REUNIONES PRE-SUBASTA

a) La División de Compras podrá celebrar reuniones pre-subasta no menos de cinco (5) días laborables antes de la fecha fijada para el Acto de Apertura. Durante su celebración se requerirá la presencia del Comprador asignado a dicha subasta y la presencia de un representante de la Unidad Requirente con conocimiento en el tipo de bien O servicio que se pretende adquirir. La presencia de estos últimos es compulsoria. b) El Director de Compras 0 su representante autorizado presidirá las reuniones pre-subasta. c) Toda pre-subasta tendrá el propósito de aclarar a los licitadores las dudas que surjan en torno al pliego de subasta. Se advertirá a los licitadores que está prohibido tener contacto con los miembros de la Autoridad, luego de concluida la reunión pre-subasta y al momento en que los miembros estén en el proceso de evaluación de Ofertas, excepto por medios de comunicación debidamente dispuestos en los pliegos. d) Se establecerá un periodo y fecha límite para suministrar preguntas escritas. Toda pregunta o solicitud de documentos presentada por los potenciales licitadores a la División de Compras será canalizada por el correo electrónico dispuesto en los pliegos. e) Toda pregunta escrita y sometida a la consideración de la División de Compras será contestada en un término establecido para ello. Tanto la pregunta como la contestación se ofrecerá a los demás licitadores para su beneficio y para añadir transparencia al proceso. f) Las personas que participen de la reunión pre-subasta firmarán el registro de asistencia. En el caso de licitadores potenciales, deberán identificar a la persona natural o jurídica que representan. DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento O Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 56 de 145 g) El Comprador asignado a dicha subasta preparará una minuta de la reunión pre-subasta la cual incluirá, como mínimo, lo siguiente: (i) una lista con los nombres de las personas participantes y las personas naturales 0 jurídicas que representan, de ser aplicable; (ii) los asuntos discutidos, las aclaraciones y los acuerdos tornados en la reunión, y; (iii) la fecha, la hora y el lugar en que se celebró la reunión. h) El Comprador asignado a la subasta enviará copia de la minuta por correo electrónico a los licitadores potenciales que participaron de la reunión al menos dos (2) días laborables antes del Acto de Apertura. El original de la minuta se incluirá en el expediente oficial de la subasta. i) Cualquier oferta verbal 0 escrita presentada por los licitadores en el proceso de pre-subasta se entenderá por no presentada, no figurará en los archivos y no se tomará en consideración al momento de adjudicar. j) Cuando se establezca en el pliego que la presencia de los licitadores a las reuniones presubasta es compulsoria, la incomparecencia de un licitador será razón suficiente para su descalificación.