CONDICIONES ESPECIALES PARA LAS COMPRAS EXCEPCIONALES

a) Todas las Compras Excepcionales deberán ser justificadas mediante escrito explicativo por la Unidad Requirente en el formulario que para esos fines establezca la AMA. Dicho escrito será preparado por la División de Compras y deberá contener los fundamentos que justifican el trámite de compra excepcional (justificación). Además, en dicha justificación se deberá certificar que las circunstancias expresadas no se tratan de un subterfugio para evadir el trámite ordinario de adquisición. Dicha justificación deberá contar con la firma del director o encargado de la División de Compras de la agenda peticionaria y con la firma de la Autoridad Nominadora de la Unidad Requirente b) Toda compra excepcional realizada conforme lo dispuesto en el inciso (e) de la Secc. 5.1.3 que antecede, deberá exponer de forma detallada la naturaleza de la situación administrativa, qué ocasionó la emergencia y el daño ocasionado 0 de ocurrencia inminente. Dicha justificación deberá contar con la firma del director 0 encargado de la División de Compras peticionaria y con la firma de la Autoridad. Previo a la autorización de dicho método de compra, la AMA deberá corroborar mediante inspección u otros mecanismos el hecho de la emergencia ocurrida en la agencia. c) Toda compra excepcional realizada conforme lo dispuesto en el inciso (f) del Artículo 5.1.3 que antecede, se deberá llevar a cabo bajo el siguiente procedimiento: i. Todas las compras que realice la AMA durante una emergencia O desastre que haya sido decretado mediante orden ejecutiva (estatal 0 federal) se harán a través de la Autoridad y a tenor con las disposiciones de la Ley Núm. 73-2019, según enmendada, y los reglamentos que en su virtud se emitan. ii. Toda Entidad Gubernamental, tal como la AMA, deberán designar y autorizar personal para fungir como enlace con el Centro de Operaciones de Emergencia Estatal ("COE") del NMEAD. Este personal deberá contar con acceso al sistema WEBEOC, que deberá ser solicitado. iii. La persona que fuere designada como enlace de AMA debe estar y mantenerse en constante comunicación con el comprador autorizado (delegado y subdelegado del comprador), así como con el personal del departamento de finanzas. Comprador autorizado se refiere a aquellos con nombramiento vigente otorgado por la Autoridad. iv. El oficial enlace debe documentar y justificar la compra requiriendo toda la información del comprador (delegado y subdelegado del comprador). Al justificar DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento 0 Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 128 de 145 información del comprador (delegado y subdelegado del comprador). Al justificar la compra, el oficial enlace debe incluir e indicar el nombre del Comprador, la información de contacto, incluido el número de teléfono, y la justificación de la compra. El Comprador autorizado completará el formulario ASG-566, en original, con todas las firmas originales. Esta servirá como orden de compra, "conduce", recibo de entrega y factura del proveedor si está debidamente cumplimentado y finalmente aprobado. En el caso de la AMA, los procesos de compras de emergencia deberán cumplir con los procedimientos internos establecidos para este fin, además de la presentación del formulario ASG-566. El Presidente de la entidad gubernamental 0 su representante autorizado aprobará las órdenes de compra emitidas por el Comprador mediante su firma después de que el Agente Comprador verifique que los bienes 0 servicios allí descritos que serán adquiridos no se encuentran disponibles. Las órdenes de compra deben estar firmadas por un Comprador debidamente autorizado 0 designado. En ausencia de Compradores debidamente autorizados, la Autoridad Nominadora deberá proporcionar a la Autoridad el nombre y cargo de los compradores designados durante la emergencia. La orden de compra se levantará ante los contratos previamente establecidos por la Entidad mediante contratos de emergencia otorgados por la Autoridad. Si no hay contratos preestablecidos, la entidad gubernamental presentará el Formulario ASG 565 para revisión y aprobación por parte del personal de ASG. El Comprador preparará un archivo separado que contendrá las órdenes de compra de acuerdo con el Plan Operativo de Incidentes catastróficos en Puerto Rico, y cualquier otro documento relacionado con la compra, incluyendo, pero no limitado a cotizaciones, comunicaciones, acuerdos y una copia del Formulario ASG-565. El Comprador se asegurará de enumerar, con números consecutivos, cada orden de compra emitida durante la emergencia y mantendrá un registro de estas. El Comprador anotará "Orden de Compra bajo el Procedimiento Especial del Plan Nacional de Emergencias" en el formulario correspondiente 0 el número de control proporcionado por el COE en el formulario correspondiente para las DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento O Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 129 de 145 entidades exentas. Una vez se hayan recibido los bienes o servicios, una persona designada por la entidad gubernamental deberá firmar el recibo provisto, "Orden de compra" O el formulario correspondiente requerido, certificando que los bienes 0 servicios han sido recibidos, como descrito y detallado en la orden de compra. Cualquier problema relacionado con la entrega o la recepción de los bienes o servicios debe informarse al Comprador y registrarse en el archivo de compra. Estos archivos deben estar listos para auditoria por cada evento de emergencia en