ORGANIZACIÓN Y DEBERES

I. ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA La Oficina de Procesos Formales provee una estructura administrativa que opera en función y apoyo a la Junta de Subastas de la CFSE en todas las gestiones de adquisición mediante los mecanismos contemplados en este Reglamento. La Oficina estará compuesta por el personal que estime 10 necesario el Administrador y contará al menos con, un Gerente, un Subgerente, una Secretaria Ejecutiva, Técnicos de Subastas, Asistente Administrativo y cualquier otro personal que la CFSE y su Administrador, consideren necesario, con los poderes y funciones que estime convenientes. La Junta de Subastas delegará en la Oficina todos los asuntos, tareas y funciones que estime necesarios, de modo que la Junta pueda enfocar sus esfuerzos en la ejecución de sus responsabilidades y deberes para la adquisición del bien y/o servicio requerido. II. RESPONSABILIDADES DE LA OFICINA 1. Será el custodio del Libro de Actas, los Expedientes Oficiales, las Ofertas y la Correspondencia de la Junta de Subastas. 2. Responsable de preparar, mantener y custodiar un Registro de Resoluciones separado del establecido en el inciso anterior con un índice de las adjudicaciones de los procesos formales celebrados. 3. Responsable de preparar, mantener y custodiar un Registro de los Procesos Formales por Año Fiscal. En este se deberá consignar el número correlativo asignado a cada proceso formal, fecha de publicación O invitación, fecha de apertura, descripción de los bienes O servicios solicitados, el importe de la misma y el nombre del Licitador a quien se le adjudicó y fecha de la adjudicación, además, de cualquier otra información que se entienda relevante. 4. Recibir y evaluar solicitudes preparadas por Unidades Peticionarias. 5. Recibir las propuestas y ofertas por parte de los licitadores, haciendo contar la fecha y hora exacta del recibo, y archivarla en el Expediente Oficial correspondiente. 6. Asesorar a la Junta a elegir el mecanismo adecuado para cada proceso formal O mecanismo excepcional, y apoyarla en todas sus tareas, deberes y funciones que sean delegadas por ésta a la Oficina y su personal. Es decir, la Junta podrá delegar a la Oficina cualquiera de sus tareas, deberes y funciones designadas en cualquier parte de este Reglamento, excepto los relativos a su función de celebrar la apertura, 11 la evaluación y selección de ofertas, propuestas e informes periciales para la adjudicación de cualquier proceso bajo su jurisdicción. 7. Publicar en la página electrónica del Registro Único de Subastas (RUS) toda la información relacionada a los procesos bajo la jurisdicción de la Junta. 8. Preparar y remitir invitaciones a subasta a licitadores cualificados. 9. Preparar y publicar solicitudes de información, cualificación y/o propuesta, según requiera la Junta para cualquier proceso de compras. 10. Preparar los Pliegos de Subasta en conjunto con la Junta y según las especificaciones en la Solicitud de Subasta de la Unidad Peticionaria. 11. Entregar y tramitar el referido para el cobro por los Pliegos de Subasta a los licitadores interesados en la subasta O solicitud de propuesta, según el importe establecido para la entrega de los documentos, en el lugar, fecha y horas designados por la Junta. 12. Asegurar que los licitadores interesados estén en cumplimiento con el RUL, previo a la evaluación de sus ofertas O propuestas. 13. Preparar y emitir los correspondientes avisos de cambio y/o enmiendas al pliego de subasta y el envío de los avisos de adjudicación a los licitadores agraciados durante el proceso de adjudicación de subasta. 14. Mantener y custodiar para la Junta un archivo físico y/o digital con los Expedientes Oficiales de Subasta, Libro de Actas y Resumes de Ofertas. Se mantendrá un Libro de Actas con las actas levantadas durante las reuniones de la Junta custodiado bajo llave y con su acceso limitado al Gerente, Subgerente, la Secretaria Ejecutiva, el Secretario de la Junta y el Presidente de la Junta de Subastas. 