INVITACIÓN A SUBASTA FORMAL; CONVOCATORIA

a) La División de Compras preparará la Invitación a Subasta Formal y el (los) pliego(s) relacionado(s) en un plazo no mayor de diez (10) días laborables luego de la presentación de la solicitud debidamente cumplimentada por parte de la entidad requirente. La División de Compras someterá la Invitación y el(los) pliego(s) relacionado(s) ante el Director de Compras para su revisión y aprobación. b) El Director de Compras deberá revisar la Invitación a Subasta Formal y el(los) pliego(s) relacionado(s) en un plazo no mayor de cinco (5) días laborables a partir de la fecha en que le fueron presentados para la correspondiente evaluación. Luego, la División de Compras deberá presentar ante la Junta de Subastas la Invitación y el (los) pliegos relacionados, para su revisión y autorización. c) La Junta de Subastas revisará la Invitación a Subasta Formal y el(los) pliego(s) relacionado(s) dentro de un plazo no mayor a cinco (5) días laborables, luego de haber sido presentados ante ésta por la División de Compras. d) La convocatoria se hará en un término no mayor de cinco (5) días laborables luego que el pliego de la subasta esté preparado, haya sido revisado por el Director de Compras y haya sido autorizado por la Junta de Subastas. e) La secretaria de la Junta de Subastas enviará la Invitación a Subasta Formal a todos los licitadores inscritos en el RUL bajo la categoría correspondiente al bien O servicio que se pretende adquirir, por lo menos veintiún (21) días antes de la fecha límite para presentar DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento 0 Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 76 de 145 ofertas. No obstante, dicho período podrá reducirse, pero nunca a un término menor de diez (10) días, si ocurrieran circunstancias inusuales y el Presidente considerare que ello sirve los mejores intereses de la AMA. Cuando el Presidente considere que el término deba ser menor de veintiún (21) días, deberá justificarlo por escrito señalando las razones para ello. Dicha justificación obrará en el expediente. Cuando la subasta incluya participación federal, la invitación será enviada en el término dispuesto por la entidad federal concernida. Además, se publicará la Invitación a Subasta Formal en el RUS. En el expediente de la subasta se mantendrá evidencia del envío de las invitaciones a Subasta Formal en el RUL, de la invitación a Subasta Formal publicada en el RUS. La fecha oficial de la Invitación a Subasta Formal será la fecha en que se envió dicha invitación a través del RUS. f) La Invitación a Subasta Formal se remitirá a todos los licitadores registrados en el RUL bajo la categoría correspondiente al bien 0 servicio que se pretende adquirir, mediante correo electrónico, a la dirección provista en el RUL. La falta de notificación a un licitador del RUL será causa suficiente para la cancelación de la subasta, siempre y cuando no se haya celebrado el Acto de Apertura. g) Cuando el número de licitadores registrados en el RUL bajo la categoría Correspondiente al bien 0 servicio que se pretende adquirir sea menor de tres (3), la División de Compras realizará las gestiones necesarias para identificar los suplidores o proveedores no registrados en el RUL que proveen el bien o servicio necesario, para alcanzar un mínimo de tres (3) licitadores, suplidores o proveedores a los cuales enviar invitación para la Subasta Formal. En la invitación a los suplidores O proveedores identificados no registrados en el RUL se les advertirá que su oferta será considerada sólo si somete todos los documentos requeridos ante el RUL, dentro de un término de cinco (5) días laborables, según dispuesto en la Secc. 4.3.9. Si el Comprador asignado al trámite de subasta sólo identifica un máximo de dos (2) licitadores, suplidores 0 proveedores lo certificará por escrito y la Junta de Subastas procederá a realizar la Subasta Formal. h) La Junta de Subastas podrá celebrar subastas formales exclusivas para grupos preferenciales, en aras de cumplir con lo establecido en las Leyes de Preferencia.