particular. Todas las comunicaciones deben realizarse en los sistemas de información de la agencia. Las comunicaciones en dispositivos personales están estrictamente prohibidas, excepto en situaciones de emergencia, pero dicha comunicación debe conservarse y transferirse a un archivo permanente en los libros y registros de la agencia dentro y no más tardar de los cinco (5) días hábiles desde la fecha en que fue realizada dicha comunicación. La misma debe estar fácilmente disponible para auditorias futuras, por cada evento de emergencia en particular. V. Todas las solicitudes de compras relacionadas con emergencias deben enviarse a través del sistema WEBEOC, que debe ir acompañado de la siguiente documentación: Una declaración que acredite que la entidad gubernamental ha cumplido con las disposiciones de Oficina de Gerencia y Presupuesto (en adelante "OGP") para la aprobación de fondos; Orden de compra; El contrato actual 0 el acuerdo de emergencia, sino formará parte de los proporcionados por ASG; Cotización con todas las especificaciones del producto, incluyendo la disponibilidad y La fecha de entrega; Cualquier otra documentación que pueda ser necesaria O requerida. d) Una vez que el COE recibe la solicitud, personal especializado y autorizado (como los coordinadores de manejo de emergencias en la Autoridad) evaluarán y documentarán la determinación correspondiente en el mismo formulario. El personal designado y DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento 0 Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 130 de 145 autorizado será designado por NMEAD. e) Luego de ser aprobado por las entidades correspondientes provistas por el Comandante de Incidente ("Incident Commander"), el personal de la Autoridad revisará y confirmará que el Formulario establecido para atender este asunto, contiene toda la documentación requerida. El Presidente Auxiliar de Adquisiciones de ASG evaluará y recomendará la adquisición indicando que la solicitud de compra y los procedimientos cumplen con los requisitos aplicables. El Oficial de Licitación en ASG 0 su representante, autorizará la adquisición. Finalmente, el personal de ASG correspondiente designado al COE asignará un número de control. f) Una vez asignado el número de control, se referirá al personal designado por OGP. OGP no evaluará ninguna orden de compra que no tenga asignado el número de control. g) La evaluación de cada Formulario debe llevarse a cabo en un periodo no mayor de veinticuatro (24) horas, salvo justa causa, si la petición está acorde con la declaración de emergencia. h) Las entidades gubernamentales y las entidades exentas seguirán las pautas de adquisiciones de emergencia recomendadas que establezca la Autoridad. i) Los pagos no se realizarán previo a la recepción y/o recibo de los bienes O servicios solicitados. j) Las prácticas competitivas y las cotizaciones múltiples deben mantenerse en la medida de lo posible. Por lo tanto, la División de Compras debe proporcionar una explicación que sea convincente para no intentar adquirir cotizaciones de precios múltiples (o el uso de contratos distintos a los existentes). k) La adquisición tiene que realizarse de conformidad con los requisitos federales aplicables. 1) El Presidente deberá presentar a la ASG, con copia al Gobernador y a la Junta de Supervisión y Autoridad Financiera, una certificación mensual que confirme que la agencia correspondiente cumplió con las normas y regulaciones establecidas sobre adquisiciones. m) Cualquier propuesta de contrato de compra de emergencia u orden de compra, O una serie de contratos relacionados, incluidas las enmiendas, modificaciones 0 extensiones, con un DEPARTAMENTO DE TRANSPORTACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS AUTORIDAD METROPOLITANA DE AUTOBUSES Título del Reglamento o Procedimiento: REGLAMENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES, OBRAS DE CONSTRUCCIÓN Y SERVICIOS NO PROFESIONALES Página 131 de 145 valor agregado total de $10 millones 0 más, debe presentarse para su aprobación antes de su ejecución, ante la Junta de Supervisión y Autoridad Financiera (la "Junta de Supervisión Fiscal"), según lo requiere la Ley PROMESA y su Política de Revisión de Contratos. Todos los demás contratos de compra de emergencia u órdenes de compra deben enviarse a la Junta de Supervisión inmediatamente después de su ejecución. n) La Autoridad enviará a la Puerto Rico Innovation & Technology Service ("PRITS") un informe de las compras con el número de control asignado, el cual contendrá: i) número de orden, ii) bienes 0 servicios a ser adquiridos, iii) proveedor de bienes o servicios, iv) costo de bienes 0 servicios y, v) entidad gubernamental requirente. PRITS deberá publicar en un término no mayor de cinco (5) días luego de haber recibido la información. o) En toda compra excepcional, el Director de Compras evaluará la excepción aplicable a la compra en particular y hará su recomendación, favorable O no, al Presidente quien autorizará 0 no la compra excepcional. p) No se podrán levantar contratos a término mediante el trámite de compra excepcional. Solo se podrá levantar la orden de compra 0 servicio correspondiente a dicha compra excepcional. Como excepción, se podrán levantar contratos a término para Compras Excepcionales, mediante autorización expresa del Presidente, por un término máximo de seis (6) meses. También se podrán levantar contratos a un término máximo de un (1) año en caso de Compras Excepcionales de emergencia, por motivo de la declaración de emergencia 0 desastre por parte del Gobernador.