SOLICITUD DE PROPUESTAS

La compra de bienes, materiales o servicios no profesionales cuyo monto sea igual o exceda la cantidad de $100,000.00 por partida, o si el consumo anual puede determinarse de antemano y es igual o excede la cantidad $100,000.00, se podrá realizar mediante el procedimiento de Solicitud de Propuestas en las circunstancias establecidas en este artículo. 52 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO A. Se podrá utilizar el procedimiento de Solicitud de Propuestas cuando ocurra alguna de las siguientes circunstancias: 1. cuando los bienes, materiales o servicios no profesionales a adquirirse sean altamente sofisticados, especializados, técnicos o complejos; 2. cuando existan escasos suplidores cualificados, o; 3. cuando la Junta de Subastas determine que la negociación con licitadores resulta en mayores beneficios para el CCCUPR. B. El procedimiento de Solicitud de Propuestas podrá incluir un requerimiento de información (RFI) a suplidores o proveedores de servicio, a discreción de la Junta de Subastas, pero dicho requerimiento de información no obligará de modo alguno al CCCUPR a tramitar una Solicitud de Propuestas. Un requerimiento de información podrá realizarse de modo independiente para obtener información acerca de potenciales suplidores o proveedores de servicio y poder compararlos entre sí. Según se estime conveniente, se podrá emitir una invitación conjunta de requerimiento de información y de requerimiento de propuestas o se podrán emitir invitaciones por separado. C. En aquellos casos en los cuales se requieren de unas destrezas específicas, se podrá 53 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO realizar un proceso de precalificación de Licitadores conforme se dispone a continuación: 1. Se emitirá un Aviso de Solicitud de Cualificaciones (Request for Qualifications o RFQ por sus siglas en inglés) a través de cualquiera de los medios de comunicación disponibles, sea esta prensa, internet o cualquier otro, a través del cual pueda convocarse al mayor número de Licitadores posibles. 2. Los Licitadores someterán los documentos requeridos por la Solicitud de Cualificaciones para la evaluación de la Junta de Subastas. 3. Completado el proceso de Cualificación, la Junta de Subastas enviará a los Licitadores cualificados una invitación para presentar propuesta relacionada a los equipos o servicios para los cuales se llevó a cabo la Solicitud de Cualificación. D. La Invitación de Solicitud de Propuestas podrá publicarse a través de prensa, por internet o cualquier otro, a través del cual pueda convocarse al mayor número de Licitadores posibles. La publicación de la Invitación de Solicitud de Propuestas debe realizarse al menos diez (10) días calendario antes de la fecha límite para presentar las propuestas. La Invitación debe incluir la siguiente información: 1. Nombre del CCCUPR. 54 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO 2. Número de la Solicitud de Propuestas y propósito de ésta. 3. Disponibilidad de los documentos para presentar propuestas con instrucciones de dónde y cómo obtener copia de los pliegos de la Solicitud de Propuestas. 4. Fecha, hora y lugar en la que se recibirán las propuestas. 5. Fecha, hora y lugar en la que se abrirán las propuestas. 6. Si se ha determinado realizar reunión pre-propuesta, se indicará fecha, hora y lugar, expresándose si la asistencia es compulsoria. 7. Se indicará si la propuesta deberá ser presentada acompañada de una fianza de licitación ("Bid Bond") equivalente al porciento determinado en este Reglamento. 8. Y cualquier otra información que el CCCUPR considere relevante deba ser incluida. E. La Junta de Subasta podrá enmendar cualquier Invitación de Solicitud de Propuestas o pliego de Solicitud de Propuestas, previo a la fecha y hora establecida para recibir las propuestas, cuando ello sirva los mejores intereses del CCCUPR. La Junta de Subastas podrá variar la fecha, hora o lugar establecido para la apertura de las propuestas mediante notificación a todos los Licitadores. F. La Junta de Subastas podrá cancelar o enmendar el proceso de Solicitud de Propuestas, antes o después de haberse celebrado el acto de apertura, siempre y cuando no se haya formalizado un contrato o se haya emitido una orden de compra, si la cancelación del 55 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO proceso redunda en el mejor interés del CCCUPR. G. Los pliegos de la Solicitud de Propuestas deberán incluir lo siguiente: 1. Especificaciones completas y descripciones claras y detalladas de los suministros y servicios no profesionales que se desean adquirir. 