PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

A. La Oficina de Compras tendrá la responsabilidad de orientar, agilizar y viabilizar las adquisiciones de los bienes y/o servicios no profesionales que les sean requeridos por los solicitantes, utilizando los métodos de adquisiciones, según dispone este Reglamento. La Oficina de Compras no tendrá responsabilidad sobre la adquisición de servicios profesionales, los cuales se atenderán conforme establezca el Director Ejecutivo o su representante autorizado. B. Todo funcionario de la Oficina de Compras autorizado a solicitar o aprobar la adquisición de equipo, materiales y servicios no profesionales, se guiará por criterios de necesidad, utilidad y austeridad. C. Solamente se aprobará la adquisición de equipo, materiales o servicios no profesionales que sean estrictamente necesarios para realizar las actividades para la cual han de adquirirse. 10 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO D. Los empleados del CCCUPR no podrán aceptar atenciones especiales, regalías, prestar dinero a, o tomar dinero de, firma comercial o individuo alguno que provea servicios o suministros al CCCUPR. E. Funciones del Gerente de Compras 1. Desarrollar e implantar las normas y procedimientos administrativos para las compras, recibo y entrega de la propiedad mueble, según corresponda. 2. Colaborar con la Junta de Subastas, en el análisis para la adquisición de equipos, materiales y servicios no profesionales, de acuerdo con la calidad, precio, especificaciones, términos de pago, entrega, garantía y otras consideraciones de las ofertas radicadas por los suplidores. 3. Emitir la orden de compra para la adquisición de los materiales, bienes, equipos o servicios no profesionales luego de llevarse a cabo el proceso de adquisición correspondiente conforme dispone este Reglamento. 4. Cualquier otra función que indique este Reglamento. F. Funciones de los Compradores 11 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO 1. Gestionar en el mercado, la compra de equipo, materiales, servicios, piezas y otros suministros de la mejor calidad, el mejor precio y las mejores condiciones de entrega, conforme a la reglamentación y leyes vigentes. 2. Recomendar la compra de la mercancía más conveniente, tomando en consideración la calidad, uso, procedencia y costo de esta. 3. Mantener en conjunto con el Departamento de Cuentas por Pagar, o según establezca el Director Ejecutivo, un expediente por año fiscal, para cada suplidor, que contenga las órdenes de compra y todo documento generado en este proceso, ya sea de manera física o electrónica. 4. Cualquiera otra función que indique este Reglamento. G. Gestión de Adquisición: 1. La gestión de adquisición se iniciará cuando el Solicitante interesado en realizar la misma, completa una Requisición, a través del sistema físico o electrónico establecido para este propósito y remite, de igual forma, a la Oficina de Compras. 12 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO 2. El Solicitante será responsable de proveer y documentar a la Oficina de Compras, los datos técnicos, condiciones especiales y toda otra información necesaria que deberá incluirse en los pliegos de subasta, solicitud de propuesta u órdenes de compra de los bienes y/o servicios no personales cuya adquisición solicita. La solicitud de precios será uniforme para todos los participantes. Incluirá la descripción del artículo con todas sus particularidades, precio por unidad, marca, si aplica; entre otros. El Solicitante proveerá la información por escrito mediante los medios establecidos para este propósito. 3. El Solicitante deberá cerciorarse de contar con los fondos necesarios en las partidas presupuestarias correspondientes de la unidad institucional. Los costos por incurrirse en transportar equipo o materiales adquiridos desde el punto de entrega hasta el CCCUPR, o por instalación cuando aplica, se incluirán como parte del precio. La Requisición a esos efectos deberá incluir un precio total estimado e identificar la cuenta(s) S que se utilizará(n) para realizar el pago y la aprobación del Departamento de Finanzas. Si las cotizaciones que se recibieran exceden el precio total estimado, la Oficina de Compras deberá informarlo al Solicitante, con la debida justificación para que el Solicitante obtenga aprobación del presupuesto adicional y notifique a la Oficina de Compras de forma escrita para proceder con la compra. Dicha autorización podrá solicitarse y concederse por medios electrónicos (facsímile o correo electrónico). 13 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO 4. En el caso de Compras Excepcionales, la solicitud de compra deberá estar acompañada de una justificación escrita señalando las razones que hacen indispensable que la compra se efectúe de determinada marca o con determinada característica en especial, de manera que, si el planteamiento así lo justifica, se pueda efectuar la compra sin observar el proceso de Subasta Formal, Solicitud de Propuesta y/o Compra Informal. 5. Toda solicitud de compra será sometida a la Oficina de Compras al menos quince (15) días calendario previo a la fecha en que se estima se necesita el artículo o servicio. Sin embargo, el Solicitante deberá considerar el tiempo que toma la publicación, estudio, adjudicación y entrega de los bienes o servicios, así como las situaciones que experimente la industria o procesos de envío, y hacer la entrega de la solicitud con suficiente antelación para asegurar la disponibilidad del bien o servicio solicitado para atender la necesidad establecida. Se considerarán solicitudes presentadas en un término menor del aquí establecido cuando se trate de situaciones de Emergencia o cuando el Solicitante advenga en conocimiento de la necesidad en un tiempo menor y se trate de una necesidad que pueda tener un impacto adverso sobre los servicios o investigaciones clínicas. El Solicitante es responsable de mantener comunicación con la Oficina de Compras hasta obtener el 14 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO bien o servicio, y auscultar las alternativas disponibles en el CCCUPR o en el mercado, de ser necesario. 