CONDICIONES GENERALES COMPULSORIAS A SER INCLUIDAS EN

TODOS LOS PLIEGOS DE COMPRAS, SUBASTAS O SOLICITUD DE PROPUESTAS, SEGÚN EL ASUNTO OBJETO DE ESTAS Además de la Invitación a Subasta el pliego deberá incluir lo siguiente: a) Instrucciones Las instrucciones serán las gulas que se ofrecerán a los licitadores a los efectos de cómo presentar y preparar sus cotizaciones, ofertas O propuestas. La División de Compras de la Autoridad las adoptará y publicará, señalando las que aplicarán en cada procedimiento. Estas se basarán en las disposiciones reglamentarias establecidas en las normas que rigen la adquisición. Serán de las siguientes clases: i. Instrucciones Generales Las Instrucciones Generales contendrán disposiciones sobre el modo de preparar y entregar las cotizaciones, ofertas O propuestas y los requisitos que deben reunir los licitadores, entre otras, conforme lo establecido en este Reglamento. DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento O Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 34 de 145 ii. Instrucciones Especiales Las instrucciones especiales son instrucciones que el Presidente O persona delegada por este interesa sean incluidas en la subasta para facilitar la evaluación y adjudicación de las ofertas. Esto es propio para asuntos de alta complejidad técnica que amerita un nivel de detalle mayor para asegurar el cumplimiento de la solución deseada. b) Especificaciones Las especificaciones de una compra, subasta 0 Solicitud de Propuestas son el conjunto de características físicas, funcionales, estéticas y de calidad de cada uno de los bienes, obra O servicios que se solicitan, y que estarán contenidas en la parte descriptiva de lo solicitado en el pliego y claramente identificado como "especificaciones". i. Las especificaciones modelo serán utilizadas en cada renglón aplicable a cada compra O subasta o Solicitud de Propuestas realizada por la División de Compras y Suministros 0 por la Junta de Subastas., la Unidad Requirente, un Comité Técnico constituido por la Presidenta para tales propósitos. También se puede solicitar cooperación a la ASG. Las especificaciones especiales serán usadas únicamente en la compra, subasta O Solicitud de Propuestas específica para la cual se redactaron. ii. Las especificaciones de los bienes y servicios que se pretendan adquirir serán claras, comprensibles y objetivas y no deberán estar basadas exclusivamente en la apreciación O visión de algún funcionario O empleado público O consultor externo, sino que serán redactadas por un equipo técnico de especificaciones. iii. Cuando se pretenda realizar una adquisición de bienes o servicios especializados, el Presidente podrá integrar al equipo técnico de especificaciones un integrante de la industria concernida, pública O privada, para colaborar en la redacción de las especificaciones. A tales fines, se podrá constituir un organismo consultivo que estará constituido de forma continua e ininterrumpida y podrá asistir a la AMA en la preparación de especificaciones, de ser convocado por la Presidenta para ello. Dicho organismo podrá contar con la participación de representantes de los distintos sectores económicos, incluyendo, pero sin limitarse a la Junta de Inversión en la Industria Puertorriqueña creada por la Ley 14-2004, y en la medida que se asegura una representación amplia, puede extenderse a gremios de sectores económicos debidamente organizados en Puerto Rico. Dicho organismo consultivo estará constituido por el tiempo que la Presidenta lo requiera. Si se debe orientar a cualquier miembro del sector privado que participe en la preparación de DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento o Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 35 de 145 especificaciones para la Autoridad, que debe abstenerse de ser licitador en los procesos de adquisiciones de la AMA. iv. La AMA deberá establecer especificaciones claras, comprensibles y objetivas, que no estén basadas exclusivamente en la apreciación O visión de ningún funcionario o empleado público O consultor externo, y que respondan a criterios objetivos de calidad, funcionalidad, durabilidad y desempeño óptimo del producto 0 servicio a ser adquirido o contratado. V. En caso de que la normativa federal establezca requerimientos sobre especificaciones distintos a los aquí establecidos, prevalecerá