NORMAS PARA LA ADJUDICACIÓN

A. EVALUACIÓN DE OFERTA La Junta examinará y evaluará todas las ofertas antes de adjudicar la subasta. En el proceso podrá ser asesorada por el Jefe de Compras, un comité evaluador, otros funcionarios, empleados y asesores y consultores externos, según considere conveniente. B. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA MEJOR OFERTA Al evaluar las ofertas para adjudicar las subastas, la Junta considerará los criterios que se expresen en el pliego de subasta junto con los siguientes: 1. El cumplimiento del licitador con las especificaciones, términos y condiciones del pliego de subasta. 2. La calidad de los bienes y servicios ofrecidos y cómo éstos cumplen con las especificaciones y satisfacen las necesidades establecidas. En los casos en que se efectuaron pruebas con muestras suministradas por el licitador, se incluirá la evaluación del producto entre los aspectos de este criterio de calidad. 3. Si el precio es competitivo y comparable con el prevaleciente en el mercado. Además, aplicar el por ciento de preferencia establecido por ley, si la persona O la entidad ha presentado una resolución de la Junta para la Inversión en la Industria Puertorriqueña. 57 4. La reconocida habilidad del licitador para realizar trabajos de la naturaleza bajo consideración en casos de servicios no profesionales. 5. La responsabilidad y capacidad económica del licitador. 6. La experiencia de la CFSE con el cumplimiento de contratos u órdenes de compra anteriores de naturaleza igual O similar. 7. La experiencia de otras entidades gubernamentales con el licitador. La recomendación sobre este particular deberá constar por escrito. 8. El término de entrega más próximo si se ha hecho constar como condición en el pliego de subasta. 9. La Junta podrán establecer criterios de mejor oferta específicos para cada proceso de subasta. C. RECHAZO DE LA OFERTA MÁS BAJA La Junta podrá rechazar la oferta con el precio más bajo cuando ocurra una o varias de las condiciones siguientes: 1. La Junta tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la oferta más baja no haya dado cumplimiento satisfactorio a contratos otorgados u órdenes de compra emitidas anteriormente con la CFSE. 2. Cuando las pruebas efectuadas a las muestras del producto reflejen una calidad inferior a las especificaciones del pliego de subasta. 3. Cuando se tenga conocimiento de que el licitador haya incumplido con los contratos otorgados con agencias gubernamentales y se tenga prueba de ello. 4. Cuando la oferta no cumpla con las especificaciones, los requisitos y términos de la subasta. 5. Cuando no se incluya la firma autorizada del licitador. 6. Cuando la experiencia previa de la CFSE con la garantía O el funcionamiento del renglón ofrecido no haya sido 58 satisfactoria. 7. Las razones por las cuales se rechace la oferta más baja en precio se harán constar detalladamente en la minuta de la reunión y en la Resolución de la Junta de Subastas en la cual se efectúe la adjudicación de esa subasta específica. D. PREFERENCIA 1. Requisitos La preferencia se establecerá de acuerdo con la Ley 14-2004, según enmendada, conocida como la Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña, o cualquier ley posterior que la sustituya. Para conceder la preferencia se cumplirá con las condiciones siguientes: a. El licitador establecerá preferencia mediante la presentación de la resolución de la Junta para la Inversión en la Industria Puertorriqueña, juntamente con su oferta. La misma tiene que estar vigente. b. En la resolución deberá marcar el renglón 0 renglones a los cuales se les ha concedido la preferencia que solicita y como comparan con los solicitados. C. No se considerarán solicitudes de preferencia que no cumplan con los requisitos establecidos en los incisos (a) y (b) anteriores. d. No se considerarán solicitudes de preferencias con posterioridad a la fecha y hora establecida en el pliego de subasta para la entrega de ofertas. 