2. Criterios de evaluación y selección de las propuestas. 3. Términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos, cuando éstos sean esenciales para efectos de la adjudicación. 4. Fecha, hora y lugar en que se abrirán propuestas. 5. Instrucciones específicas, respecto a la forma en que habrán de someterse las propuestas, así como los términos y condiciones que regirán la transacción. Dichos términos y condiciones, junto con las especificaciones, constituirán la base del Contrato u Orden de Compra. 6. Notificación a los Licitadores de que copias de los documentos relacionados estarán disponibles en el CCCUPR en aquellas circunstancias en que no estén en los pliegos 56 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO todas las especificaciones de los bienes, materiales o servicios no profesionales que se interesan adquirir. 7. Instrucciones sobre el método, forma y tiempo que tienen los Licitadores para solicitar aclaraciones o interpretaciones de cualquier requisito contenido en el pliego de la Solicitud de Propuestas, especificando que toda solicitud y contestación deberá realizarse por escrito, excepto aquellas solicitudes que se realicen en una reunion pre propuesta. 8. La advertencia de que el CCCUPR podrá enmendar cualquier pliego hasta dos (2) días laborables antes de la fecha límite para recibir las propuestas cuando la enmienda implique cambios o solicitudes adicionales que se deben incluir en la propuesta o en cualquier momento antes del acto de apertura cuando la enmienda no afecte la presentación de las propuestas. 9. La advertencia de que el CCCUPR podrá cancelar o enmendar el proceso de Solicitud de Propuestas, antes o después de haberse celebrado el acto de apertura, siempre y cuando no se haya formalizado un contrato o se haya emitido una orden de compra, si la cancelación del proceso redunda en el mejor interés del CCCUPR. 10. Las advertencias que sean necesarias sobre la utilización de la negociación 57 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO individual respecto a los términos, condiciones, calidad, solución o precios, o combinación de factores, para obtener lo más ventajoso para el CCCUPR; el hecho de que el precio no será necesariamente el factor de mayor peso en la adjudicación; y la posibilidad de que la adjudicación pueda hacerse sin negociación. 11. La advertencia de que la notificación de la adjudicación de la propuesta no constituirá el acuerdo formal entre las partes y que será necesario que se suscriba el contrato correspondiente o que el CCCUPR emita una orden de compra suscrita por un representante autorizado. 12. Aquellos casos sujetos a condiciones o restricciones especiales deberán contener una nota a esos efectos, señalando claramente la condición, de manera que permita la tramitación y evaluación adecuada de la propuesta. Por ejemplo, si será necesario presentar una muestra del producto para evaluación y como se dispondrá de la muestra una vez se realice la prueba de éste. 13. En los casos que se requiera de los Licitadores que sometan alguna certificación o documentos especiales como parte de su propuesta, se establecerán los términos básicos del requerimiento mediante cláusula al efecto. 14. Cuando la propuesta requiera la instalación de equipo, deberá incluirse en las 58 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO especificaciones una cláusula al efecto de que la labor a realizarse deberá cumplir con los reglamentos vigentes y normas comunes de la ingeniería y seguridad. 15. Se consignarán los tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables, cumpliendo en todo momento con todas las leyes federales y estatales aplicables, así como el término menor de tiempo que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago. 16. Las referencias a marcas específicas de artículos se harán únicamente como guía o índice para ayudar al Licitador a determinar la clase y tipo de artículos que se interesa obtener. En estos casos, los Licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en la invitación. Podrá cursarse invitación para la adquisición de marcas especificas cuando se pueda justificar por la experiencia obtenida o por alguna otra razón que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades del CCCUPR. Como parte del expediente de compra, se incluirá un informe donde se expliquen las razones. 17. Se podrá solicitar cotizaciones por el monto total de la compra de un grupo de renglones de una misma rama de comercio, cuando se considere que ello conviene a los mejores intereses del CCCUPR, pero no se incluirán especificaciones restrictivas que en forma alguna puedan limitar la competencia. 