NORMAS REGULADORAS Y PROCEDIMIENTO PARA LOS PROCESOS

FORMALES I. DETERMINACIÓN DEL TIPO DE PROCESO A. SUBASTA INFORMAL Se utilizará este mecanismo establecido en este Reglamento para la adquisición de bienes y servicios para la CFSE, cuyo costo exceda quince mil dólares ($15,000.00) hasta cien mil dólares ($100,000.00), pero se determina que el resultado de la adjudicación requerirá de la formalización de un contrato u orden de compra y que pudiera requerir de una fianza y/o seguros. El Gerente y/o Subgerente recomendará la adjudicación del proceso y se aprobará por el Administrador de la CFSE. Se preparará un Expediente Oficial y se requerirá el trámite y la obtención de, al menos, tres (3) cotizaciones u ofertas. Además, se preparará un Resumen de 24 Ofertas con toda la información antes de determinar el licitador agraciado. En los casos en que sea necesario, el Gerente o su representante autorizado podrá solicitar al Administrador que nombre un Asesor o Comité Evaluador con respecto a una subasta informal en particular. Este proceso no requerirá de la intervención o participación de la Junta de Subastas. El Expediente Oficial será identificado según se indica a continuación: SI-Año Fiscal-Número Asignado. B. SUBASTA FORMAL Se utilizará el mecanismo establecido en este Reglamento para la adquisición de bienes y servicios para la CFSE, cuyo monto será superior a cien mil dólares ($100,000.00). Toda subasta formal será adjudicada por recomendación de la mayoría de los miembros de la Junta de Subastas y aprobado por el Administrador de la CFSE. En los casos en que sea necesario, el Presidente de la Junta podrá solicitar al Administrador que nombre un Asesor o Comité Evaluador con respecto a una subasta en particular. El Expediente Oficial será identificado según se indica a continuación: CFSE-Año Fiscal- Número Asignado. C. COMPRA BAJO CONDICIONES EXCEPCIONALES La Oficina de Procesos Formales utilizará este mecanismo, si se presenta alguna de las siguientes condiciones o situaciones: a) Cuando los precios mínimos estén fijados por ley 0 autoridad gubernamental competente; b) Cuando la compra se haga al Gobierno de Estados Unidos de América, alguno de sus estados o a través de sus agencias e instrumentalidades o departamentos, corporaciones cuasipúblicas, sus subsidiarias y afiliadas, o a cualquier entidad gubernamental del Gobierno de Puerto Rico; c) Cuando se utilice un suplidor que tiene contrato con la 25 Administración de Servicios Generales; d) Cuando exista una sola fuente de abastecimiento y así consta mediante certificación del manufacturero de que la empresa en Puerto Rico es el representante exclusivo del bien, o certificación del Administrador Auxiliar de Adquisiciones de que, a su mejor entender y conocimiento personal, la entidad es la única que puede proporcionar el bien O prestar el servicio, según aplique; e) Cuando en la Entidad Gubernamental exista una situación de emergencia que genere necesidades inesperadas, imprevistas e inaplazables que requiera acción inmediata de la Autoridad Nominadora, por estar en peligro la vida, la salud O la seguridad de los empleados o la ciudadanía que visita sus facilidades, o porque implique la suspensión de los servicios que se brindan O que éstos se afecten; f) Cuando el Gobernador haya declarado un estado de emergencia; g) Cuando la propiedad gubernamental pueda dañarse o perderse; h) Cuando la vigencia de los fondos esté próxima al vencimiento y toda oportunidad de adquirir los bienes, obras y servicios no profesionales se pueda perder, afectándose adversamente los mejores intereses del Gobierno de Puerto Rico; i) Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios para equipo cuya reparación O servicio esté bajo contrato; j) Cuando sea necesario adquirir los bienes, obras y servicios no profesionales fuera de Puerto Rico por no haber suplidores cualificados en el mercado local; o las condiciones ofrecidas en esos mercados represente una ventaja mayor que las del mercado local; 26 k) Cuando no se reciban ofertas luego de haberse emitido solicitudes de cotizaciones, invitación a subasta o solicitud de propuestas; I) Cuando todas las cotizaciones, ofertas y/o propuestas recibidas sean rechazadas porque incumplen con las especificaciones, condiciones 0 porque su precio resulte irrazonable; m) Cuando la compra se efectúe bajo los términos de contratos O subastas realizadas previamente; siempre y cuando redunde en beneficio de la Administración. En caso de incumplimiento contractual del licitador agraciado al cual se le adjudique la buena pro de una subasta particular, se podrá contratar con el licitador alterno conforme propuesta presentada en la subasta; n) Cuando los artículos, materiales, equipos, obras O servicios no profesionales a ser adquiridos son de naturaleza especializada, o se desee comprar cierto tipo o marca en particular, por el buen servicio probado que unidades análogas hayan rendido, por la economía envuelta en mantener uniformidad en unidades múltiples o por superioridad en el tipo y la calidad del servicio que se obtendrán en la unidad comprada y en su conservación, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición; D. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS BAJO CONDICIONES EXCEPCIONALES a. Si ocurre alguna de las situaciones antes enumeradas, el funcionario 0 empleado designado notificará al Administrador la situación que amerita una excepción a la celebración de una subasta y solicitará su autorización, previo a la adquisición del bien y/o servicio, excepto para las compras de emergencia. b. El memorando de justificación explicará detalladamente las circunstancias que así lo ameritan y acompañará todos los documentos pertinentes, entre ellos las cotizaciones O un 27 estimado aproximado del costo y la solicitud con la asignación presupuestaria. La autorización por escrito que emita el Administrador será válida únicamente para la compra por la cantidad aproximada que reflejen las cotizaciones o por el costo estimado indicado en la solicitud de autorización. Cualquier compra posterior, en exceso de la cantidad autorizada, requerirá una nueva autorización del Administrador. C. Cada autorización para obviar trámites de subasta O proceso formal será independiente y no se utilizará para compras subsiguientes, a menos que el Administrador expresamente lo autorice. En aquellas situaciones particulares en que sea necesario adquirir un equipo de una marca determinada porque las necesidades del servicio así lo requieran, el Administrador podrá emitir una sola autorización que detalle la situación particular y autorice compras subsiguientes durante ese año fiscal o, cuando se requiera por un término menor, por el término específico que se requiera. d. Una vez se reciba la autorización, se procederá con la compra, según mejor convenga a los intereses de la CFSE. Dicha comunicación debidamente autorizada, con todos los documentos que la sustentan, se hará formar parte del Expediente Oficial con copia de la orden de compra, contrato o documento mediante el cual se efectúe la adquisición de los bienes y servicios. e. La Oficina realizará todo el trámite, el Aviso de Adjudicación será firmado por el Gerente O el Subgerente o en su ausencia por el funcionario designado por el Administrador o Representante Autorizado. No se requerirá la participación de los miembros de la Junta de Subastas. El expediente oficial será identificado según se indica a continuación: CBCE-Año Fiscal- Número Asignado. 