2. Método de aplicación del por ciento de preferencia: a. El por ciento de preferencia se aplicará al precio ofrecido por el producto O servicio y el precio ajustado que resulte será comparado con los otros precios para determinar las ofertas más bajas. b. Cualquier licitador registrado en RUL o a quien no se le 59 haya adjudicado la preferencia concedida por la Junta para la Inversión en la Industria Puertorriqueña, podrá presentar una Solicitud O Moción de Reconsideración ante la Junta de Subastas. E. DESCUENTO POR PRONTO PAGO 1. Para fines de adjudicación de la subasta, no se considerarán los descuentos por pronto pago o pago rápido, a menos que este criterio se haya establecido en el pliego de subasta. F. ADJUDICACIÓN POR PARTIDAS Cuando se estime conveniente a los mejores intereses de la CFSE, la Junta podrá: 1. Aceptar O rechazar cualquier partida, grupo O grupos de partidas de cualquier oferta; 2. Adjudicar la subasta englobando O considerando varias O todas las partidas. G. ADJUDICACIÓN A OFERTA ÚNICA Cuando se reciba una sola oferta, la Junta podrá aceptarla siempre que se ajuste a las especificaciones y el precio sea competitivo y comparable al prevaleciente en el mercado. Si no se cumple con los requisitos de especificaciones y precio, la Junta rechazará la oferta y deberá resolver el asunto de la forma que sea más beneficiosa para la CFSE, recomendando la emisión de una nueva subasta o la compra utilizando los mecanismos excepcionales en este Reglamento. En caso de que la nueva subasta no reciba oferta, se procede a realizar una compra excepcional. H. EMPATE DE OFERTAS Las ofertas que sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en el pliego de subasta se considerarán empatadas. Para la adjudicación, la Junta notificará a los licitadores con cotizaciones similares que en un 60 término designado deberán comparecer ante la Junta O miembro de la Junta designado por el Presidente y en sobre cerrado presentar nuevas cotizaciones. En el día y la hora señalada se abrirán los sobres en presencia de representantes de esos licitadores. Si ocurre un nuevo empate, se dividirá la adjudicación de la subasta entre esos licitadores, si las partes aceptan la adjudicación reducida. De lo contrario, se cancelará la partida O las partidas en las que ocurrió el empate. I. RECHAZO GLOBAL 1. Se podrá rechazar cualquiera O todas las ofertas para una subasta o proceso formal en las situaciones siguientes: a. Cuando los licitadores no cumplan con alguno de los requisitos, especificaciones o condiciones estipuladas. b. Cuando se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada. C. Cuando los precios obtenidos sean irrazonables. d. Cuando las ofertas demuestren que los licitadores controlan el mercado del producto solicitado y se entienda que se han puesto de acuerdo entre sí para cotizar precios excesivos. En este caso, los licitadores responsables de tal acción estarán sujetos a las medidas establecidas o a que el Administrador someta el asunto a la consideración del Departamento de Justicia, para la acción correspondiente. 2. De ocurrir una de las situaciones antes mencionadas, la Junta deberá resolver el asunto en la forma que sea más beneficiosa para la CFSE, recomendando emitir una nueva subasta O un mecanismo excepcional, según este Reglamento. J. DESVIACIONES PERMISIBLES La Junta podrá aceptar desviaciones mínimas en los términos y 61 las especificaciones de las ofertas recibidas, siempre y cuando concurran los requisitos siguientes: 1. Ningún licitador ofrezca el bien 0 servicio personal con las especificaciones requeridas, 2. No se afecte el propósito original a que está destinada la subasta 3. El precio cotizado sea competitivo y comparable con el prevaleciente en el mercado. K. VISTA DE ADJUDICACIÓN a. Luego de celebrado el acto de apertura de las ofertas, la Junta convocará la Vista de Adjudicación, donde constituirá quórum y citará a cualquier funcionario, perito o persona particular que pueda asistirle en el proceso de deliberación. b. La Vista de Adjudicación de la subasta se transmitirá electrónicamente y se grabará simultáneamente a la reunión. Se proveerá el enlace de la grabación en la página electrónica de la CFSE C. La Junta evaluará las ofertas y cómo éstas cumplen con los criterios de evaluación establecidos en las especificaciones, los términos y las condiciones indicadas en el pliego de subasta. Seleccionará al licitador que mejor cumpla con los criterios establecidos y, de ser más de uno, adjudicará la subasta a favor de quien ofrezca la mejor oferta y no necesariamente al precio más bajo. d. La Junta de Subastas analizará las ofertas o propuestas sometidas, O las evaluaciones sometidas por cualquier asesor 0 comité designado a esos efectos, según dispone este Reglamento. e. La Junta se reunirá para discutir la subasta, ofertas, propuestas, informes periciales, informes evaluativos y cualesquiera documentos pertinentes para emitir su 62 recomendación al Administrador de la CFSE para la adjudicación, tomando en consideración