Procedimiento a seguir en caso de pérdida de bien mueble

a. Cuando se determine o sospeche que ha ocurrido la pérdida de un bien mueble, el director de unidad administrativa bajo cuya supervisión se encontraba la misma, lo notificará inmediatamente al Encargado de la Propiedad, quien, luego de corroborar que en efecto ha ocurrido pérdida, se lo notificará de inmediato al Director Ejecutivo O su representante autorizado. Además, presentará una querella en la Policía de Puerto Rico. Igualmente, notificará a la División de Presupuesto y Finanzas para dar de baja de los libros la propiedad perdida y a la Oficina de Administración, para que se realicen las reclamaciones correspondientes a la compañía de seguros. b. El Director Ejecutivo O su representante autorizado, notificará de la pérdida a la Oficina del Contralor de Puerto Rico, en un término no mayor de diez (10) días laborables, que comenzarán a contarse después de alcanzada la determinación de que en efecto ocurrió la pérdida. Para ello, se utilizarán los formularios que se especifican en la reglamentación emitida por dicha Oficina. Esta notificación se hará, aunque el bien o bienes hayan sido, sean o puedan ser restituidos. C. El Encargado de la Propiedad preparará un informe para el Director Ejecutivo, O su representante autorizado, en el que establecerán: 1. las causas y circunstancias en que se produjo la pérdida, 2. las medidas administrativas necesarias que recomiendan tomar para corregir la deficiencia que propició la pérdida (las cuales se aplicarán prontamente) y, 3. si intervino falta, culpa o negligencia de funcionarios o empleados en la pérdida, y las acciones y sanciones que procedan contra estos. d. En los casos en que el Director Ejecutivo O su representante autorizado, a base de lo concluido en el informe, encuentre al personal responsable de la irregularidad, ordenará las acciones y sanciones que procedan, las cuales incluirán la restitución del valor real monetario de la pérdida, que se determinará por el Director de Presupuesto y Finanzas, a menos que el empleado o funcionario responsable lo reponga con otro similar O sustituto en condiciones de funcionamiento iguales o mejores. Para determinar la cantidad a restituir se computará el valor real de la pérdida. Por ejemplo, en un equipo que se adquirió en febrero de 2014, cuyo costo fue de $500.00 y cuya fecha de desaparición fue julio de 2020, el valor real se calculará como sigue: 23 1. La vida útil a establecerse a la propiedad será según dispuesto en el Manual de Contabilidad de la Autoridad. 2. Se determina el valor residual de la propiedad. Para esto se multiplica el precio de adquisición o costo de la propiedad por 15%. ($500.00 X .15 = $75.00). 3. Se determina la depreciación anual. Para esto se le resta al costo de la propiedad el valor residual y se divide entre la vida útil. 4. Se computa la depreciación acumulada. Para esto se determina el tiempo transcurrido desde que se adquirió la propiedad hasta el año en que desapareció y se multiplica por la depreciación anual. En los casos en los que se requiera calcular una fracción de año, se dividirá la depreciación anual entre doce meses y el resultado se multiplicará por el número de meses que hayan transcurrido desde la fecha de adquisición y la fecha de la desaparición. Luego, se sumarán ambas cantidades y el resultado será la depreciación acumulada. 5. Para determinar el valor real, se resta la depreciación acumulada al costo de la propiedad. Costo Depreciación Acumulada Valor Real $500.00 $272.70 = $227.30 6. En este ejemplo, la cantidad de $227.30 es lo que la persona a la cual se le fijó responsabilidad debe pagar. Cuando no se logre el cumplimiento de las acciones y sanciones que imponga al personal responsable de la pérdida, se notificará de ello al Secretario del Departamento de Justicia, quien determinará si procede imponer alguna otra sanción o instar acción judicial para asegurar el cumplimiento. e. En los casos donde el Director Ejecutivo o su representante autorizado, determine que en la pérdida investigada no intervino falta, culpa o negligencia, podrá relevar al funcionario o empleado del pago de la restitución del valor real monetario de la pérdida, siempre que la cuantía total de la pérdida no exceda de cinco mil dólares ($5,000.00). f. Cuando el valor del bien o los bienes perdidos exceda de la cantidad de cinco mil dólares ($5,000), O en todo caso en que el resultado de la investigación tienda a establecer la comisión de un delito, el Director Ejecutivo notificará inmediatamente al Secretario de Justicia, mediante referido, conforme se establece en la Carta Circular Núm. 97-03 del 6 de junio de 1997, y la Carta Circular Núm. 01 del 6 de 24 mayo de 1994, del Departamento de Justicia. Esta notificación se hará aunque el bien O bienes hayan sido, sean o puedan ser restituidos. g. Se notificará, además, a la Oficina de Ética Gubernamental de Puerto Rico, en los casos en que un funcionario o empleado haya utilizado la propiedad para obtener directa o indirectamente beneficios no permitidos por ley para: 1. el propio funcionario o empleado público; 2. algún miembro de la unidad familiar del funcionario o empleado público (cónyuge, hijos o dependientes, personas que comparten con el servidor público su residencia legal O cuyos asuntos financieros están bajo el control de iure o de facto del funcionario o empleado público); O 3. cualquier otra persona, negocio O entidad. CAPÍTULO VIII. CESE DE FUNCIONES