lo allí dispuesto, cuando se utilicen fondos federales para la adquisición en proceso. vi. Asimismo, la AMA se asegurará de reclutar y mantener personal adecuadamente adiestrado, preparado, supervisado y con el conocimiento necesario para llevar a cabo la función de preparar las especificaciones, de forma tal que se asegure la funcionalidad, calidad, diseño adecuado y prudente uso de los productos y servicios que necesita la Autoridad. vii. Al momento de adoptar las especificaciones correspondientes, el empleado O contratista que preparó las mismas validará que se ha cumplido con las disposiciones de la Ley 14-2004, según enmendada, conocida como la "Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña". viii. Todo licitador con quien la AMA haya perfeccionado un Contrato para la adquisición de bienes, obras o servicios no profesionales, estará obligado a incluir, en todo Contrato de subcontratación (de estar permitida la subcontratación), una cláusula contractual en la cual la parte subcontratada afirme reconocer y aceptar que estará obligada a cumplir con todas las especificaciones de los bienes 0 servicios durante la vigencia de la prestación. Además, el contratista deberá notificar a la AMA, toda la subcontratación que se haya formalizado en virtud de dicho Contrato. Todo licitador deberá confirmar y certificar, al momento de formalizar una adquisición mediante la correspondiente orden de compra O Contrato, que su producto cumple con las especificaciones dispuestas por la AMA. La Autoridad mantendrá evidencia de dicha certificación en el expediente de la transacción. Dicho subcontratista tendrá que estar inscrito en el RUL. DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento 0 Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 36 de 145 c) Fianzas Cuando las especificaciones de los bienes, obras O servicios no profesionales que se van a adquirir lo ameriten, se podrá requerir a quienes liciten o presenten propuestas varios tipos de fianzas, con el propósito de asegurar el cumplimiento con la obligación contraída. En aquellas ocasiones en que sea requisito la prestación de fianza, esto se especificará siempre en el pliego de subasta 0 en el requerimiento 0 Solicitud de Propuestas o Solicitud de Propuestas Selladas. Las fianzas se prestarán, conforme dispuesto en el Artículo 3.4 de este Reglamento. d) Uso de Marcas ("Trademarks") La reglamentación federal requiere evitar situaciones que resulten restrictivas de la competencia amplia tal como el uso de marcas. Ya que la AMA opera principalmente con fondos federales, se debe prevenir en la medida que sea posible, que el pliego contenga referencias, a modo de ejemplo, de marcas específicas de artículos, que se puedan interpretar como una preferencia por esa marca y tenga el efecto de limitar la participación 0 generar impugnaciones, así como señalamientos. De ser necesaria una marca específica, el expediente de la subasta incluirá un informe que lo justifique. Una excepción que puede justificar el uso de marcas es cuando se trata de una pieza de remplazo la cual debe ser de un manufacturero es particular. e) Muestras Los licitadores vienen obligados, cuando así se requiera en el pliego, a someter muestras representativas de lo que entregarán en su día, de adjudicárseles la "buena pro" subasta: i. Las muestras serán examinadas por la División de Compras y Suministros de la Autoridad. Si dentro del proceso del examen de las muestras éstas se destruyen o se gastan, el gobierno no responderá por el costo de éstas. ii. Si luego del examen las muestras no se destruyen O no se gastan en su totalidad, el licitador viene obligado a recogerlas dentro de los diez (10) días de haber sido notificado para ello por la División de Compras y Suministros. Si transcurrido dicho término, el licitador no pasa a recoger las muestras, éstas pasarán a ser propiedad de la AMA. iii. Cuando se exija o requiera entrega de muestras de los productos a ser adquiridos, deberá hacer un examen o análisis objetivo de las muestras de todos los licitadores. iv. Todos los licitadores participantes tendrán la oportunidad razonable y notificada de estar presentes en dicho examen, previo a la adjudicación. DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento O Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 37 de 145 V. En caso del licitador