15. Establecer un sistema para el recibo de las fianzas requeridas a licitadores y suplidores, así como el proceso para la devolución de las fianzas, cuando sea el caso. 16. Verificar y asegurar que los licitadores estén cualificados para proveer bienes y servicios en beneficio de la CFSE, según certificados por la ASG. 12 17. Atender los referidos que realicen los directores de área cuando un suplidor incumpla las condiciones contractuales de una orden de compra, contrato O incurra en una acción lesiva a los intereses de la CFSE. Se emitirá un informe por parte de la Junta, con sus recomendaciones al Administrador. III. DEBERES DEL PERSONAL DE LA OFICINA 1. Conocimiento y dominio de este Reglamento, el Reglamento de Compras y Servicios, las leyes relacionadas y reglamentos que aplican al proceso de adquisición de bienes y servicios para el Gobierno de Puerto Rico que apliquen a la CFSE. 2. Asesorar al personal y funcionarios de la CFSE, licitadores y personas involucradas sobre el proceso de subasta. 3. El Gerente O el Subgerente serán responsables de proveer información relacionada a los procesos formales, según sea requerida para efectos de auditoría o por el Administrador de la CFSE, o cualquier funcionario gubernamental con autoridad para ello. Cuando la información sea solicitada por una autoridad competente externa a la CFSE, se coordinará con el Oficial de Información designado para la divulgación de información, conforme a la legislación vigente. 4. Conocer y asegurar el cumplimiento con los procedimientos para inactivar y disponer de la información O documentos, según los procedimientos establecidos para el manejo de documentos públicos. 5. Cumplimiento con la Ley de Ética Gubernamental y los acuerdos de confidencialidad relacionados a la información que se maneja en las Oficina de Procesos Formales, la Sección de Compras y Servicios y la Junta de Subastas. 6. Apoyar a la Junta en sus funciones y será responsable de asesorar a las unidades peticionarias, licitadores, suplidores, empleados de la CFSE, y cualquier otra persona sobre los procesos de adquisición bajo la jurisdicción de la Junta. Además, será responsable de preparar los pliegos de subasta. 13 7. El Gerente O el Subgerente dirigirá Visitas a las localidades, Reuniones Pre-Subastas, Reuniones Informativas y Actos de Apertura junto al Presidente de la Junta o su representante designado, cuando sean requeridas por el proceso formal seleccionado por la Junta. Se requiere la presencia de al menos un miembro de la Junta de Subastas en cada evento bajo la jurisdicción de la Junta. 8. Colaborar en las reuniones de la Junta, evaluar solicitudes por parte de las unidades peticionarias, procesar las resoluciones y adjudicaciones para emitirlas a los licitadores agraciados, y cualquier otra tarea relacionada al proceso de adquisiciones bajo la jurisdicción de esta Oficina, según detallado dentro de este Reglamento. 9. El Gerente o el Subgerente, en conjunto con la Secretaria Ejecutiva, serán responsables de preparar informes mensuales, trimestrales o aquellos requeridos por el Presidente de la Junta sobre las subastas adjudicadas, canceladas, pendientes de adjudicación y de aquellas en trámite. Deberá prepararse cualquier otro informe que se solicite. 10. Realizar cualquier función que le delegue la Junta. IV. JUNTA DE SUBASTAS A. CONSTITUCIÓN 1. El Administrador nombrará la Junta de Subastas que quedará compuesta por cinco (5) Miembros en Propiedad y dos (2) Miembros Alternos, uno de los cuales el Administrador nombrará Presidente. El Presidente designará a uno de sus Miembros en Propiedad como Secretario(a). 2. En el nombramiento de la Junta se velará porque estén representadas las áreas administrativas y operacionales de la CFSE, y entre los Miembros haya al menos: a. un (1) Abogado con licencia; b. un (1) representante del Área de Finanzas; y C. un (1) representante de la Comunidad Médica. 