28 E. SOLICITUD DE CUALIFICACIÓN a. Previo a comenzar un proceso formal en particular, la CFSE podrá, de entenderlo apropiado y necesario, precalificar licitadores prospectos para recibir una Solicitud de Propuesta o invitación directa a una Subasta Formal. b. Cada declaración de cualificación sometida deberá contener: 1. una descripción de la experiencia del licitador en su área de ventas o servicios de naturaleza similar a la que se procura, 2. referencias profesionales sobre los bienes y servicios 3. información financiera, incluyendo su habilidad para procurar fianzas, y 4. cualquier información relevante para cualificar al licitador. C. La notificación de la Solicitud de Cualificación se publicará en la página electrónica y donde la Oficina de la Junta de Subastas lo estime conveniente. d. La notificación de la Solicitud de Cualificación incluirá: 1. la hora y fecha establecidas para recibir las declaraciones de cualificación; 2. la dirección de donde se recibirán, 3. la naturaleza de la compra o servicio requerido, 4. el alcance del contrato, los requisitos generales de rendimiento y los criterios de evaluación. e. La solicitud se notificará con, no menos, de quince (15) días calendarios antes de la fecha en que los licitadores deberán entregar los documentos y detallará el periodo de precalificación para los licitadores prospectivos. if. Las evaluaciones de las cualificaciones serán estrictamente de conformidad a los criterios de evaluación establecido previamente por la Junta. g. La Junta podrá gestionar que se realicen entrevistas para determinar la cualificación de los licitadores que hayan 29 sometido sus declaraciones en cumplimiento con los requisitos. h. Solo los licitadores que sometan declaraciones de cualificación en cumplimiento con la Solicitud de Cualificación serán evaluados y recibirán una notificación sobre su cualificación para poder presentar o ser invitados a presentar sus respectivas propuestas u ofertas. En el proceso de la Solicitud de Propuesta O invitación a Subasta Formal, solo se aceptarán aquellos proponentes que fueron evaluados y notificados como precalificados y seleccionados en su Solicitud de Cualificación. F. SOLICITUD DE INFORMACIÓN a. Previo a comenzar un proceso formal en particular, la Junta podrá, de entenderlo apropiado y necesario, emitir una Solicitud de Información en lugar de un Aviso de Subasta a los fines de requerir datos específicos, información del mercado local y la disponibilidad de las potenciales firmas licitadoras para ofrecer algún bien O servicio. b. La Solicitud de Información podrá requerir información sobre posibles suplidores o licitadores, los bienes o servicios que proveen, su industria y mercado, y cualquier otra información que la Junta estime necesaria en preparación para un proceso formal de compras. G. SOLICITUD DE PROPUESTAS Y/O SOLICITUD DE PROPUESTAS SELLADAS (RFP) Solicitud de Propuestas: Bajo este método de licitación será denominado cuando el costo de los bienes, obras y servicios no profesionales no excede la cuantía de cien mil dólares ($100,000.00) y la adjudicación es realizada por Jefe de Compras o Representante Autorizado con la aprobación del Administrador. La Invitación será emitida por Jefe de Compras o Representante Autorizado. Solicitud de Propuestas Selladas: Bajo este método de licitación será denominado cuando el costo de los bienes, obras y servicios 30 no profesionales excede la cuantía de cien mil dólares ($100,000.00) y la adjudicación es realizada por la Junta de Subastas. La Invitación será emitida por la Junta de Subastas. a. Cuando se determine que el bien O servicio no profesional requerido no se puede especificar de antemano razonablemente, puede emitirse una Solicitud de Propuesta para que los licitadores sometan propuestas sobre como ofrecer su bien 0 servicio, o como solucionar una necesidad particular de la CFSE. b. Las consideraciones para elegir la mejor oferta incluyen la experiencia técnica O profesional del suplidor, así como sus habilidades relacionadas al bien O servicio, entre otras. C. La solicitud se emitirá para que licitadores cualificados o precalificados presenten sus propuestas indicando como ofrecer el servicio O solucionar la necesidad particular de la CFSE. No será requisito publicar una Solicitud de Cualificación previo a una Solicitud de Propuesta. d. La solicitud deberá notificar el término que tendrán los licitadores para someter la información requerida, así como la dirección (física o digital) donde se recibirá. e. El Presidente de la Junta autorizará la publicación de un Solicitud de Propuesta ("RFP") en el RUS cuando se determine que dicho proceso formal es el adecuado. f. Toda Solicitud de Propuestas será publicada en la página electrónica, y donde se estime conveniente. g. La Solicitud de Propuestas podrá contener la información necesaria para que el licitador pueda confeccionar su propuesta satisfactoriamente. Entre la información a solicitar, a discreción de la Junta, se encuentra: 1. descripción de la forma, lugar y la manera en que deben someter las propuestas, junto a cualquier formulario o 31 formato preparado a esos efectos; 2. fecha límite para someter las propuestas; 3. descripción del servicio requerido bajo la propuesta; 4. el programa de entrega o rendimiento; 5. especificaciones de opción requerida u opción permitida, adiciones o alternativas; 6. instrucciones y formularios para preparación de la propuesta; 7. los requisitos de inspección y aceptación; 8. los términos y condiciones propuestas; 9. descripción e itinerario del proceso de selección; 10. declaración acerca de cualquier condición, contingencia, aprobación, autorización, O certificaciones que se requieran para otorgar O ejecutar el contrato u orden de compra; y 11. cualquier información que se pueda estimar útil para que el licitador pueda presentar una propuesta que redunde en el mejor beneficio para la CFSE. II. RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD PETICIONARIA Unidades peticionarias se refieren a la Oficina Central, Dispensarios Regionales, Dispensarios Intermedios, el Hospital Industrial y cualquier otra dependencia de la CFSE con presupuesto asignado. Las unidades peticionarias de la CFSE deberán preparar la Solicitud de Proceso Formal y Asignación Presupuestaria para la compra de bienes O servicios utilizando el formulario, según sus necesidades operacionales a través del sistema o procedimiento en vigor a esos efectos. a. La unidad peticionaria presentará, adjunto con la solicitud, los anejos y documentos que deberán contener todas las especificaciones, descripciones y requerimientos necesarios para el bien O servicio no profesional requerido. 