agraciado, sus muestras podrán retenerse para la adecuada administración del Contrato. En el caso que se le devuelvan éstas, el licitador agraciado deberá tenerlas disponible para inspección en cualquier momento durante la vigencia del contrato. vi. Todo lo señalado en este inciso sobre las muestras, no se aplicará en aquellas subastas en que el objeto en cuestión sea físicamente imposible de presentar tales como máquinas, equipo pesado, vehículos de transportación, pero podrá requerirse una demostración del equipo a todos los licitadores por igual. f) Inspección de la Mercancía En aquellas compras, subastas 0 Solicitud de Propuestas en que específicamente se requiera en el pliego, el licitador viene obligado a entregar un certificado de inspección con su oferta. i. Modo de Entregarlo ii. Deberá someterlo en original; iii. Expedido por la autoridad gubernamental estatal 0 federal que corresponda; iv. Con fecha posterior a la fecha de la Invitación. V. Contenido del Certificado vi. Fecha de elaboración del producto; vii. Fecha de empaque (mes y año) de la mercancía que se ofrece; viii. Codificación O clave de los envases en que están empacados los artículos inspeccionados. La codificación deberá contener las letras, números y símbolos, o una combinación de ello que normalmente estampa al relieve el empacador en cualquiera de los extremos de cada empaque para señalar mes, día y año del empaque, fecha hasta cuándo se puede utilizar et artículo, o sea, fecha de expiración, así como cualquiera otra información pertinente. Deberá presentar constancia de que el producto cubre los requisitos de calidad de las especificaciones federales y estatales. g) Calidad de los Envases Los envases en que se suministre cualquier mercancía tendrán que ser completamente nuevos y herméticamente sellados y, en los casos de envases de DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento 0 Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 38 de 145 metal, sin indicación alguna de oxidación. Los envases de cartón, saco, madera, cajas O cualquier otro, tienen que conservarse en buenas condiciones. h) Contenido y Peso Será obligación del licitador suplir la información correcta relacionada con el peso neto, contenido y número de unidades por cartón 0 envases de su producto, aunque no se haya solicitado expresamente en el pliego. i) Entregas Cuando la entrega sea un factor determinante para la adjudicación, sujeto a un marco de razonabilidad que no incline la balanza a favor 0 en contra de licitador en particular, el pliego deberá describir claramente las condiciones necesarias. i. Fechas de Entregas de Mercancías, Inicio y Terminación de los Servicios 0 Realización de Obras En los pliegos de compra, subasta O Solicitud de Propuestas se le requerirá al licitador que informe en su cotización, oferta 0 propuesta, las fechas en que se entregará la mercancía; en los casos de obras 0 servicios, la fecha en que proyecta iniciar la obra O prestar el servicio y la fecha en que entregará la obra 0 terminará el servicio. El licitador no podrá incluir ningún costo adicional al precio ofertado por concepto de gastos relativos a la entrega del bien adquirido. ii. Sitio de entrega Será obligación de la División de Compras y Suministros, informar al licitador el sitio de entrega en la Invitación a Subasta. j) Fecha de levante El pliego deberá establecer, si aplica, que el licitador agraciado con una subasta de venta viene obligado a levantar la mercancía o el bien adjudicado a su favor, dentro de los cinco (5) días de haber recibido la notificación de levante de esta, a su costo y riesgo. De no proceder al levante dentro del término establecido, se procederá a adjudicarle la buena pro al segundo postor y la diferencia entre la oferta de éste y el licitador a quien originalmente se le adjudicó, será absorbida por su fianza. También se le cobrará por el almacenamiento de los días que transcurran posteriormente a la fecha que se le fijó para recogerlo y la fecha del levante del bien por parte del segundo postor. k) Almacenaje En caso de que el licitador que venda a la AMA tuviera que almacenar los suministros a entregar, la Autoridad no será responsable del precio que pague el licitador por concepto de almacenaje ni por las ganancias que deje de obtener. Tampoco la AMA pagará arbitrios, si algunos, por