BASE LEGAL Y DEFINICIONES

I. INTRODUCCIÓN Ante la aprobación de una nueva estructura administrativa de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado (CFSE), que permite reformar los procesos formales de adquisición de bienes y servicios, se uniformó la reglamentación establecida a esos fines. Por un lado, la reglamentación establece que la Junta de Subastas es el organismo que tiene jurisdicción sobre todo proceso formal de la CFSE. Por otro lado, la Oficina de Procesos Formales provee una estructura administrativa de apoyo a la Junta de Subastas que garantiza la ejecución de los procesos formales, de manera que redunda en la adquisición de los mejores bienes y servicios al costo más conveniente para la CFSE. Este Reglamento codifica y actualiza los procesos de adquisición mediante subasta, solicitud de propuestas, o mediante los procesos excepcionales para la adquisición oportuna de los bienes y servicios, al mejor interés de la CFSE. El Reglamento también contiene disposiciones sobre preferencias, reservas o cualquier otro programa aplicable al proceso de compras en la CFSE. Además, se establecen las guías para la transmisión de las reuniones de apertura pública de ofertas y las vistas adjudicativas de la Junta de Subastas sobre las adjudicaciones de subastas y procesos formales para garantizar la transparencia en estos procesos. II. BASE LEGAL Este Reglamento se adopta y promulga por el Administrador de la CFSE, previa aprobación de la Junta de Directores, y en virtud de la autoridad conferida por el Artículo 1-b de la Ley Núm. 45 de 18 de abril de 1935, según enmendada, conocida como Ley del Sistema de Compensaciones por Accidentes del Trabajo, 11 LPRA secciones 1b-3 y 1b-4, y de lo dispuesto en 1 el subcapítulo Il de la Ley Núm. 38 de 1 de julio de 2017, según enmendada, conocida como "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico", 3 LPRA sec. 9601, et seq. Se adopta, además, la política pública establecida en la Ley Núm. 73 de 23 de julio de 2019, según enmendada, conocida como "Ley de la Administración de Servicios Generales". Asimismo, le da mayor autonomía a la Junta de Subastas para que sus miembros realicen a plenitud sus deberes, cónsono con los requerimientos de la Junta de Supervisión Fiscal. III. PROPÓSITO Este Reglamento se promulga para establecer las normas y procedimientos que regirán en todo proceso formal de subastas en la adquisición de bienes y servicios; las funciones, poderes y responsabilidades de la Junta de Subastas de la CFSE y de la Oficina de Procesos Formales. IV. APLICACIÓN Este Reglamento aplica a todos los procesos de adquisición de bienes y servicios no profesionales, así como a todo empleado y funcionario de la CFSE, la Oficina de Procesos Formales, la Junta de Subastas, suplidores, licitadores y a toda persona involucrada en estos procesos formales con la CFSE. V. DEFINICIONES A. Acta documento que contiene una relación de hechos sobre lo acontecido, acordado o discutido en alguna reunión o evento. La Oficina de Procesos Formales guardará digital y/o físicamente un Libro de Actas conteniendo las Actas que se levanten en cada reunión o vista. B. Administrador Administrador de la CFSE. C. Adjudicación selección realizada por la Junta de Subastas y para recomendación al Administrador, de una O más de las ofertas sometidas por los licitadores en respuesta a un Aviso de Subasta, Invitación, O alguna otra Solicitud de la CFSE. D. Adjudicación por Partida la selección de determinadas partidas de varias 2 propuestas sometidas por los licitadores para la adquisición de bienes y servicios. E. Adjudicación Global la selección de todas las partidas de una de las propuestas sometidas por los licitadores para la adquisición de bienes y servicios. F. Adquisición conjunto de mecanismos disponibles para la obtención de bienes y servicios. G. Apertura de Ofertas acto público en el cual se abren los sobres que contienen las ofertas de los licitadores en una subasta en la fecha y hora previamente establecidas. Los actos de Apertura de Ofertas podrán ser presencial y/o transmitida en vivo O grabadas. H. Arrendamiento Financiero "leasing" el financiamiento del uso y disfrute de un bien a cambio del pago de cuotas periódicas acordado mediante un contrato con un término definido, que puede ser con opción a compra o solamente para uso o disfrute del bien. I. Asesor(a) comité, persona, grupo de personas, oficina, división o cualquier otra unidad de la CFSE o fuera de ella, solicitado por el Presidente de la Junta de Subastas y designado por el Administrador, para la evaluación de las propuestas sometidas cuando se utilice el proceso formal o alterno y se determine necesario por las características particulares del bien o servicio requerido y para asesorar en una materia especializada O técnica para la compra, el