59 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO 18. Se podrán solicitar propuestas con el objetivo de otorgar contratos maestros multianuales. 19. El tiempo fijado para la entrega de los artículos o servicios será razonable, en armonía con las facilidades de que disponga el comercio local, siempre que esto no conflija con las necesidades del CCCUPR. 20. Cuando las circunstancias lo ameriten, se requerirá una fianza de ejecución de los servicios solicitados y se hará constar dicho requerimiento en la invitación. Esta fianza se requerirá al Licitador al cual se le adjudique la propuesta. Dicha fianza deberá emitirse por el monto total del valor adjudicado o según establezca la Junta de Subastas. 21. El CCCUPR hará un descuento al momento de tramitar el pago por cada día consecutivo de retraso al Licitador a quien se le adjudique el contrato de compra o parte de este en un procedimiento de conformidad con los términos de entrega, especificaciones y demás condiciones y no se haya realizado dentro del término convenido, según sea establecido en el pliego de Solicitud de Propuestas o el Contrato con el Licitador agraciado. Dicha cantidad será establecida a base de la premura que tengan los productos o servicios para el CCCUPR, la disponibilidad 60 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO de estos en el mercado, los gastos y contratiempos que el retraso pueda ocasionar al CCCUPR y a cualquier otro factor que se estime pertinente. Igualmente, la fianza que garantiza la ejecución del contrato responderá por el pago de daños y perjuicios. La suma a pagar por retraso en la entrega de la mercancía en ninguna forma representa una penalidad, y sí daños y perjuicios convenidos entre ambas partes, para compensar al CCCUPR de gastos adicionales y otros contratiempos ocasionados. 22. En todo pliego de Solicitud de Propuestas se especificarán los términos para impugnación de la adjudicación. 23. Cualquier otro criterio adicional que el CCCUPR considere necesario incluir en el pliego de Solicitud de Propuestas. H. Las propuestas selladas serán aceptadas por el Secretario de la Junta de Subastas desde la fecha de envío de las invitaciones hasta la fecha y hora límites establecidas en la invitación o pliegos de la Solicitud de Propuestas. Las propuestas se podrán recibir por correo electrónico o entrega personal al CCCUPR, conforme se establezca en la invitación o pliego correspondiente. Las propuestas deberán estar refrendadas (firmadas o iniciadas) por el representante autorizado del Licitador. El Licitador deberá someter evidencia documentando la autoridad del representante que firma la propuesta. 61 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO I. De ser requerido en la invitación o pliego de la Solicitud de Propuestas, todo Licitador someterá evidencia de haber adquirido una fianza provisional equivalente al diez por ciento (10%) del total de la propuesta, como garantía de que habrá de mantener su oferta durante todo el proceso. Esta deberá ser prestada por una compañía reconocida por el Comisionado de Seguros de Puerto Rico, a favor del CCCUPR. Las fianzas en cheque certificado o giro postal deberán hacerse a nombre del CCCUPR. No se aceptarán fianzas en efectivo. Completado el término del proceso y una vez adjudicada o cancelada la misma, los Licitadores podrán solicitar la devolución de las fianzas prestadas para el proceso y podrán ser recogidas en el CCCUPR o se enviarán por correo postal. J. Los sobres sellados de las propuestas radicadas por los Licitadores se marcarán con el reloj ponchador oficial del CCCUPR indicando la fecha y hora en que se recibieron. Si la propuesta es enviada mediante correo electrónico, el cual incluye como anejo la oferta, se identificarán con el nombre, dirección, número de teléfono del Licitador y el número de la Solicitud de Propuestas. Toda oferta radicada será custodiada por la Junta de Subastas o su representante autorizado hasta la fecha y hora fijadas para su apertura. No se aceptará oferta alguna que se reciba después de la apertura de las propuestas recibidas. Los sobres no se abrirán, en ninguna circunstancia, hasta la fecha y hora fijadas para la apertura. De ocurrir algún evento natural o circunstancia especial que 62 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO ocasione el cierre de las oficinas del CCCUPR e impida el recibo de propuestas de manera personal en la fecha límite dispuesta para ello, las propuestas se entregarán en el día en que el CCCUPR reanude funciones, la hora dispuesta originalmente, o cualquier otra que oportunamente se notifique. K. La Junta