32 b. Deberán gestionar y asegurar la asignación presupuestaria requeridas para solicitar aquellos artículos o servicios necesarios para el curso ordinario O extraordinario de sus actividades a la Oficina de Presupuesto del Área de Finanzas de la CFSE. C. La unidad peticionaria deberá notificar a la Oficina de Contrataciones y a la Junta de Subastas de cualquier incumplimiento O situación con cualquier suplidor. d. La unidad peticionaria podrá supervisar, evaluará y fiscalizar a los suplidores que le hayan provisto bienes y/o servicios gestionados a través de los procesos bajo la jurisdicción de la Junta. Las evaluaciones entregadas por escrito se archivarán en el expediente oficial correspondiente. III. REGISTRO ÚNICO DE LICITADORES a. Los participantes en los procesos formales de la CFSE deberán cumplir con la Legislación y Reglamentación vigente, aplicable al Registro Único de Licitadores (RUL). b. Para participar en los procesos de compra o subastas, todo licitador y suplidor debe estar debidamente certificado para ello, según provea la ley vigente. Para ello, el suplidor o licitador estará sujeto a acreditar su experiencia, capacidad técnica, organizacional, y financiera para brindar el bien O servicio solicitado en la calidad, términos y condiciones requerido. C. Los licitadores que no estén registrados en el RUL, se les dará cinco (5) días laborales, a partir del acto de apertura para que someta todos los documentos requeridos en el RUL. En caso de que el licitador no realice los trámites correspondientes para el proceso de inscripción en el RUL, será descalificado. IV. REGISTRO ÚNICO DE SUBASTAS a. El Registro Único de Subastas es el medio oficial para emitir Avisos de Subasta establecido por el estado para todas las 33 Agencias de la Rama Ejecutiva y las Corporaciones Públicas del Gobierno de Puerto Rico. b. La Junta de Subastas tiene la responsabilidad de publicar en la página electrónica del Registro Único de Subastas (RUS), o mediante el mecanismo vigente, todos los documentos relacionados a los procesos formales. V. FIANZAS, GARANTÍAS Y SEGUROS a. Los licitadores deberán acreditar la prestación de garantías y pólizas de seguro de conformidad con los términos y condiciones establecidos en los Pliegos de Subasta. b. Las garantías podrán prestarse mediante cheque de gerente O cheque certificado, giro postal o bancario o mediante fianza suscrita por una compañía de seguros acreditada por la Oficina del Comisionado de Seguros de Puerto Rico, a favor de la CFSE, por la suma o por ciento indicada en los pliegos de subasta. C. La Junta determinará las fianzas, garantías y pólizas que debe someter el licitador según la naturaleza de la compra o subasta en cuestión. d. Según sea el caso, la Corporación podrá requerir: 1. Fianza de Arrendamiento "Lease Bond" garantía que se requiere de licitadores agraciados para el pago de arrendamientos a la CFSE. 2. Fianza de Licitación u Oferta "Bid Bond" garantía requerida al licitador seleccionado con el propósito de garantizar el cumplimiento con la oferta presentada en una subasta, propuesto O cualquier proceso formal hasta que se complete el proceso y se formalice el contrato. 3. Fianza de Cumplimiento de Pago "Payment Bond" garantía requerida al licitador seleccionado en contratos de construcción y de otros bienes y servicios con el 34 propósito de garantizar el pago de jornales, materiales y servicios a sus empleados, a suplidores y/o a terceras personas. 4. Fianza de Ejecución "Performance Bond" garantía requerida al licitador seleccionado para asegurar el cumplimiento específico con los términos y condiciones del contrato. La fianza estará vigente durante el término del contrato y sus respectivas enmiendas. 5. Garantía Afianzada "Warranty Bond" fianza presentada por el suplidor para asegurar su obligación de cumplir con el término de la garantía de la reparación de cualquier obra construida, servicio rendido o bien entregado cuando el término exceda la vigencia del contrato. 6. Cualquier otra fianza que se entienda necesaria para asegurar los mejores intereses de la Corporación. e. Ejecución de Fianzas por Incumplimiento: 1. Fianza de Licitación u Oferta "Bid Bond" se podrá ejecutar la fianza de licitación si expirado el término de los diez (10) días laborables a partir de la notificación de la adjudicación, el licitador agraciado no presenta la Fianza de Ejecución. Además, se podrá ejecutar si el licitador agraciado se niega a firmar el contrato dentro de los diez (10) días laborables siguientes de habérsele citado para ello. 2. Fianza de Ejecución "Perfomance Bond" se podrá ejecutar la fianza de Ejecución si transcurrido el término dispuesto en el pliego de subasta o requerimiento O Solicitud de Propuestas Selladas, el licitador agraciado no entrega los bienes, no honra las garantías o no cumple las obligaciones según contratadas, por causas imputables a este. Además, el licitador tendrá que responder económicamente por la diferencia en precio que se obtenga 35 mediante compra excepcional. Si la fianza no cubre dicho exceso, se reclamará el balance al licitador concernido. 3. Fianza de Pago "Payment Bond" se podrá ejecutar la Fianza de Pago, en cualquier momento luego de la fecha acordada de pago, si el licitador adeudase cualquier suma a cualquier persona que le haya prestado servicios de mano de obra o que haya suministrado materiales para la realización y cumplimiento de la obra objeto del contrato. 