los criterios establecidos para evaluar la mejor oferta de entre las presentadas por los licitadores. f. La Junta podrá rechazar la oferta más baja presentada tomando en cuenta la experiencia y confiabilidad del licitador, cuando haya sido suplidor de la CFSE y haya incumplido de alguna manera con sus obligaciones 0 por cualquier otra razón justificada. g. En caso de que dos ofertas sean idénticas en números, la Junta podrá resolver el empate según la experiencia con uno o ambos licitadores; adjudicarla por partidas iguales, de entenderlo prudente y previo aprobación de ambos licitadores; anunciar una nueva subasta donde solo compitan los licitadores empatados. h. Los errores numéricos en una propuesta de un licitador y/o el someter una propuesta enmendada, luego de haberse efectuado el proceso de subasta, constituye un error insubsanable que requiere la descalificación de la propuesta. i. La recomendación de la adjudicación se hará por mayoría de votos de los Miembros de la Junta. j. La subasta O compra se podrá adjudicar por partidas a distintos licitadores cuando así resulte conveniente para la CFSE. k. Cualquier error alegado por cualquier licitador relacionado a su oferta no le relevará de su responsabilidad establecida por las condiciones de la subasta y vendrá obligado a aceptar la adjudicación de esta, excepto por causa justificada. Su incumplimiento con una orden de compras o contrato se tomará en cuenta para cualquier acción civil, criminal, administrativa o de cualquier naturaleza a la que la CFSE 63 pueda tener derecho. I. La aceptación de las ofertas 0 propuestas presentadas por los licitadores quedará sujeta a su revisión, junto con los documentos que le acompañen, o que la Junta requiera al licitador posterior a la celebración y adjudicación de la subasta. m. La Junta podrá rechazar todas las ofertas y recomendarlo así mediante resolución. L. NOTIFICACIÓN DE ADJUDICACIÓN a. La adjudicación de toda subasta o proceso formal se notificará a todos los licitadores mediante comunicación escrita de la Junta de Subastas, luego de ser aprobada la Resolución por el Administrador o su Representante Autorizado. La notificación contendrá el nombre del licitador seleccionado y su oferta O monto total adjudicado. b. Al licitador seleccionado se le notificará remitiéndole el contrato u orden de compra correspondiente, se le indicará la fecha en que deberá someter toda la documentación requerida, incluyendo fianzas y seguros requeridos en las especificaciones, y la fecha en que deberá comparecer a firmar el contrato, según aplica. C. La adjudicación se notificará también a través de la página electrónica del RUS. d. La notificación contendrá un aviso a todo licitador que no esté de acuerdo con la adjudicación, puede solicitar mediante una Moción de Reconsideración ante la Junta de Subastas de la CFSE, dentro de un término de 20 días calendario desde la fecha del matasello de la notificación de la adjudicación del proceso de compras o solicitar revisión judicial, según se detalla más adelante en este Reglamento, o según disponga la ley vigente. 64 M. CANCELACIÓN DE LA SUBASTA 1. La Corporación podrá cancelar, a instancia propia O por solicitud a esos efectos, cualquier subasta o proceso formal durante cualquier momento del proceso en las siguientes circunstancias: 1. Cuando solo comparezca un licitador y su oferta no sea razonable. 2. Cuando ninguna de las ofertas cumpla con las especificaciones, calidad, términos de entrega y condiciones detalladas en los pliegos de subasta. 3. Cuando los precios cotizados en las ofertas excedan la cantidad aprobada como presupuesto para la adquisición de los bienes o servicios. 4. Cuando luego de un análisis la Junta estime que no es conveniente realizar la adquisición mediante el proceso elegido o seleccionado. 5. Cuando sea solicitado por la unidad peticionaria, por el Administrador o su Representante Autorizado. 6. Cuando la Oficina de Contrataciones lo entienda pertinente por razón de que el licitador no de cumplimiento al trámite requerido. 2. De determinar cancelar una subasta, la Junta deberá levantar una Resolución de Cancelación haciendo constar su determinación de cancelar cualquier proceso formal y sus razones para ello. La resolución deberá ser aprobada por el Administrador o su Representante Autorizado. 3. La Junta emitirá una Notificación de Cancelación de la subasta a cada licitador y la publicará en la página electrónica del RUS. 4. La Oficina deberá retener las fianzas prestadas por los licitadores hasta la cancelación de la subasta, según sean solicitadas. 