PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR UNA COMPRA INFORMAL

El procedimiento para tramitar una Compra Informal es el siguiente: a) La División de Compras, por conducto del Oficial Comprador asignado para el trámite de la compra y mediante el envío de una Hoja de Cotización, solicitará un mínimo de tres (3) cotizaciones a suplidores o proveedores de bienes o servicios debidamente inscritos en el RUL bajo la categoría correspondiente. El mínimo de cotizaciones a solicitar podrá aumentar a discreción del Director de Compras. Al seleccionar dichos suplidores el Oficial Comprador tomará como guía los criterios de responsabilidad a base de experiencias anteriores, ubicación, accesibilidad y capacidad del suplidor 0 proveedor. La AMA promoverá la invitación a cotizar de diversos potenciales suplidores O proveedores de bienes, 0 servicios no profesionales, para que participen en los diversos procesos de Compra Informal. El número mínimo de cotizaciones a solicitar estará sujeto a que existan suficientes firmas suplidoras para el bien O servicio que se pretenda adquirir. b) El Oficial Comprador asignado para el trámite de la compra ofrecerá mediante el mecanismo establecido y en forma idéntica a cada suplidor, las especificaciones, los términos y las condiciones, así como el tiempo que tendrán para presentar sus ofertas, a fin de que puedan ser consideradas. El término establecido para presentar cotizaciones dependerá de la necesidad del servicio. c) El Oficial Comprador asignado para el trámite de la compra informará en la Hoja de Cotización que los suplidores O proveedores de bienes O servicios deberán remitir, si aplica, la Resolución de La Junta de Inversión en la Industria Puertorriqueña vigente O cualquier documento acreditativo de preferencia conforme a las leyes preferenciales vigentes para que se pueda aplicar el porciento de preferencia otorgado. d) La División de Compras determinará la cuantía de la fianza de ejecución requerida, si DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento 0 Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 45 de 145 alguna, y establecerá dicho requisito en la Hoja de Cotización. e) Las cotizaciones deberán ser solicitadas y recibidas preferiblemente por correo electrónico O cuando las circunstancias lo ameriten, O cualquier otro medio de comunicación disponible, incluyendo la comunicación telefónica, según establecido en La Hoja de Cotización. f) En caso de que se haya requerido cotización de un suplidor en particular y este no haya contestado el requerimiento, ("NO SHOW") no deberá considerarse como que su intención fue la de no cotizar ("NO BID"), a menos que su negativa a participar en el proceso sea consignada por el suplidor mediante escrito. La Hoja de Cotización deberá establecer la obligación del suplidor de contestar si no interesa licitar en el proceso. g) Las cotizaciones deberán ser recibidas en o antes de la fecha y hora indicada en la hoja de cotización y se cumplimentará el récord de cotizaciones. h) Idealmente se adjudicará habiendo recibido tres (3) cotizaciones; en aquellos casos en que no se obtenga el número mínimo de cotizaciones, según sea determinado, ello no será obstáculo para proceder con la compra, sin embargo, deberá documentarse las razones para no obtener la cantidad mínima determinada de cotizaciones. i) El Oficial Comprador asignado para el trámite de la compra evaluará las cotizaciones recibidas y seleccionará (adjudicará) la oferta de mejor valor, tomando en cuenta la totalidad de las circunstancias y los mejores intereses de la AMA. j) Una vez el Oficial Comprador asignado para el trámite de la compra haya seleccionado al suplidor responsable con oferta responsiva, en caso de este haber ofertado vía telefónica, deberá someter su oferta mediante escrito bajo su firma. k) El Oficial Comprador asignado para el trámite de la compra notificará por correo electrónico preferiblemente al licitador agraciado y le enviará la Orden de Compra u Orden de Servicio mediante correo electrónico. Además, el Oficial Comprador notificará por correo electrónico preferiblemente, y cuando las circunstancias lo ameriten por teléfono, a los suplidores de bienes O servicios no profesionales a quienes se les envió la Hoja de Cotización el fundamento para el rechazo de sus ofertas. Sea el medio de notificación que se utilice, todos los suplidores que cotizaron deberán recibir la notificación de aceptación o rechazo, según sea el caso. DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento 0 Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 46 de 145 1) El Director de Compras podrá utilizar el método de subasta informal para una adquisición compleja cuyo costo no exceda de quince mil dólares ($15,000.00) cuando determine que dicho método sirve los mejores intereses de la Autoridad.