4. Se determinará los pormenores de la ejecución de cualquier otro tipo de fianza, según las circunstancias particulares y de acuerdo con los reglamentos y leyes aplicables. f. El incumplimiento con los requisitos de fianza por parte de un licitador conllevará que su oferta sea rechazada. De haber sido nombrado licitador seleccionado, el incumplimiento con los requisitos de fianza conllevará la rescisión del contrato. g. Luego de la adjudicación de una subasta, la Oficina devolverá las fianzas de los licitadores no seleccionados, excepto en caso de una Moción de Reconsideración de una subasta, donde la Oficina retendrá la Fianza de Licitación del licitador seleccionado y del que solicita la reconsideración. VI. PROCEDIMIENTO PROCESOS FORMALES a. Todo proceso formal será público y abierto a competencia directa por parte de licitadores cualificados, salvo que se disponga que la compra se tramitará bajo alguna de las condiciones excepcionales debidamente justificada. b. Se utilizará el procedimiento de subasta formal establecido en este Reglamento para la adquisición de bienes y servicios para la CFSE, cuyo monto se estima que será superior a cien mil dólares ($100,000.00). Toda subasta formal será adjudicada por los miembros de la Junta de Subastas de la CFSE. C. Cuando sea necesario, el Presidente de la Junta podrá solicitar 36 al Administrador/a o persona designada a esos efectos que nombre un Asesor O Comité Evaluador con respecto a alguna subasta 0 proceso en particular. d. Todo proceso comienza con el recibo del formulario de solicitud con las secciones debidamente cumplimentada y autorizada por parte de la unidad peticionaria para adquirir a su favor algún bien O servicio necesario para la CFSE. e. La Junta de Subastas deberá, según el bien y/o servicio requerido, sus especificaciones, presupuesto y término para su adquisición, determinar el proceso adecuado que garantice la compra del bien y/o servicio de la mejor calidad y bajo las condiciones más convenientes para la CFSE. f. El proceso formal comenzará mediante la notificación de un Aviso de Subasta, mediante invitación a potenciales licitadores, o por medio de Aviso de Subasta, Solicitud de Propuestas, Cualificación O Información publicado en la página electrónica del RUS, según se detalla en este Reglamento. g. En casos donde sea necesario y apropiado, el proceso formal podrá comenzar con la notificación de una Solicitud de Cualificación, para evaluar la capacidad de posibles licitadores a invitar, o una Solicitud de Información para conocer más sobre los licitadores y suplidores dentro de un mercado o industria. h. Las subastas serán organizadas por la Junta y dirigidas por el Presidente o por quien éste designe. i. Todo documento generado durante el proceso formal formará parte del expediente oficial para la compra y/o servicio en solicitado. j. Cuando para una subasta, a la fecha de la apertura de las ofertas, no se hayan recibido sobres por parte de licitadores, la subasta se declarará desierta. En este caso, la Junta podrá 37 anunciar una nueva subasta. Dicha declaración se hará por escrito, haciendo constar la determinación de la Junta referente a los pasos a seguir prospectivamente, y el escrito se hará formar parte del expediente oficial de ambos procesos. k. Cuando para una subasta un solo licitador presente una oferta cualificada, y al evaluarla se entienda que la misma no es razonable, la Junta podrá recomendar: 1. Cancelar la subasta; 2. Abrir un proceso nuevo de compras; 3. Adquirir el bien y/o servicio mediante una compra excepcional. VII. SOLICITUD DE PROCESO FORMAL Para todas sus necesidades de adquisición de bienes y servicios, las unidades peticionarias prepararán una Solicitud de Proceso Formal y Asignación Presupuestaria, en el sistema electrónico o físico en vigor, que cuente con: 1. Un memorando justificativo que incluya, sin limitarse a: explicación de la situación actual, las necesidades y circunstancias para solicitar los bienes y servicios, las acciones tomadas, las recomendaciones, el término de vigencia y el presupuesto estimado requerido. 2. La unidad peticionaria utilizará el formulario de solicitud cumplimentado y firmado, será responsable de tramitar la aprobación presupuestaria y la autorización del Administrador o su Representante Autorizado. 3. Presentar una descripción del bien y/o servicio requerido con las condiciones especiales y las especificaciones detalladas, incluyendo marcas y/o modelos recomendados O preferidos como referencia de la calidad que se interesa. Se podrá utilizar el término "igual 0 superior a"; 4. Indicar el término en el cual se requiere obtener los bienes y/o 38 servicios; 5. Determinar el costo estimado del bien y/o servicio en el mercado local; 6. Cualquier información pertinente para la compra del bien y/o servicio en particular. A. ITINERARIO 1. Una vez la Oficina de Procesos Formales determine el proceso adecuado para la adquisición de los bienes y/o servicios, establecerá un itinerario con los términos de tiempo para: 1. Entrega de pliegos a licitadores; 2. Recibo de propuestas u ofertas; y 3. Fechas para las reuniones, vistas e inspecciones, de ser necesario. 2. El itinerario será para uso de la Junta durante sus procesos de compra o subasta, haciendo constar las fechas relevantes en el Aviso de Subasta, y se archivará copia en el expediente oficial. 3. El itinerario será detallado, pero flexible a las necesidades y circunstancias de la CFSE, la Junta de Subastas, la unidad peticionaria y licitadores participantes del proceso. 4. La Junta podrá enmendar su itinerario de entenderlo necesario y notificará a todas las partes mediante una enmienda firmada por el Presidente y archivada en el expediente oficial. B. Aviso DE SUBASTA 1. El Presidente de la Junta autorizará la publicación de un Aviso de Subasta para cada proceso formal de compras bajo su jurisdicción. 2. La Oficina de Procesos Formales publicará el Aviso de Subasta en la página electrónica "RUS", O en el medio disponible O proscrito por ley. 3. El Aviso de Subasta contendrá el número de subasta o solicitud de información, cualificación 0 propuesta, su propósito, la fecha 39 límite para requerir los pliegos de la subasta, su costo, las fecha, hora y lugar pautados para la reunión pre-subasta, si alguna, y apertura de ofertas, descripción del proyecto, requisitos mínimos 0 compulsorios con los que deben cumplir los licitadores y sus ofertas o propuestas, reserva de derechos para enmendar O cancelar la subasta, reserva de derechos sobre criterios para rechazar cualquiera y todas las ofertas, la cuantía estimada del proyecto, la persona contacto dentro de la Oficina, y cualquier información pertinente para al proceso formal. 4. El número de subasta o solicitud de información, cualificación O propuesta se establecerá según el tipo de proceso a celebrarse, el año, y comenzando con el número uno (1) para cada tipo de subasta y continuando la numeración en orden cronológico. 