6. La Oficina de Compras mantendrá un expediente electrónico con la documentación de las gestiones realizadas para la adquisición de los bienes solicitados, incluyendo la solicitud de precios enviada a los suplidores, cotizaciones, orden de compra, aviso de cambio cuando proceda, y toda comunicación e información requerida para las compras autorizadas bajo este Reglamento. 7. No se efectuará ninguna transacción en la cual haya fraccionamiento de las compras con el propósito de lograr que dicha transacción se efectúe bajo normas distintas o en un nivel diferente al que correspondía, según el monto envuelto. Es responsabilidad de cada Solicitante realizar una evaluación anual, semestral y/o trimestral de las necesidades existentes de forma tal que se puedan agrupar las necesidades en un solo procedimiento de compra o según sea en el mejor interés del CCCUPR. La Oficina de Compras evaluará si procede agrupar compras similares de varios solicitantes al momento de adjudicar una compra, tomando en consideración las especificaciones, fuente de fondos o necesidades particulares de cada Solicitante, a los fines de determinar si dichas transacciones se puedan efectuar de la forma más económica y conveniente al interés institucional, en armonía con este Reglamento. 15 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO 8. Al realizar una adquisición, la Oficina de Compras sólo podrá variar o modificar las características, condiciones o especificaciones del bien requerido luego de consultar y obtener el consentimiento escrito del Solicitante, el cual podrá solicitarse y autorizarse por medios electrónicos (Ej. facsímile o correo electrónico). La evidencia del consentimiento escrito del Solicitante formará parte del expediente. 9. Cuando la adquisición requiera un peritaje especial, la Oficina de Compras o la Junta de Subastas, según corresponda, podrá nombrar un comité que participe en la evaluación técnica de las ofertas presentadas por suplidores, ya sea por iniciativa propia, previa consulta con el Solicitante o a petición de éste. 10. Cuando la solicitud de compras sea igual o mayor de $100,000.00 o cuando surjan circunstancias no previstas que ameriten cambios, ya sea en precios, cantidad, especificaciones u u otras condiciones, que causen que la solicitud de compras sea igual o mayor de $100,000.00, la Oficina de Compras referirá la solicitud a la Junta de Subastas para evaluación y recomendación. H. Contratación y/o Emisión de la Orden de Compras 16 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO 1. Una vez se celebre el proceso de selección correspondientes, según sea el caso, de acuerdo con las normas establecidas en este Reglamento, se procederá con la emisión de la orden de compra o la firma del contrato, según corresponda. La Gerente de Compras o su representante autorizado emitirá las órdenes de compra expresando los términos y condiciones establecidos con el suplidor. Los contratos serán firmados por el Director Ejecutivo o su representante autorizado. 2. No se obtendrán materiales, equipo, artículos o servicios sin que medie el presupuesto disponible y sin que se haya emitido la orden de compra o sin que se haya formalizado el correspondiente contrato. Se mantendrá un control de las órdenes de compra de los materiales recibidos y pendientes de recibir y de los pagos efectuados contra dichas órdenes. 3. Las compras que requieren pago por adelantado serán emitidas como excepción y serán autorizadas por el Director de Finanzas. La razón por la cual se emite este tipo de compra será parte del expediente de la orden de compra. I. Compras de Carácter Recurrente a. El CCCUPR en sus procesos de compra, proveerá para que las compras con carácter recurrente se formalicen con el suplidor, hasta donde sea posible, mediante 17 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO contratos anuales, o por un periodo específico que no exceda de un (1) año fiscal, por cantidad determinadas e indeterminadas con precios pre-acordados, contra los cuales se irán efectuando compras directas a medida que vayan surgiendo las necesidades. b. En determinados casos de beneficio institucional, podrán expedirse órdenes de compra abiertas ("Blank Orders"), en virtud de las cuales el suplidor provea materiales o servicios no profesionales mediante múltiples entregas parciales a un costo unitario predeterminado. Esto estará sujeto a liquidarse mediante pagos parciales por el importe de cada entrega recibida o por facturación mensual, según la naturaleza de los bienes y servicios. I. Entrega y recibo de los bienes 1. En caso de que el oficial receptor reciba oficialmente la mercancía ordenada y luego determine que esta se recibió en malas condiciones o no cumpla con las especificaciones o algunos de los términos contractuales, este notificará la situación inmediatamente al oficial designado del CCCUPR y señalará las circunstancias que dieron lugar a que no revisara adecuadamente la mercancía antes de recibirla oficialmente. En este caso: a. Se le notificará al proveedor para que recoja la mercancía. 18 P.O Box 363027, San Juan, PR 00936-3027 787-772-8300 787-758-2557 www.cccupr.org GOBIERNO DE PUERTO RICO CENTRO COMPRENSIVO DE CÁNCER UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO b. El CCCUPR no será responsable de pérdidas o daños que pueda sufrir la mercancía rechazada si esta no es recogida rápidamente. c. Se efectuará la debida reclamación al comerciante o comerciantes concernidos y se tomarán las medidas que se juzguen convenientes, para lo cual considerarán las disposiciones de este Reglamento.