arrendamiento O el arrendamiento financiero "leasing" de bienes especializados o de naturaleza poco común. J. Aviso de Adjudicación pronunciamiento, luego de ser aprobada la Resolución por el Administrador o su Representante Autorizado, por parte de la Junta de Subastas de la CFSE mediante el cual la Oficina de Procesos Formales notifica por escrito a todos los licitadores que participaron en la subasta y quién fue el licitador seleccionado. K. Aviso de Subasta el anuncio en la página de internet dei Registro Único de Subastas (RUS) del Gobierno de Puerto Rico, en la página electrónica 3 de la CFSE O invitación directa a suplidor solicitando propuestas para todo contrato de obra O servicios, O compra para los cuales se requieran ofertas 0 propuestas. L. Bienes cualquier mercancía, artículo, equipo, producto O mueble adquirido o que se está por adquirir, tales como, pero no limitados a los siguientes: material, equipos de oficina, equipos médicos, bandejas de implantes, prótesis, medios de transportación, productos, piezas, accesorios, etc. M. Certificado de Elegibilidad documento de certificación que emite la Administración de Servicios Generales (ASG) que acredita el cumplimiento de un licitador con los requisitos para formar parte del Registro Único de Licitadores (RUL) del Gobierno. N. Condiciones de Entrega término bajo los cuales se establece la entrega de bienes adquiridos O el servicio contratado mediante el proceso de compra, incluye, sin limitarse a: tiempo, lugar, manera, recogido, entrega, instalación, agenda de trabajo, etc. O. Conflicto de Intereses cualquier situación que pueda surgir en la.que los intereses personales O económicos de algún empleado de la CFSE, del Gobierno, O de personas o entidades relacionadas con éstos, estén o puedan estar en pugna O resulten adversos a los intereses de la CFSE. P. Contrato documento legal suscrito por el funcionario delegado a ello y con autoridad, y por el licitador a quien le sea adjudicada una subasta O proceso formal, para formalizar los términos acordados entre las Partes. Q. Comité Multidisciplinario de Evaluación y Recomendación comité multidisciplinario nombrado en el Hospital Industrial que evaluará al lesionado según su condición e impedimento garantizando su dignidad y privacidad, y remitirá informes de evaluaciones y recomendaciones para la adquisición de bienes y servicios para uso del lesionado. R. Compra forma de adquisición mediante la cual una Parte, el Vendedor, se obliga a entregar unos bienes O servicios determinados y la otra Parte, el Comprador, se obliga a pagar por ellos un precio en dinero o valores de 4 intercambio que lo represente. S. Compras bajo Condiciones Excepcionales procedimiento alterno de adquisición donde la transacción está exenta de tramitarse por Subasta Formal y se tramitará dependiendo de la causa que da margen a que se recurra a dicho procedimiento. Las compras bajo estas condiciones estarán bajo la jurisdicción de la Oficina de Procesos Formales y la persona autorizada por la autoridad nominadora. T. Compra de Emergencia la obtención de determinados suministros o servicios, obviando alguno de los trámites establecidos por los reglamentos y procedimientos vigentes, como consecuencia de un hecho o combinación de circunstancias que crean una situación inesperada 0 imprevista y que requiere atención o remedio inmediato para evitar daños a la vida, salud y seguridad de empleados, lesionados, patronos y visitantes, a la propiedad del estado; O evitar efectos adversos al servicio que presta la CFSE o a sus compromisos contractuales y aquellos programas del Gobierno de Puerto Rico que se nutren de fondos federales O estatales. U. Corporación (CFSE) la Corporación del Fondo del Seguro del Estado. V. Enmienda documento utilizado con posterioridad a la expedición del pliego de la subasta O proceso formal para formalizar cualquier modificación, cambio, eliminación o inclusión a los términos, especificaciones y condiciones o combinación, estipulados en el pliego original. W. Error Subsanable cuando su corrección posterior a la apertura de la subasta: (1) no priva al Gobierno de la garantía de que el contrato se llevará a cabo conforme a lo estipulado; y (2) no le concede ventaja a un licitador sobre otro, ni afecta la competitividad del proceso de subasta. X. Especificaciones descripción clara, completa y precisa de los bienes o servicios requeridos. Establecen las características esenciales físicas, funcionales, estéticas y de la calidad de los bienes 0 servicios requeridos por la CFSE. Y. Expediente Oficial conjunto de documentos relacionados a un proceso 5 formal o excepcional que se recopilan y organizan para evidenciar el cumplimiento con el proceso, las leyes y reglamentos aplicables. Z. Fianzas garantías requeridas al licitador al presentar una