5. En el Aviso de Subasta constará que los licitadores podrán revisar los pliegos de subasta previo a su adquisición, el método de pago y de no ser reembolsable el mismo, así se expresará. 6. El Aviso de Subasta notificará a los licitadores que, de no estar conforme con algún término o condición en el Aviso, podrán presentar un alegato por escrito al Presidente de la Junta, y el término de tiempo establecido para ello. 7. La Junta podrá efectuar cambios al Aviso de Subasta mediante adendum O enmienda hasta tres (3) días laborables previo a la fecha establecida para la apertura de ofertas O propuestas. El Presidente podrá enmendar el itinerario y/o posponer la apertura de las ofertas de entenderlo justificado para que los licitadores tengan tiempo de preparar y revisar sus ofertas. 8. En el Aviso de Subasta se podrá constar que, para la subasta se interesa contratar con una empresa certificada y bajo la categoría de Pequeñas y Medianas Empresas conocidas como PYMES. La Junta podrá, de manera selectiva y preferencial, aceptar aquellos procesos de bienes y/o servicios que la CFSE 40 destinará para la participación única y exclusiva de las empresas PYMES, según el Programa de Reservas establecido en la CFSE. Se requeriría la participación de, al menos, dos (2) empresas PYMES interesadas en presentar sus ofertas o propuestas. 9. Todo adendum o enmienda se remitirá a todo licitador que ya sea parte del proceso formal, sea compareciendo a alguna reunión, al momento de adquirir los pliegos, en persona cuando sea notificado y/o vía electrónica con acuse de recibo. 10. La Junta también podrá notificar invitaciones directas a la subasta O solicitud de propuestas a licitadores registrados en RUL, remitiéndole junto a la invitación toda la información contenida en el Aviso de Subasta. C. PLIEGOS DE SUBASTA 1. El Técnico de Subasta o el personal designado preparará el borrador del pliego de subasta y lo enviará al Gerente O Sub Gerente para su aprobación. Aprobado el pliego de subasta, se remitirá para la firma del Presidente de la Junta y el Administrador. 2. Los pliegos de subasta contienen la información sobre los bienes y/o servicios requeridos por las unidades peticionarias para facilitar a los licitadores interesados la preparación de sus ofertas. Deberá identificarse por su número, propósito y fecha de emisión. Estará compuesto por la invitación a subasta, las instrucciones, las especificaciones, y los términos y las condiciones de la subasta. 3. Los pliegos contendrán instrucciones, las especificaciones de lo requerido, según la información provista por la unidad peticionaria en la solicitud y cualquier información imprescindible para que los licitadores preparen sus ofertas adecuadamente, así como las condiciones de entrega, detalle 41 de las garantías requeridas, las condiciones especiales, generales y contractuales al que se obligaría el suplidor, y los límites competitivos. 4. Los pliegos de subasta pueden ser enmendados por la Junta, con al menos, tres (3) días laborables previo a la fecha de apertura de ofertas. 5. Las enmiendas a los pliegos deben ser notificadas inmediatamente a los licitadores interesados que ya hayan adquirido los pliegos originales, informando lugar, fecha y hora en que pueden adquirir los pliegos enmendados, así como los fundamentos para las enmiendas. También deberán ser notificadas a la unidad peticionaria y se archivará una copia en el expediente oficial. De ser necesario, el Presidente o la mayoría de la Junta podrán posponer la apertura de ofertas para dar tiempo a los licitadores a hacer los arreglos pertinentes a sus propuestas, constando por escrito sus fundamentos para ello. 6. Los pliegos de subasta constituyen parte del contrato con el licitador seleccionado, por lo que el licitador debe asegurarse de cumplir con todas las instrucciones y los requisitos en ellos antes de presentar su oferta. 7. En el pliego de subasta se consignarán todos los elementos necesarios para que el licitador pueda someter su oferta, considerando los requisitos que se exponen a continuación, sin limitarse a: a. Descripciones claras y detalladas de las características de los bienes y/o servicios que se desean adquirir y unas especificaciones completas de cada uno de ellos. b. Instrucciones específicas respecto a la forma en que se someterán las ofertas y los términos y las condiciones que regirán la transacción. Dichos términos y condiciones junto 42 con las especificaciones constituirán la base del contrato u orden de compra O ambas. C. Términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos, que sean esenciales para la adjudicación, de la subasta. d. Lugar, fecha y hora en que se celebrará la reunión presubasta, en caso de ser necesaria. e. Lugar, fecha y hora en que se abrirán los sobres de ofertas e indicaciones sobre la forma en que éstos deben identificarse. f. Condiciones o requerimientos especiales que puedan afectar el proceso de adjudicación, por ejemplo, si es necesario someter una muestra del producto para evaluación y cómo se dispondrá de la muestra una vez se efectúe la prueba. g. Criterios de evaluación para la adjudicación de la subasta. h. Términos para la impugnación del pliego de subasta y de la adjudicación, según disponga la ley vigente. 8. En el pliego de subasta deberán consignarse, además, los términos y las condiciones siguientes: a. Requisitos de la reglamentación vigente y de las normas aplicables de ingeniería y seguridad en aquellos casos en que se requiera la instalación del equipo que se comprará. b. Toda certificación O documentos especiales que deberán someter los licitadores o las licitadoras como parte de su oferta. C. Referencias, a modo de ejemplo, de marcas específicas de artículos, únicamente como guía o referencia para, ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de artículos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cumplan O 43 excedan las especificaciones indicadas en el pliego de subasta. Se podrá invitar a subasta para la adquisición de marcas específicas, cuando se pueda justificar por la experiencia obtenida, para mantener la compatibilidad o uniformidad, y cualquier otra circunstancia que requiera dichas marcas específicas por ser éstas las que mejor satisfacen las necesidades de la CFSE. De ser necesaria una marca específica, el expediente de la subasta incluirá un informe que lo justifique. d. Tipos de descuentos por pronto pago aceptables a la CFSE, si aplica alguno. e. Requerimientos de ley y normas establecidas en la CFSE para la ejecución de contratos. También se incluirá siempre la advertencia siguiente: "La notificación de la adjudicación de la presente subasta no constituirá el acuerdo formal entre las partes. Será necesario que se suscriba el contrato correspondiente o que la CFSE emita una orden de compra suscrita por la persona autorizada". - f. Notificación a los licitadores sobre la disponibilidad de documentos adicionales relacionados y el lugar donde se pueden obtener. g. Informarles que se podrá enmendar el pliego de subasta hasta tres (3) días laborables antes del acto de apertura de las ofertas cuando la enmienda implique cambios O solicitudes adicionales que se deben incluir en la oferta o licitación o hasta tres (3) días laborables antes del acto de apertura de la subasta cuando la enmienda no afecte la presentación de las ofertas. 