de Subastas evaluará las propuestas a la luz de los criterios de evaluación establecidos en el pliego correspondiente. La Junta de Subastas podrá designar un comité evaluador para que revise y analice las propuestas y recomiende la selección de una o más de las propuestas que mejor sirvan los intereses del CCCUPR. L. La Junta de Subastas y el comité evaluador, si es autorizado por la Junta de Subastas, podrá sostener discusiones y negociar con los Licitadores siguiendo los procedimientos que se indican a continuación: 1. Ninguna declaración hecha, ni acción tomada por la Junta de Subastas o el comité evaluador durante dichas discusiones y negociaciones, obligará al CCCUPR de ningún modo. 2. La Junta de Subastas o el comité evaluador podrá invitar a los Licitadores a una o varias reuniones o entrevistas en privado. El propósito de cada reunion 0 entrevista será clarificar y asegurar el entendimiento de los requisitos del contrato; mejorar 63 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO los aspectos técnicos de la propuesta en un esfuerzo que las lleve a cumplir con las especificaciones y requisitos de rendimiento y/o reducir el precio; orientar al Licitador sobre deficiencias en su propuesta para que tenga oportunidad de satisfacer los requisitos; intentar aclarar cualquier incertidumbre que se entienda pueda existir sin revelar información relacionada con otras propuestas o el proceso de evaluación; discutir los datos que avalen el precio y los detalles pertinentes a cada propuesta que pueda mejorar ésta. 3. Las discusiones o negociaciones se podrán llevar a cabo en todo o en parte a través de comunicaciones escritas sin reuniones personales o entrevistas, a discreción de la Junta de Subastas o el comité evaluador. Tambien podrán llevarse a cabo por medio de cualquier plataforma electrónica. 4. A los Licitadores cuyas propuestas cumplan con las disposiciones establecidas en el pliego se les otorgará un trato justo e igual en cuando a la oportunidad de discutir y revisar las propuestas. Sin embargo, como la información que se trata en dichas reuniones podrá variar en relación con cada Licitador, las revisiones o discusiones estarán basadas en hechos y circunstancias particulares de cada propuesta. 5. La Junta de Subastas o el comité evaluador podrá proveer a los Licitadores una oportunidad razonable para que sometan cualquier modificación sobre precio o 64 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO costo, técnica o de cualquier otra índole a su propuesta. 6. El Licitador pondrá por escrito cualquier clarificación verbal sustantiva a una propuesta. 7. No se requerirán discusiones orales o escritas en aquellos casos en que se determine, a base de la existencia de una competencia completa y abierta, o a base de experiencia previa en torno al costo del producto o servicio, que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable resultará en el mejor valor para el CCCUPR, siempre que en el pliego de la Solicitud de Propuesta se haya notificado a todos los Licitadores sobre la posibilidad de que el contrato se adjudicará sin discusiones. 8. La Junta de Subastas o el comité evaluador podrán solicitar a los Licitadores que sometan enmiendas a las Propuestas ("Best and final offer") que respondan a las discusiones y negociaciones que se realicen. 9. La Junta de Subastas y el comité evaluador mantendrán confidencial todas las discusiones y negociaciones. Ninguna información relacionada con las propuestas o evaluaciones se discutirá con nadie que no sea el Licitador que las sometió antes del otorgamiento del Contrato. 65 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO M. La Junta de Subastas podrá cancelar el pliego de Solicitud de Propuestas cuando resulte en el mejor interés del CCCUPR. N. La Junta de Subastas, con la aprobación del Director Ejecutivo, adjudicará la "buena pro" al Licitador responsivo cuya propuesta represente el mejor valor para el CCCUPR conforme los criterios evaluación establecidos en el pliego correspondiente. O. La Junta de Subastas enviará la determinación final sobre la adjudicación mediante correo federal o correo electrónico a todos los Licitadores que participaron del proceso. P. La parte adversamente afectada por la invitación a Solicitud de Propuestas o su adjudicación podrá impugnar la misma ante el Director Ejecutivo del CCCUPR. Para ello cumplirá con el procedimiento establecido en el Artículo 9(H) de este Reglamento. Q. En los casos no previstos en lo dispuesto en este Artículo la Junta de Subastas o el comité evaluador podrá seguir por analogía y como guía el procedimiento de subasta formal.