oferta "Bid Bond", al licitador seleccionado "Payment and Performance Bond" en contratos de bienes, servicios O de construcción y en otros servicios con el propósito de garantizar el pago de jornales, materiales y servicios a sus empleados, a suplidores o terceras personas; el cumplimiento específico con los términos y condiciones del contrato; garantizar el pago de arrendamientos a la CFSE; para asegurar su obligación de reparar cualquier obra construida, servicio rendido O bien entregado; y/o para cualquier otro tipo de asunto que según la CFSE requiera garantía. AA. Invitación anuncio o escrito por medio del cual se cita o invita a varias personas O empresas para que concurran a un lugar 0 acto determinado. BB. Junta la Junta de Subastas de la CFSE. CC. Registro de Asistencia documento utilizado como el registro oficial que contiene los nombres de las empresas, nombres de los representantes y firmas de las personas que asisten a una visita, reunión pre-subasta o acto de apertura de un proceso formal. DD. Licitador persona natural O jurídica que somete ofertas en respuesta a la publicación O invitación a subasta. EE. Licitador Seleccionado o Agraciado licitador a quien se le adjudica una subasta o parte de ésta (adjudicación por partidas). FF. Límites Competitivos parámetros para determinar qué propuestas de las recibidas en virtud de una Solicitud de Propuestas tienen oportunidad razonable de ser recomendadas para adjudicación. GG. Local O locales todo tipo de espacio físico apto para uso oficial como oficinas y dependencias, espacios de cafeterías y almacenes para realizar sus propósitos y funciones para la CFSE. HH. Negociación proceso mediante el cual dos o más partes buscan llegar a un acuerdo, defendiendo cada una sus intereses. II. Mejor Oferta en todo proceso de subasta, debe considerarse la garantía, 6 instalación, experiencia, referencia, solvencia económica, porfolio, servicio de piezas, reparaciones, calidad del artículo, precio, condiciones de entrega y, además que la garantía de calidad y prestación del servicio sea la más conveniente para la CFSE. JJ. Oferta O licitación documentos que presenta un licitador en respuesta a un Aviso O Invitación a Subasta, o a una Solicitud de Propuesta. KK. Oficina Oficina de Procesos Formales que sirve de apoyo funcional a la Junta de Subastas de la CFSE y provee una estructura administrativa para garantizar la organización y ejecución de los procesos de compras formales y alternos, además de aquellos que se lleven a cabo bajo la jurisdicción de la Junta de Subastas. Está encargada de llevar a cabo la adquisición de bienes y servicios bajo condiciones excepcionales. LL. Partidas enumeración de los bienes y/o servicios con especificaciones identificadas como parte de un pliego de subasta formal O requerimiento de propuestas, en las cuales se requieren bienes iguales o de naturaleza similar. MM. Subasta Desierta aquella subasta que no recibió ofertas en la fecha y hora establecida para ello en el pliego de la subasta. En el caso de que la subasta resulte desierta, la Administración de la CFSE o su representante autorizado celebrará una nueva subasta. Si la segunda también resultare desierta, se podrá realizar una Compra Excepcional. NN. Pliegos de Subasta documentos entregados por la CFSE a los licitadores interesados en suplir bienes y/o servicios a través de los procesos bajo la jurisdicción de la Junta, y que constituyen la base para someter ofertas. OO. Preferencia porcentaje de preferencia que concede la Junta de Inversión en la Industria Puertorriqueña adscrita a la Compañía de Fomento Industrial a los artículos distribuidos, envasados, ensamblados O manufacturados en Puerto Rico, incluyendo los servicios de las PYMES rendidos en Puerto Rico, según la ley vigente. PP. Proceso Formal mecanismos de adquisición de bienes y servicio bajo los siguientes procesos: (a) Subasta Informal, (b) Subasta Formal, (c) Solicitud 7 de Información (RFI), (d) Solicitud de Cualificación (RFQ), (e) Solicitud de Propuesta (RFP) y (f) Compras Bajo Condiciones Excepcionales (CBCE). QQ. Resumen de Ofertas Documento con información resumida de todas las ofertas presentadas por los licitadores para las compras bajo la jurisdicción de la Junta. RR. Registro Único de Licitadores "RUL" se refiere al listado de licitadores cualificados y certificados por la Administración de Servicios Generales "ASG". Según utilizado en este Reglamento, puede referirse a cualquier registro de licitadores cualificados para suplir bienes y servicios al Gobierno de Puerto Rico, según la ley o reglamento vigente. SS. Registro de Subastas "RUS" se refiere a la página electrónica del Gobierno de Puerto Rico donde se publican los Avisos de Subasta y todos los documentos relacionados a la publicación, celebración, y adjudicación de una subasta. Según