9. El licitador interesado que no recoja el documento enmienda o documentos adicionales en la fecha límite para ello y hacerlos parte del pliego original, no podrá participar de la subasta o 44 proceso de compra alterno seleccionado. 10. Adquisición de los Pliegos a. Los licitadores que respondan al Aviso de Subasta publicado en el RUS, se presentarán a la Oficina de Procesos Formales y solicitarán la compra de los pliegos. De otra parte, aquellos licitadores que interesen participar y no estén registrados en el RUL, serán orientados para que realicen el proceso correspondiente de registro. b. La Oficina de Procesos Formales será responsable de procesar la solicitud de compra de los pliegos de subasta o cualquier proceso formal alterno autorizado por la Junta de Subastas. C. El licitador interesado podrá obtener los pliegos y documentos relacionados con el pago, en la División de Recaudaciones; mediante efectivo, cheque personal O de compañía, giro bancario, pago ATH, Visa o MasterCard O por cualquier otro medio aceptado por la CFSE. d. La obtención de los pliegos tiene que darse dentro del tiempo estipulado en el Aviso de Subasta publicado en el RUS, como norma se otorgarán cinco (5) días laborables para el pago y recogido de los pliegos o según sea autorizado por el Presidente y/o miembro designado de la Junta, y en coordinación con la Oficina de Procesos Formales. e. El pago y obtención de los pliegos de subasta son un requisito indispensable para poder licitar en el proceso formal. f. El licitador recibirá los pliegos con las condiciones especiales, condiciones generales y contractuales, las especificaciones técnicas, planos (si aplica) y cualquier otro documento relacionado al proceso formal y un sobre oficial 45 pre-dirigido donde presentará su oferta O propuesta. g. Si la CFSE establece protocolos de salud y seguridad que limiten el cobro y entrega de los pliegos durante las fechas establecidas, los licitadores podrán pagar por los pliegos en el portal oficial de la CFSE y presentarse, con el recibo del pago, en el día y horario seleccionado para la entrega de los pliegos O en la alternativa, podrán pagar y recoger los pliegos el mismo día que se presente previo la reunión presubasta. El Presidente podrá emitir un comunicado estableciendo el proceso alterno para el pago y recogido de los pliegos de los procesos formales. D. COSTOS DE PLIEGOS a. Se establecen los siguientes costos basados en el potencial de negocios que pueda representar la adjudicación del proceso formal a uno O más licitadores. i. Subastas Informales bajo la jurisdicción de la Junta 1. $15,000.01 hasta $100,000.00 = no tendrán costo ii. Subastas Formales, Solicitudes de Propuestas o Solicitudes de Cualificación 1. $100,000.01 hasta $500,000.00 = $100.00 dólares 2. $500,000.01 hasta $1,000,000.00 = $250.00 dólares 3. $1,000,000.01 hasta $3,000.000.00 = $350.00 dólares 4. $3,000,000.01 en adelante: = $500.00 dólares b. El pago realizado por los licitadores no será reembolsable, a menos, que la Junta de Subastas cancele o posponga la subasta por un término de tiempo prolongado. C. De la Junta de Subastas determinar publicar nuevamente la subasta, previamente cancelada, los licitadores participantes en la original no tendrán que pagar por los pliegos y serán invitados, mediante correo electrónico y 46 llamada telefónica, a participar de la nueva subasta. Si no están interesados en participar, podrán solicitar a la Corporación el reembolso de lo pagado. d. Las empresas registradas y certificadas como pequeñas y medianas O microempresas solo pagarán veinticinco ($25.00) dólares por los pliegos independientemente del proceso formal que interesen participar. E. REUNIÓN PRE-SUBASTA a. La Junta celebrará reuniones pre-subasta O informativas con el propósito de orientar y aclarar cualquier duda que puedan tener los licitadores potenciales sobre el contenido del pliego de subasta. b. La Junta a su discreción podrá abrir una sección de preguntas y sugerencias por parte de los licitadores en la reunión. C. La Junta, como norma general, no aceptará preguntas con posterioridad a la reunión pre-subasta relacionadas a las condiciones especiales o especificaciones de los bienes y servicios contenidos en el pliego. d. La Junta podrá atender dudas o preguntas relacionas al proceso de preparación y presentación de la oferta, de igual manera, podrá aclarar cualquier instrucción impartida de la reunión. e. Será obligatorio que los licitadores potenciales comparezcan a la reunión pre-subasta para que puedan presentar sus ofertas, cuando ésta haya sido convocada conforme lo dispuesto por este Reglamento. El no comparecer a una reunión pre-subasta impide que un licitador presente su oferta o propuesta y quedará descalificado. f. Las personas que participen de la reunión pre-subasta 47 firmarán el Registro de Asistencia y deberán identificar a la persona natural 0 jurídica que representan. Es requisito que la empresa O licitador interesado esté presente a la hora citada para dar comienzo a los procesos y a la firma del Registro de Asistencia. La empresa que no esté presente al momento de la toma de las firmas y cuando con su firma, el Presidente cierre el registro, podrá participar de la reunión, pero quedará imposibilitada de presentar su oferta y quedará descalificada. g. El Secretario de la Junta O representante designado por el Presidente preparará un acta de la reunión pre-subasta la cual incluirá, como mínimo, lo siguiente: (1) una lista con los nombres de las personas participantes y las personas naturales o jurídicas que representan, de ser aplicable; (2) los asuntos discutidos, las aclaraciones, incidencias y los acuerdos tomados en la reunión; y (3) la fecha, la hora y el lugar en que se celebró la reunión. h. En aquellos casos que el Tribunal solicite O requiera la transcripción de una minuta, ésta deberá ser parte del expediente oficial. i. Se podrá requerir la comparecencia a la reunión, de un representante de la unidad peticionaria y cualesquiera peritos, asesor O expertos que se estime necesario. F. OFERTAS 1. PRESENTACIÓN a. Las ofertas O propuestas de los licitadores se recibirán en sobres sellados, en el lugar y para la fecha y hora indicada en el Aviso de Subasta. No se recibirán ni aceptarán ofertas O propuestas posterior a la fecha y hora del cierre para recibir los mismos, y de recibirse alguno, se le devolverá el sobre sellado al licitador. 