5. Luego de la cancelación de una subasta o cualquier proceso 65 formal, la Junta puede determinar comenzar otra subasta o proceso formal, recomendar que se adquiera el bien O servicio utilizando uno de los mecanismos de excepción O recomendar al Administrador que no se efectúe la compra. N. OBLIGACIÓN CONTRACTUAL 1. La Oficina de Contrataciones de la CFSE tendrá jurisdicción sobre la formalización de todo contrato para la adquisición de bienes y servicios. 2. La Oficina de Procesos Formales enviará a la Oficina de Contrataciones de la CFSE todos los documentos necesarios y requeridos para la formalización del contrato. Serán referidas copias de los siguientes documentos: copia de los pliegos de la subasta; la Solicitud de Proceso Formal y Certificación Presupuestaria; la Resolución de la Junta; Notificación de Adjudicación; el Resumen de Oferta; Certificado de Elegibilidad; cualquier otra certificación, licencia y/o permiso, si aplica O se requiera para la formalización de un contrato. 3. Se requerirá la formalización de un contrato de bienes y servicios para toda subasta O proceso formal e informal adjudicado por la CFSE, excepto aquellos adjudicados mediante un mecanismo excepcional que se procese mediante una Orden de Compra. 4. La Oficina de Procesos Formales se asegurará que la copia del contrato y sus respectivas enmiendas sea archivada en el expediente oficial de la subasta o proceso formal e informal. Ñ. SUBASTAS DE ARRENDAMIENTOS 1. Este artículo aplicará a toda solicitud, evaluación y contratación para el arrendamiento ("leasing") de vehículos de motor, arrendamiento de maquinaria y equipo, y al subarrendamiento de locales para cafeterías o espacios para 66 máquinas para la venta café, refrescos enlatados, meriendas O servicios similares. 2. En el arrendamiento de bienes, una de las partes se obliga a dar a la otra el goce O uso de una cosa por tiempo determinado y precio cierto. También el arrendamiento puede ser de bienes inmuebles; el arrendador cede temporalmente el uso y disfrute del inmueble a otra persona a cambio del pago de una renta. Se aclara que los términos "local" O "espacio dentro" de la CFSE se refieren a espacios de cafetería y espacios arrendados a entidades gubernamentales, estatales y federales. Estos no están sujetos a un proceso formal de licitación. 3. Las subastas formales O los requerimientos de propuestas para el arrendamiento de locales a largo plazo se regularán por lo dispuesto en este Reglamento para dichos mecanismos de adquisición; disponiéndose, sin embargo, que las condiciones especiales formarán parte de todo pliego de subasta o requerimiento de propuestas para este tipo de contratación. 4. En el pliego de subasta O en el requerimiento de propuestas se consignarán todos los elementos que deberá considerar el o la proponente para someter su oferta O propuesta. Ello incluirá proveer especificaciones completas y descripciones claras de las características primordiales propias del bien O local a arrendarse, así como las características físicas, funcionales, estéticas y de calidad con que se describe éste. Sin que se entienda como una limitación, se especificará: a. la ubicación, extensión, diseño y estructura del local; b. términos y condiciones que regirán cualquier desarrollo que se requiera para el arrendamiento del espacio o local. en casos en que los servicios a 67 proveerse pudieran requerir autorizaciones, licencias especiales, permisos, certificaciones y otros, deberán evidenciarse las mismas; C. requisitos de la reglamentación vigente y de las normas aplicables de ingeniería y seguridad; d. término del contrato de arrendamiento; e. necesidades de estacionamiento; f. fianzas que se requerirán con el propósito de asegurar el cumplimiento de la oferta, propuesta u obligación contractual contraída. 5. La evaluación de las ofertas o propuestas estará a cargo de la Junta de Subastas, quien conducirá los trámites conforme a las disposiciones de este Reglamento, sin necesariamente considerar para su determinación el canon de arrendamiento ofertado. 6. AI evaluar las ofertas o propuestas la Junta de Subastas considerará el cumplimiento de éstas con las especificaciones, criterios, inversión estimada y requerimientos establecidos y procederá con la adjudicación al proponente O licitador que cumple a satisfacción y conveniencia de la CFSE con las especificaciones, criterios y requerimientos establecidos.