seguridad contra fuegos SI NO Comentario 10 ¿Hay un detector de humo en funcionamiento en el espacio de trabajo? 11 ¿Hay un extintor de incendios de usos múltiples para el hogar, que sepa cómo usar, disponible? 12 ¿En el espacio de trabajo, los pasillos y las puertas están despejados? 13 ¿El espacio de trabajo se mantiene libre de basura, desorden y/o líquidos inflamables? 14 ¿Tiene un plan de evacuación para saber qué hacer en caso de incendio, terremotos 0 inundaciones en su área? 48 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo o Trabajo a Distancia Seguridad Eléctrica SI NO Comentario 15 ¿Tiene una conexión estable de energía eléctrica? 16 ¿Cuenta con sistema de apoyo en caso de que no tenga energía? Planta, Placas solares? Baterías de apoyo? 17 ¿Hay suficientes enchufes eléctricos accesibles? 18 ¿El equipo informático (computadoras, modems y otros) están conectados a un protector contra sobrecargas 0 bajones eléctricos? 19 ¿El sistema eléctrico es adecuado para el equipo de oficina? 20 ¿Todos los enchufes, cables y paneles eléctricos están en buenas condiciones? ¿No hay cableado expuesto / dañado? 21 ¿El equipo está cerca de enchufes eléctricos? 22 Si utiliza extensiones, ¿Los cables de extensión y extensiones con enchufes no están conectados en cadena y no se está usando ningún cable de extensión permanente? 23 ¿E! equipo está apagado cuando no está en uso? La estación para el equipo de trabajo (computadoras, teléfono, internet, otros) SI NO Comentario 24 ¿Cuenta con una conexión estable al internet? 25 ¿Tiene un sistema de apoyo en caso de que no pueda acceder a interne!? 26 ¿Cuenta con una silla apropiada para espacio de oficina? 27 ¿Las ruedas de la silla están seguras y los peldaños y las patas de la silla son resistentes? 28 ¿Es ajustable? ¿O ergonómica? 29 ¿Su espalda, está adecuadamente apoyada por el espaldar de dicha silla? 30 ¿Tiene los pies en el suelo 0 están apoyados adecuadamente por un reposapiés? 31 ¿Tiene suficiente espacio para las piernas en su escritorio 0 mesa de trabajo? 32 ¿La pantalla de la computadora está libre de reflejos perceptibles? 33 ¿La parte superior de la pantalla de su computadora 0 laptop está al nivel de los ojos? 34 ¿Hay espacio para descansar los brazos cuando no está usando el teclado? 35 ¿Cuenta con suficiente iluminación para poder leer y trabajar? Otras medidas de seguridad pertinentes a Teletrabajo Si No Comentario 36 ¿Si requiere almacenar datos? 37 ¿Los archivos y los datos están seguros? 49 Reglamento para la Implementación del Programa de Teletrabajo 0 Trabajo a Distancia 38 ¿Su agencia utiliza alguna plataforma para el archivo de datos confidenciales? 39 ¿Los materiales y equipos están en un lugar seguro que pueda protegerse contra daños y mal uso? 40 ¿Tiene un inventario de todos los equipos de la oficina, incluidos los números de serie? 41 Si corresponde, usted 0 la agencia ¿utiliza software antivirus actualizado, mantiene actualizadas las definiciones de virus y realiza análisis periódicos? [Formulario FIGNA Núm.. 1-2021 Teletrabajo] 50