48 b. La Oficina de Procesos Formales o el Secretario de la Junta aceptarán los sobres sellados con las ofertas de los licitadores y éstos permanecerán bajo la custodia de la Oficina o del Secretario de la Junta y en ninguna circunstancia se abrirá hasta la fecha y hora fijada para el acto de apertura. C. De ocurrir algún evento natural o circunstancia especial que ocasione el cierre de operaciones de la CFSE e impida la entrega de ofertas o propuestas en la fecha establecida dispuesta para ello en el pliego de subasta, las ofertas O propuestas se entregarán en el día y hora establecida, mediante una enmienda en que la CFSE reanude funciones, a la hora dispuesta originalmente, O a cualquier otra que oportunamente se notifique. d. Para Solicitudes de Cualificación, Solicitudes de Propuestas O Subastas Formales los licitadores deberán prestar una fianza de licitación para participar del proceso y sus ofertas sean consideradas, según establecido en el pliego. e. Las ofertas O propuestas deberán estar iniciadas en cada margen izquierdo, y donde haya alguna corrección o tachadura, y firmadas donde los pliegos lo requieran por un representante autorizado del licitador. La Junta podrá considerar ofertas de licitadores que no hayan estampado sus iniciales O firmas requeridas y considerar tal omisión como una falta menor, siempre y cuando, éste subsane dicha omisión previo a la adjudicación del proceso. f. Los licitadores podrán presentar sus ofertas y propuestas en el lugar físico notificado O a través del medio establecido por la Junta para ello. Tomando en consideración que las aperturas públicas son 49 transmitidas, no se aceptarán ofertas enviadas a través del correo federal O entregadas en la División de Correspondencia de la CFSE. g. Las ofertas deberán contener el precio O valor de esta en dólares y centavos, y desglosado por partida. h. Fuera del sobre se hará constar la información del remitente con el nombre e información de contacto del licitador, el número asignado a la subasta o solicitud de propuestas, y el día y la hora de apertura y el sello oficial de la Junta de Subastas con la fecha y hora que se recibió en la Oficina de Procesos Formales O lugar que se designe por el Presidente. i. Los sobres serán abiertos el día, hora y lugar designado para la reunión de Apertura de Ofertas. j. La información de cada una de las ofertas recibidas para cada proceso de compra se agrupará en un Registro de Ofertas, el cual contendrá una tabla de contenidos con los nombres de los licitadores y cualquier otra información que la Junta considere pertinente. Dicho registro se conservará en el expediente oficial correspondiente. Contendrá información sobre cada solicitud y unidad peticionaria y Resumen de Ofertas de los licitadores. k. Previo a la apertura de las ofertas, un licitador podrá retirar O modificar su oferta mediante petición escrita, y de estar dentro del término para presentar ofertas podrá presentar una nueva. De solicitar el retiro de una oferta luego de la apertura de las ofertas; su petición estará condicionada a que demuestre que presentó la oferta por error y que la misma no es razonable, pero no podrá presentar una oferta nueva o sustituta. I. El personal de la CFSE tiene prohibido intervenir de 50 ninguna manera, directa 0 indirecta, con los licitadores en la preparación y entrega de los pliegos de subasta completados con las propuestas u ofertas, y deberá abstenerse de influenciar de cualquier modo a la Junta, sus miembros, a la Oficina o su personal en cuanto a la recomendación de la adjudicación. m. Las ofertas que se reciban posterior a la fecha y hora fijada en el pliego de subasta se devolverán sin abrir. Aquellas que no estén identificadas en el sobre, se abrirán y se devolverán al licitador o a la licitadora informándole de su descalificación por incumplimiento con las condiciones de la subasta. Se retendrá el sobre original de la licitación y se hará formar parte del expediente oficial. n. Las ofertas presentadas por los licitadores serán parte del expediente oficial en la cual participen, independientemente de que se cancele O adjudique la subasta. 2. TIPOS DE OFERTAS La Junta podrá aceptar o rechazar las ofertas presentadas por los licitadores, conforme lo dispuesto a continuación: a. Oferta Básica: Constituye aquella en la cual los licitadores anotan el precio unitario de cada una de las partidas O renglones por la cual desean cotizar. Si el licitador anota precios por unidad en unas partidas y lo omite en otras O indica "No Bid", se entenderá que interesa hacer ofertas sólo en aquellas partidas para las cuales hace la oferta básica. b. Oferta Alterna: Un licitador podrá someter una oferta básica y una O varias alternas para bienes O servicios de distintos precios, cualidades 0 categorías cuando éstas hayan sido solicitadas en los pliegos de subastas y se les haya brindado 51 la misma oportunidad a los demás licitadores. El hecho de que se soliciten ofertas alternas no obliga a la Junta a aceptarlas, aunque éstas sean más bajas en precio que la oferta básica, si se entiende que no conviene a la CFSE. C. Oferta "todo o nada": Además de la oferta básica, será admisible una oferta a base de "todo o nada". Consiste en una oferta de un precio más bajo para un grupo de partidas o renglones, condicionado a que todas sean adjudicadas al licitador. Deberá anotarse el precio total rebajado O el por ciento de rebaja al lado de cada partida, indicando la frase "todo O nada". d. Oferta Precio Global: En sustitución de las ofertas sobre la base "todo o nada", será admisible que los licitadores coticen a base de un precio global "Lump Sum". El licitador anotará al lado de la suma de los renglones para los cuales ha cotizado, una cifra rebajada o señalará un por ciento de descuento aplicado. e. Una empresa licitadora no podrá someter ofertas para una misma subasta, ya sea a nombre propio, de alguna de sus subsidiarias O sucursales, de algunos o varios de sus socios, agentes, oficiales y entidades a que éstos pertenezcan porque se declararán nulas todas y cada una de las ofertas. 