3. En caso de ausencia del Presidente, la subasta la presidirá el 14 Secretario designado por el Presidente; en caso de ausencia del Secretario, sus funciones las realizará cualquier Miembro designado por el Presidente por escrito a esos efectos. 4. Ningún Miembro de la Junta, en Propiedad O Alterno, podrá tener funciones de administración de contratos en la CFSE, ni interés pecuniario directo o indirecto en ninguna empresa, negocio, corporación o institución con la que la CFSE tenga relación contractual. 5. Los Miembros de la Junta no recibirán remuneración por los servicios prestados. 6. Los Miembros de la Junta desempeñarán sus funciones hasta que el Administrador nombre sus sucesores y estos tomen posesión de sus puestos. 7. Durante vacaciones de alguno de los Miembros en Propiedad de la Junta, el Presidente elegirá al Miembro Alterno que fungirá en lugar del Miembro en Propiedad que estará ausente. 8. Los Miembros de la Junta no serán responsables por acciones tomadas en el desempeño de sus funciones excepto cuando hayan actuado para su beneficio personal, ilegalmente O con intención de causar daño a la CFSE, alguna persona natural o jurídica o al Gobierno de Puerto Rico. 9. No podrán pertenecer a la Junta los empleados de la Sección de Compras y Servicios, Directores del Área de Asuntos Administrativos, Director de Administración y personal de la Oficina de Auditoría Interna o cualquier Funcionario o Empleado que supervise y fiscalice contratos de bienes y/o servicios en la CFSE. B. JURISDICCIÓN Este Reglamento de Subastas tendrá jurisdicción sobre: 1. Los procesos de adquisición de bienes y servicios para la CFSE cuyo valor sea superior a cien mil dólares ($100,000.00). 15 2. El proceso de adquisición de bienes y servicios para la CFSE cuando la compra la refiera la Oficina de Compras y Servicios a la Junta. 3. Todo arrendamiento de locales a largo plazo; (espacios de cafeterías u almacenes). 4. Las determinaciones relacionadas con las Mociones de Reconsideración de cualquier proceso de adquisición de bienes y servicios efectuadas de acuerdo con las disposiciones de este Reglamento. 5. La cancelación de una subasta cuando no se reciban ofertas, cuando así lo solicite la unidad peticionaria, el Administrador o su Representante Autorizado y/o cuando se presente cualesquiera de las instancias mencionadas en este Reglamento para su cancelación. Por otro lado, se aclara que la Junta de Subastas no tendrá jurisdicción sobre: 1. Las compras excepcionales y las subastas informales. C. DEBERES DEL PRESIDENTE DE LA JUNTA DE SUBASTAS El Presidente de la Junta O su representante delegado a esos efectos: a. Representará a la Junta en todas las funciones inherentes a su cargo. b. Convocar, presidir y establecer la agenta y orden de asuntos de las reuniones de la Junta. C. Velar por el cumplimiento de las normas, deberes y procedimientos por parte de los miembros de la Junta. d. Preparar junto con el Secretario el calendario de sesiones, reuniones, visitas, apertura de subastas y vistas adjudicativas. e. Identificar la necesidad de asesoramiento técnico especializado y solicitar al Administrador o a la persona designada a esos efectos, la designación de la persona O comité evaluador que habrá de impartirle el asesoramiento a la Junta. El asesor O el comité 16 evaluará las propuestas y someterá sus recomendaciones a la Junta de Subastas. De constituirse para estos efectos un Comité Evaluador para alguna compra que requiera evaluación más rigurosa y minuciosa, dicho comité estará compuesto por un número impar de miembros designados por el Administrador quienes pueden O no ser empleados de la CFSE, pero lo compondrán uno O más entendidos en la materia de la subasta O propuesta, un miembro de la Junta designado por el Presidente y al menos, un representante de la unidad peticionaria podrá ser parte del mismo a discreción del Presidente de la Junta, para evaluar las ofertas, especificaciones requeridas, condiciones preferidas o cualquier otro asunto relacionado al proceso de subastas. f. Realizar cualquier otra función necesaria para el