REUNIONES CON PROPONENTES CUYAS OFERTAS 0 PROPUESTAS

ESTÁN DENTRO DE LOS MÁRGENES DE SELECCIÓN ESTABLECIDOS Si la División de Compras 0 la Junta de Subastas han decidido sostener discusiones y negociaciones, éstas se conducirán siguiendo los procedimientos que se indican a continuación: a) Ninguna declaración hecha, ni acción tomada por la División de Compras, la Junta de Subastas 0 un Comité Evaluador Técnico durante dichas discusiones y negociaciones, obligará a la Autoridad de ningún modo. b) Cada licitador cuyas ofertas 0 propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego, será invitado a que asista a una 0 varias reuniones en privado con la División de Compras, con la Junta de Subastas o el Comité de Evaluación Técnico para discutir cualquier faceta de su propuesta y contestar cualquier pregunta específica provista en dicha invitación. i. El contenido y la extensión de las discusiones entre la División de Compras, la Junta de Subastas 0 el Comité Evaluador Técnico y cada licitador lo determinará la División de Compras, la Junta de Subastas 0 el Comité Evaluador Técnico basados en hechos y circunstancias particulares de cada propuesta. ii. El propósito de cada reunión será clarificar y asegurar el entendimiento de los requisitos del contrato; mejorar los aspectos técnicos de la propuesta en un esfuerzo que las lleve a cumplir con las especificaciones y requisitos de rendimiento y/o reducir el precio; discutir los datos que avalen el precio y los detalles pertinentes a cada propuesta que pueda mejorar ésta. c) A los licitadores cuyas ofertas O propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego se les otorgará un trato justo e igual en cuanto a la oportunidad de discutir y revisar las propuestas. Sin embargo, como la información que se trata en dichas reuniones podrá variar en relación con cada proponente, las revisiones 0 discusiones estarán basadas en hechos y circunstancias particulares de cada propuesta. d) La División de Compras O la Junta de Subastas con la ayuda del Comité Evaluador Técnico, podrá: i) Establecer los métodos e itinerarios para llevar a cabo las discusiones y controlar las mismas; ii) Orientar al licitador sobre deficiencias en su propuesta para que tenga la oportunidad de satisfacer los requisitos; iii) Intentar aclarar cualquier incertidumbre relacionada con la propuesta, y de otra forma refinar los términos y condiciones de la misma; iv) Corregir cualquier error que se entienda pueda existir, trayéndolos a la atención DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento 0 Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 116 de 145 del licitador, tan pronto como sea posible, sin publicar información relacionada con otras propuestas, o con el proceso de evaluación; v) Proveerle al licitador una oportunidad razonable para que someta cualquier modificación sobre precio O costo, técnica O de cualquier otra índole a su propuesta que pueda resultar de las discusiones; y, vi) Mantener un registro de la fecha, hora, lugar y propósito de las discusiones y de las personas que asistan a las mismas. e) Luego de cada entrevista 0 reunión con cualquier licitador, el Comité Evaluador Técnico redactará una minuta que incluirá todos los elementos importantes de la entrevista O reunión. La minuta formará parte del expediente del proceso. f) El licitador pondrá por escrito cualquier clarificación verbal sustantiva a una propuesta. g) Las discusiones y negociaciones se podrán llevar a cabo en todo o en parte a través de comunicaciones por escrito sin reuniones personales ni entrevistas, a discreción de la División de Compras, la Junta de Subastas O el Comité Evaluador Técnico. También podrán llevarse a cabo por medio de cualquier plataforma electrónica. h) No se requerirán discusiones orales o escritas en aquellos casos en que se determine, a base de la existencia de una competencia completa y abierta, 0 a base de experiencia previa en torno al costo del producto 0 servicio, que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable resultará en el mejor valor para e la Autoridad, siempre que en el pliego de la Solicitud de Propuestas o Solicitud de Propuestas Selladas se haya notificado a todos los licitadores sobre la posibilidad de que el contrato se adjudicara sin discusiones. i) De llevarse a cabo discusiones y negociaciones, la División de Compras O la Junta de Subastas podrá solicitar a los licitadores cuyas ofertas o propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego, que sometan enmiendas a las Propuestas ("Best and Final Offer" O "BAFO") que respondan a las discusiones y negociaciones que se realicen. j) La División de Compras, la Junta de Subastas o el Comité Evaluador Técnico mantendrá confidencial todas las discusiones y negociaciones. Ninguna información que tenga que ver con las propuestas O sus evaluaciones se discutirán con nadie que no sea el licitador que las sometió antes del otorgamiento del contrato. DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento 0 Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 117 de 145