Procedimientos

a) La Organización deberá tomar medidas de control fiscal concretas que permitan en todo momento identificar adecuadamente los fondos del donativo legislativo y evidenciar el uso dado O proyectado para los mismos. A tales fines: 1. Depositará los fondos del donativo en una cuenta bancaria separada que no contenga ingresos de otras fuentes. -5- 2. Establecerá y mantendrá libros de contabilidad separados para registrar los ingresos, desembolsos y obligaciones contraídas contra el donativo. 3. Conservará en sus archivos expedientes claros sobre todo documento relacionado con el donativo, tales como: el plan anual, los informes trimestrales, los informes emitidos a la Legislatura, órdenes de compra de materiales, equipo y servicios, anuncios, contratos O acuerdos con personas, organizaciones O firmas comerciales, facturas, conduces, comprobantes, cheques emitidos pagados, hojas de informes bancarios, entre otros. b) Dichos archivos, libros y documentos estarán en todo momento disponibles y accesibles al personal de la División de Finanzas y Contabilidad, a los auditores designados por la Administración de Fomento Cooperativo, los funcionarios que designe la Legislatura, la Oficina de Auditoria de la Oficina de Presupuesto y Gerencia, el Departamento de Justicia y la Oficina del Contralor del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, para revisión periódica y corroboración de datos, así como para cualquier investigación o intervención fiscal que se requiera. c) La Organización deberá utilizar los fondos del donativo, sólo para los gastos considerados en el plan anual y la programación sometida a la Administración de Fomento Cooperativo y la Legislatura. Cualquier cambio en el uso programado, tanto en conceptos -6- de uso, como en cantidad, deberá ser autorizado por escrito por la Administración de Fomento Cooperativo, previo a incurrir en obligaciones o compromiso alguno. Para este fin la Organización deberá someter a la Aministración de Fomento Cooperativo, una solicitud de reprogramación de fondos que deberá contener, por lo menos, la siguiente información: 1. La determinación y origen de las economías a reprogramar que explique cómo lograron las economías y cómo se han atendido las necesidades para las cuales habian separado esos fondos originalmente. 2. El detalle por concepto de gastos del uso propuesto para los fondos a reprogramar y las justificaciones y explicaciones de las necesidades a atender O beneficios a obtener d) Al evaluar la petición de cambio, la División de Finanzas y Contabilidad podrá, si lo estima necesario, visitar la organización para corroborar la situación o solicitar la información adicional. En todo caso, emitirá una determinación en un término no mayor de quince (15) días, a partir de la fecha de recibo de la petición en la Administración de Fomento Cooperativo.