cumplimiento de los procedimientos de los procesos formales, según establecidos en este Reglamento. D. DEBERES DEL SECRETARIO DE LA JUNTA DE SUBASTAS El Secretario de la Junta, o su representante designado a esos efectos, estará a cargo de: a. Tomar las minutas de las reuniones y levantar las actas sobre los asuntos, acuerdos y recomendaciones efectuadas en la misma (en caso de que aplique); y sobre todos los procedimientos o eventos en el que participe, al menos, un miembro de la Junta en representación del Presidente. b. Mantener el Libro de Actas en el cual se consignen todos los acuerdos, determinaciones y recomendaciones que tome la Junta de Subastas en todas las gestiones convocadas en virtud de este Reglamento. El Acta será firmada por los miembros de la Junta de Subastas y de ser necesario, consignar algún comentario O clarificación sobre el proceso formal en dicho registro. C. El Acta deberá incluir, sin limitarse a: 1. Número del acta 17 2. Tipo de reunión (Miembros de la Junta, comité evaluador, otra) 3. Fecha, hora y lugar 4. Miembros presentes, miembros ausentes O excusados además, Invitado, sí alguno 5. Quórum y presidida por: 6. Asuntos discutidos, acuerdos, recomendaciones y determinaciones tomadas 7. Mociones aprobadas (indicar quién propone la moción, quiénes secundan y quiénes se oponen, si alguna) 8. Comentarios O clarificaciones 9. Otros asuntos 10. Clausura 11. Anejos, si alguno 12. Nombre, título y firma del miembro de la junta y del invitado, si alguno d. Asumir las responsabilidades, en caso de ausencia o inhibición del Presidente, en las visitas, reuniones pre-subastas, actos de aperturas y cualquier otro asunto delegado por el Presidente. e. Colaborar y mantener comunicación directa con la Oficina de Procesos Formales. f. Preparar el calendario de reuniones en coordinación con el Presidente conforme a los Procesos Formales emitidos y citar a cada miembro a las reuniones de la Junta. g. Tomar las minutas de las reuniones de la Junta y preparar las Actas de Apertura y de cualquier otro evento que así lo requiera. h. La preparación, archivo y custodia de las hojas de asistencia, actas y resoluciones de la Junta. i. Cotejar los informes dirigidos a la Junta para asegurarse que contienen todos los elementos necesarios que permitan tomar la determinación correspondiente. j. Mantener récord de toda la correspondencia recibida y generada por 18 la Junta. k. Citar a los miembros de la Junta a reunión. I. Custodiar las ofertas recibidas hasta el acto de apertura. m. Evaluar y validar los Pliegos de Subasta para los licitadores, verificar el monto a cobrarse por ellos y la fecha para su entrega; y, además el término que tienen los licitadores para entregar sus ofertas. n. Velar por la publicación de los Avisos de Subasta y cualquier otra notificación o comunicación pública o privada relacionada a algún proceso de compras bajo su jurisdicción. O. Notificar a la Sección de Compras y Servicios y a las partes interesadas sobre las adjudicaciones O cancelaciones de las subastas y procesos formales. Notificar cuando sea necesario, cualquier otro acuerdo tomado por la Junta. p. Notificar las actas de las reuniones a los miembros de la Junta y cualquier otra parte a quien se entienda necesario se le remita. q. Notificar los acuerdos y adjudicaciones de la Junta. Γ. Realizar cualquier otra función necesaria para el cumplimiento de los procedimientos de subastas, entre otros, según establecidos en este Reglamento. E. DEBERES DE LOS MIEMBROS EN PROPIEDAD a. Asistir a las reuniones de la Junta. b. Inhibirse de participar en la discusión y adjudicación de una subasta formal o en cualquier otro asunto O proceso formal cuando exista algún interés pecuniario directo O indirecto O cuando por relaciones de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad 0 segundo grado de afinidad o de amistad con cualquier licitador 0 licitadora en una subasta, que pueda dar apariencia de favoritismo, preferencia O parcialidad. C. Descargar sus funciones en