Procedimientos

a) La División de Finanzas y Contabilidad de la Administración de Fomento Cooperativo obtendrá copia de la Resolución Conjunta que contiene el listado de las organizaciones beneficiadas y las cantidades otorgadas y establecerá su dirección y localización, mediante los récords existentes en la División de Finanzas y Contabilidad. Organizaciones nuevas, para las que no existe expediente o información en la División de Finanzas y Contabilidad, se localizarán por la guía telefónica. Si tal acción resulta infructuosa, se gestionará por escrito esa información a las Comisiones de -3- Hacienda, de la Cámara y el Senado. b) Una vez se reciba en la Administración el documento oficial del Departamento de Hacienda informando sobre la disponibilidad de los fondos aprobados para el nuevo año fiscal, la División de Finanzas y Contabilidad remitirá a cada organización localizada, una notificación oficial sobre la asignación y disponibilidad del donativo, los documentos que deberá suplir la Organización para recibir dichos fondos y los procedimientos a seguir durante el año para su uso y disposición. Esta notificación se remitirá a la dirección en récord en la División de Finanzas y Contabilidad. c) Al recibo de esta notificación, la Organización deberá proceder de la siguiente forma: 1. Preparará un Plan Anual para el uso del donativo en armonía con el objetivo fundamental para el cual radicó su solicitud de fondos ante la Honorable Legislatura. Someterá dicho plan a la División de Finanzas y Contabilidad de la Administración, no más tarde de treinta (30) días siguientes al recibo de la notificación mencionada en el inciso (b) anterior. 2. Copia de este plan anual deberá ser sometido al Senado y la Cámara de Representantes, a través de sus Secretarías, no más tarde de los primeros (30) días posterior del recibo de notificación de la Administración. -4- d) La Organización someterá a la División de Finanzas y Contabilidad un informe trimestral de gastos del donativo no más tarde de treinta (30) días luego de terminar cada trimestre. e) Al concluir el segundo trimestre el 31 de diciembre del año fiscal del otorgamiento y el cuarto trimestre en junio de ese año fiscal, la Organización deberá preparar, además del informe trimestral que remitirá a la División de Finanzas y Contabilidad, un informe semestral detallando los gastos incurridos con cargo al donativo, para envío al Senado y la Camará de Representantes. f) E1 donativo se transferirá a la Organización en cuatro porciones trimestrales, cada una equivalente a una cuarta (1/4) parte del mismo, al principio de cada trimestre, previo recibo y aceptación de los informes requeridos en este Reglamento.