utilizado en este Reglamento, puede referirse a cualquier registro de subastas del Gobierno de Puerto Rico, según la ley O reglamento vigente. TT. Reserva por ciento del presupuesto anual de la CFSE asignado a los contratos u órdenes de adquisición de bienes y servicios adjudicados a Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES). UU. Reunión Pre-subasta reunión previa a la apertura de una subasta que se celebra con los licitadores interesados. W. Servicios Profesionales aquellos servicios que son ofrecidos por una persona natural o jurídica con conocimientos O habilidades especializadas a quien se le requiere poseer un título universitario O licencia que lo acredite como profesional especializado O cuya prestación principal consista del producto de la labor intelectual, creativa O artística o el manejo de destrezas altamente técnicas O especializadas de nivel universitario. WW. Servicios No Profesionales aquellos servicios que no son ofrecidos por una persona natural O jurídica con conocimientos O habilidades especializadas, a quien no se le requiere poseer un título universitario O licencia que acredite como profesional especializado. 8 XX. Solicitud de Información "RFI", por sus siglas en inglés mecanismo que permite conocer y adquirir información para determinar si existen suplidores que puedan ofrecer algún bien O servicio en particular o que contribuye a la planificación, estimado de precios y capacidades O determinación de las maneras en las que se puede brindar un bien o servicio requerido. YY. Solicitud de Cualificación "RFQ", por sus siglas en inglés mecanismo que permite conocer si existen suplidores cualificados e interesados en el mercado que puedan proveer el bien o servicio que se interesa. Puede utilizarse como una etapa previa a la adquisición de bienes y servicios especializados, sofisticados y complejos. ZZ. Solicitud de Propuesta "RFP", por sus siglas en inglés proceso formal que permite informar a potenciales suplidores sobre los requisitos y las necesidades de adquisición de la CFSE y solicitar propuestas dirigidas a negociar la adquisición de bienes y servicios. Bajo la jurisdicción de la Junta de Subastas y la aprobación del Administrador de la CFSE. AAA. Subasta proceso utilizado por una entidad para la adjudicación de bienes, la prestación de servicios o la realización de una obra mediante una invitación y por el cual las persona o empresas ofrecen las mejores precios y condiciones. BBB. Subasta Formal proceso formal mediante el cual se solicitan ofertas para adquisiciones de bienes y/o servicios que exceda la cantidad de cien mil dólares ($100,000.00) y cuya adjudicación la efectúan los miembros de la Junta de Subastas de la CFSE. Además, cuando así se determine según lo dispuesto por este Reglamento, será el procedimiento para adjudicar el arrendamiento de locales a largo plazo. CCC. Subasta Informal Método de licitación a ser utilizado cuando se adquieran bienes, obras y servicios no profesionales cuyo costo exceda quince mil dólares ($15,000.00) hasta cien mil dólares ($100,000.00) y donde se requiera de la formalización de un contrato de bienes y servicios O de una orden de compras O de ambas. Se podrá o no requerir la presentación de 9 fianzas y/o seguros. Se invitarán a todos los licitadores registrados en el RUL, sin embargo, se requieren, al menos, tres (3) cotizaciones u ofertas para adjudicar el proceso, a menos que se justifique en el expediente una cantidad menor de participantes. Este proceso estará bajo la jurisdicción de la Oficina de Procesos Formales con la aprobación final del Presidente de la Junta de Subastas. DDD. Suplidor, Contratista y/o Proveedor persona natural o jurídica que provee materiales, bienes o servicios, O soluciones según los términos y condiciones establecidos por la CFSE y luego de ser seleccionado mediante un proceso de compras o subastas. EEE. "Systems, Applications and Products" (SAP) programa financiero de procesamiento de datos que utiliza la CFSE mediante el cual las Unidades Peticionarias generan las requisiciones para solicitar la compra de bienes y servicios. FFF. Tipo de Proceso Formal se refiere al proceso determinado para comenzar o realizar algún proceso de compra bajo la jurisdicción de la Junta y la Oficina de Procesos Formales, según se hace constar en el Aviso de Subasta. El tipo de subasta puede ser Informal, Formal, por Invitación, Solicitud de Información, Solicitud de Cualificación y Solicitud de Propuestas. GGG. Único Suplidor existencia de un solo suplidor disponible para la compra de equipo, materiales o servicio bajo las condiciones que se necesita. HHH. Unidades Peticionarias Sección, División, Departamento, Área u Oficina dentro de la CFSE que solicita la compra de un equipo, material, servicio o suministros bajo la jurisdicción de la Junta.