cumplimiento con este Reglamento y cualquier legislación y reglamentación aplicable. d. Conocer y mantenerse al día en la normativa relacionada con los 19 procedimientos de subastas formales y de administración pública aplicable a la CFSE. e. Participar de reuniones públicas para la apertura de ofertas y propuestas de licitadores. f. Evaluar todas las ofertas, propuestas y recomendaciones que le sean referidas, así como de rendir todo informe o resolución que deba emitir al respecto. g. Verificar la Resolución con sus recomendaciones sobre la adjudicación de algún proceso formal para la aprobación final del Administrador O su Representante Autorizado. h. Revisar periódicamente el monto fijado en las fianzas, garantías y requisitos que se exigirán a los licitadores. i. Asegurarse que se tomen y se firmen por todos sus miembros las actas donde deberá constar lo acontecido en cada reunión, el resumen de ofertas, informes con las recomendaciones a la Junta, así como las acciones de la Junta y del Administrador. j. Atender solicitudes de descalificación de suplidores O licitadores, y descalificar licitadores y suplidores en protección de los intereses de la CFSE, según se dispone en este Reglamento. k. Recomendar al Administrador, mediante informe escrito fundamentado, la rescisión de un contrato con el suplidor seleccionado, a quien se le haya adjudicado una subasta, cuando dicho suplidor incumpla con los requisitos, condiciones, fianzas estipulaciones y especificaciones de la subasta O cláusula del contrato, y surja una petición formal para ello. Adicionalmente, el suplidor puede estar sujeto a descalificación, según dispone este Reglamento. I. Evaluar y atender toda solicitud o Moción de Reconsideración bajo la jurisdicción de la Junta. m. Sustituir al Presidente o al Secretario, cuando sea necesario. n. Realizar cualquier otra función necesaria para el cumplimiento de 20 los procedimientos de subastas, entre otros, según establecidos en este Reglamento. F. DEBERES DE LOS MIEMBROS ALTERNOS a. Cumplir con los mismos deberes y responsabilidades de un miembro en Propiedad. b. Sustituir a cualquier miembro en Propiedad de la Junta, cuando sea necesario o requerido por el Presidente o su Secretario. C. Realizar cualquier otra función necesaria para el cumplimiento de los procedimientos formales, entre otros, según establecidos en este Reglamento. G. CESE DE FUNCIONES A. Los miembros de la Junta de Subastas son empleados de la CFSE designados a término por el Administrador como miembros en propiedad o miembros alternos de la Junta de Subasta. Los miembros serán designados por el término de siete (7) años. Al vencerse el término de los primeros nombramientos, estos podrán ser redesignados. En caso de no ser redesignados, los sucesores serán designados sucesivamente por término de siete (7 años). Cuando algún miembro cese de actuar como tal, antes de expirar el término de su designación, el sucesor será nombrado para completar el término del predecesor. Estos miembros cesarán de actuar: a. cuando cesen sus funciones regulares como empleados de la CFSE, b. cuando presenten su renuncia al Administrador y la misma sea aceptada; el miembro se mantendrá en sus funciones hasta que el Administrador designe a un sucesor O lo releve de la responsabilidad; C. cuando el Administrador exima al miembro de su función porque sea necesario para los mejores intereses de la CFSE o por razones que lo justifiquen. 