3. OFERTAS QUE NO CUMPLAN CON LAS ESPECIFICACIONES a. No se considerarán ofertas que añadan, alteren, modifiquen, varíen O eliminen especificaciones O condiciones requeridas en el pliego de subasta. b. No se considerarán las ofertas que contengan frases, párrafos O comentarios ambiguos, incompletos, indefinidos o que resten certeza a la cotización. C. Como excepción, se aceptarán aquellas desviaciones mínimas que no alteren el concepto básico de la 52 especificación, la condición o el término del pliego de subasta únicamente si ningún licitador ha ofrecido un bien o servicio no personal que cumpla con las especificaciones y términos requeridos. 4. CORRECCIONES DE OFERTAS a. Las correcciones en los pliegos de oferta deberán estar refrendadas por el licitador con su firma O iniciales, de lo contrario quedará invalidada la oferta para la partida o las partidas correspondientes. 5. RETIRO DE OFERTAS a. El retiro de una oferta podrá efectuarse mediante una solicitud escrita al Presidente O al Secretario de la Junta, presentada antes del acto de apertura de la subasta. b. El licitador podrá presentar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta original, de estar dentro del término al acto de apertura. C. Cuando un licitador insista en el retiro de su oferta con posterioridad al acto de apertura de una subasta, se considerará como incumplimiento de sus responsabilidades y la CFSE podrá aplicar las sanciones que estime pertinentes, conforme con las disposiciones de los reglamentos de la CFSE. 6. MODIFICACIONES A OFERTAS a. Las modificaciones a ofertas se aceptarán hasta veinticuatro (24) horas antes de la hora fijada en el pliego de subasta para la entrega de ofertas. La modificación se hará mediante comunicación escrita, presentada ante el Presidente o el Secretario de la Junta y deberá enviarse en sobre cerrado, debidamente identificado con la información siguiente: 1. Número de la subasta O proceso formal 2. Fecha y hora señaladas para la entrega de ofertas 53 3. Nombre y dirección del licitador 4. Información que indique las razones para la modificación de la oferta b. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para el acto de apertura juntamente con la licitación original. 7. APERTURA DE OFERTAS a. Las ofertas se abrirán en el día y hora fijada para su apertura en el Aviso de Subasta. b. El acto de apertura será presidido por el Presidente O Secretario de la Junta O por el O la Miembro de la Junta en quien éste o ésta delegue. En el mismo podrán estar presentes los Miembros de la Junta de Subastas, las licitadoras y los licitadores concernidos y toda persona particular interesada, si las condiciones de seguridad y protocolos de salud así lo permiten. C. No será requisito que se constituya la Junta en pleno para el acto de apertura. d. El acto de apertura se transmitirá electrónicamente y se grabará simultáneo a la reunión. Se proveerá el enlace de la grabación en la página electrónica de la CFSE. e. Los licitadores podrán estar en el salón donde se celebrará el acto de apertura a la hora indicada para el comienzo, si las condiciones y los protocolos de salud y seguridad, así lo permiten. Quienes lleguen más tarde O no cumplan con los protocolos establecidos no podrán entrar y perderán la oportunidad de participar en el acto de apertura. f. Todas las personas que asistan al acto de apertura firmarán un registro de asistencia, indicando el nombre de la persona, nombre natural O jurídica a quien representan y su firma. g. La Oficina de Procesos Formales, abrirá los sobres en 54 presencia del Presidente, el Secretario y los miembros de la Junta que asistieron, además de la transmisión por la página electrónica de la CFSE, y leerá en VOZ alta las licitaciones con sus detalles, indicando inicialmente: i. Fecha y hora en que comienza el acto de apertura de ofertas; ii. Número y asunto de la subasta; iii. Nombres y capacidad en la que comparecen los miembros de la Junta, empleados de la CFSE y licitadores comparecientes, si alguno. iv. Número de ofertas recibidas; V. Por cada sobre: a. nombre del licitador; b. Fianza de oferta C. copia del Certificado de Elegibilidad y fecha de expiración; d. por cientos por pronto pago e. fecha de comienzo f. tiempo de aceptación g. verificar que la misma esté firmada e iniciada en todas sus partes h. número de partida, producto que ofrece y su precio; i. fecha de entrega ofrecida; j. garantías que ofrece k. cualquier información que según los pliegos de subasta sea relevante. h. Los licitadores podrán evaluar las ofertas abiertas una vez concluya la apertura, si la misma fue presencial: En la alternativa, podrán coordinar la fecha y hora que interesan verificar los pliegos de su competencia. i. Luego de que culmine dicho proceso, se abrirá el espacio 55 para escuchar comentarios, dudas o preguntas de los licitadores, para luego dar por cerrado el acto. j. Luego del acto de apertura de ofertas, los sobres quedarán bajo la custodia de la Oficina, y los licitadores quedarán vedados de hacer cambios o enmiendas a sus ofertas o propuestas. La Oficina preparará el Resumen de Ofertas con la información y datos relevantes. La Junta evaluará las ofertas en detalle para constatar su cumplimiento con los requisitos en los pliegos. k. Cualquier licitación que no cumpla con los requisitos en los pliegos de subasta quedará automáticamente descalificada, a menos que se trate de un error menor o que sea fácilmente subsanable y el licitador esté capacitado para practicar la subsanación inmediatamente o dentro de un término razonable que le provea la Junta. I. La cancelación O retiro de una oferta por parte del licitador después de iniciada la apertura de los pliegos de licitación se considerará como un incumplimiento de sus responsabilidades como licitador, por lo que, la Junta o su Oficina, podrá aplicar cualquiera de las medidas establecidas en este Reglamento. m. El Secretario O miembro designado de la Junta que esté en el acto de apertura será responsable de levantar un acta de todas las incidencias y certificará la veracidad de lo expresado. Una vez abiertas y leídas en público las licitaciones, la Junta no podrá cambiar los términos o las estipulaciones de la subasta, ni se permitirá a los licitadores realizar alteraciones, cambios O modificaciones a la oferta. n. Mientras las ofertas estén bajo evaluación, todo licitador queda vedado de comunicarse con cualquier miembro de 56 la Junta, su Oficina, O empleado o funcionario de la CFSE O persona relacionada de algún modo al proceso de subastas sobre cualquier asunto relacionado a la subasta. O. Ningún miembro de la Junta, su Oficina o empleado O funcionario de la CFSE podrá comunicarse con licitador alguno relacionado a la subasta en cuestión sin autorización escrita de la Junta O del Comité Evaluador.