concepto de almacenaje. DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento 0 Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 39 de 145 1) Descuento El descuento que ofrezca el licitador como estímulo para que se le acelere el pago en su día, de adjudicársele la subasta no se considerará en la evaluación de la oferta para la adjudicación, a menos que así esté contenido en el pliego. m) Arbitrios El precio ofrecido por el licitador no podrá incluir los arbitrios estatales. n) Leyes de Preferencia El pliego deberá contener cualquier aviso establecido en las diversas leyes de preferencia. El pliego deberá, además, informar a los Licitadores o proponentes la obligación de presentar con su oferta cualquier documento acreditativo de su preferencia. La Autoridad dará fiel cumplimiento a la política pública de compras preferentes dispuestas en ley. En el caso de adquisiciones con fondos federales, si estas políticas no son permitidas, así se señalará indicando la norma que dispone tal prohibición. o) Ley Federal de Conservación de Energía El pliego deberá establecer que todo licitador que ofrezca equipo, maquinaria o vehículo que consuma energía eléctrica 0 combustible para su operación, al hacer su oferta, deberá hacer constar que su equipo, maquinaria 0 vehículo cumple con los requisitos establecidos por La Ley Federal de Conservación de Energía. Al adjudicarse estas subastas, la División de Compras y Suministros 0 la Junta de Subastas se atendrá a las normas federales de consumo, conservación y utilidad del bien que se trate y no será causa de impugnación el adjudicar la subasta a un licitador que ofrezca un bien más caro si los ofrecidos por los demás licitadores no cumplen con las normas establecidas por dicha ley. p) Condiciones adicionales Las condiciones de una subasta son los términos bajo los cuales se interesase entregue el bien, se ejecute la obra o se preste el servicio. Podrá ser incluida en el pliego de subasta, cualquier condición adicional que, a juicio del Presidente 0 persona delegada por este, deba ser incluida para garantizar y salvaguardar los mejores intereses de la AMA. q) Garantía El pliego deberá expresar que todo licitador deberá incluir, de forma clara y detallada, el periodo específico 0 los términos aplicables a cada garantía, sus limitaciones y condiciones, los trámites requeridos para reclamar la garantía, una descripción clara de qué entidad proveerá el servicio de reemplazo, subsanación, corrección 0 reparación del producto 0 el servicio y los términos de entrega del producto o servicio. i. La garantía del producto O servicio deberá detallar claramente qué incluye. A su vez, la garantía tiene que estar certificada, en casos de productos, por el fabricante local O del exterior y también por su representante O distribuidor, garantizándole a DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento 0 Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 40 de 145 la AMA su reemplazo de partes O productos, servicios y mano de obra bajo términos claramente expuestos en la oferta del licitador. ii. Se informará, además, que el licitador deberá asumir los costos relacionados a la garantía, incluidos los gastos de transporte o envío. iii. Se informará a los licitadores que se considerará de manera preferente la garantía prestada en Puerto Rico a la garantía prestada en el exterior. iv. Se requerirá a todo licitador el deber de honrar a la AMA la garantía, si alguna, independientemente de si se compra O no a través de un distribuidor. V. En el pliego se advertirá a todo licitador que el incumplimiento de lo antes expresado será razón de descalificación. vi. De ninguna manera se impondrán requisitos de garantía irrazonables que tengan el efecto de remover de la licitación a licitador en particular. r) Disposición del bien a ser adquirido Todo pliego deberá incluir una disposición a los efectos de requerir a todo licitador, en cualquier proceso de adquisición, que informe si en su oferta está incluida la disposición del bien a ser adquirido de una forma ambientalmente segura y sostenible. También deberá expresar si su oferta incluye 0 no el costo de disposición del bien a ser adquirido. En caso de que la oferta no contemple la disposición ni el costo de disposición, el licitador deberá incluir algunas alternativas de disposición y costo estimado.