21 d. El Administrador podrá remover a cualquier miembro de la Junta de Subastas por incapacidad física 0 mental que le inhabilite para desempeñar las funciones del cargo, negligencia crasa en el desempeño de sus funciones, omisión en el cumplimiento del deber o si es convicto de delito grave o delito menos grave que conlleva depravación moral. B. En todas las instancias el Presidente de la Junta de Subastas certificará que el miembro que cesó sus funciones haya entregados los reportes, informes, actas y/o minutas sobre encomiendas de procesos formales bajo la responsabilidad del miembro que cesó sus funciones. H. REUNIONES DE LA JUNTA a. La Junta de Subastas celebrará todas las reuniones que considere necesarias para atender los procesos formales y las subastas pendientes de adjudicar o para considerar cualquier otro asunto que requiera su atención. Los miembros en propiedad de la Junta tendrán voz y voto. b. En las reuniones de la Junta de Subastas, se considerará quórum para que las determinaciones de la Junta sean válidas, finales y firmes, tres (3) de sus cinco (5) Miembros en Propiedad. Los dos (2) miembros alternos de la Junta solo actuarán como miembros en propiedad cuando sea necesario y requerido para constituir quórum. Cuando actúen como miembros en propiedad de la Junta, los sustitutos tendrán todos los poderes, funciones y deberes de los miembros en propiedad. Ambos sustitutos podrán ejercer su posición a la vez. C. Cualquiera de los miembros de la Junta, según ésta determine en cada caso, podrá ejercer los deberes del Presidente O del Secretario cuando por razones justificadas estos funcionarios se excusen O se inhiban de asistir a una sesión de la Junta. d. El Gerente de la Oficina, o un representante designado a esos 22 efectos, comparecerá a las reuniones de la Junta para asistir, orientar y asesorar a los Miembros, cuando la Junta se lo solicite, según el itinerario y los objetivos establecidos para los procesos formales en trámite. e. La Junta podrá citar a los licitadores a una visita presencial a la localidad del proyecto, a la reunión pre-subasta y cualquier otra cita que la Junta interese. f. El Secretario de la Junta será responsable por citar a sus miembros a reunión mediante comunicación escrita O vía correo electrónico con, al menos, dos (2) días laborables con anticipación. De celebrarse alguna reunión de emergencia y no pueda citarse con el tiempo requerido por escrito, se podrá citar a los miembros de la Junta de Subastas mediante algún método alterno de comunicación que sea ágil y efectivo. g. La Junta de Subastas levantará un Acta Oficial de cada reunión, Apertura de Ofertas o Vista Adjudicativa que se celebre. El acta deberá ser firmada por todos los miembros de la Junta que constituyeron quórum. h. La sede y las reuniones de la Junta serán en las Oficina Central de la CFSE, 0 donde se exprese en la citación a reunión. I. RESOLUCIÓN DE LA JUNTA a. La Junta de Subastas emitirá una Resolución y los Avisos de Adjudicación de cada proceso formal bajo su jurisdicción, enumeradas consecutivamente, expresando el proceso seleccionado, la naturaleza de la compra O subasta, la cantidad de licitadores que comparecieron, los criterios de selección utilizados, el licitador seleccionado, el monto total de la adjudicación, el término adjudicado y cualquier otro particular que para dicha subasta se entienda pertinente hacer constar. La Resolución será aprobada por el Administrador O su Representante Autorizado. b. La Junta deberá apercibir en la resolución a todos los licitadores del 23 proceso para la presentación de la Moción de Reconsideración y los términos prescriptivos para radicarla. C. Los miembros que voten en contra de la oferta seleccionada podrán hacer constar sus fundamentos para su voto disidente en el acta de la reunión. No se hará constar dicho voto disidente ni las razones en la Resolución emitida por la Junta. J. Avisos DE ADJUDICACIÓN Y NOTIFICACIÓN A LOS LICITADORES a. El Presidente de la Junta de Subastas preparará y firmará los Avisos de Adjudicación con copia de la Resolución; ambos documentos serán enviados a los licitadores participantes que culminaron todo el proceso formal hasta la presentación de la oferta o propuesta. b. Aquellas empresas que determinaron retirarse o no interesaron completar el proceso formal no recibirán la Resolución ni el Aviso de Adjudicación por parte de la Junta. C. La Oficina preparará los sobres para el envío de la Resolución y los Avisos de Adjudicación vía correo certificado con acuse de recibo y el mismo será archivado en el Expediente Oficial.