Procedimiento para vistas mediante videoconferencia

A. Cuando una parte solicite comparecer mediante videoconferencia: 1. La parte 0 su representante legal, presentará una moción en la que solicitará que su comparecencia a la vista 0 conferencia calendarizada sea a través de videoconferencia. 2. Esta moción deberá presentarse no menos de cinco (5) días antes de la fecha de la vista. Dicho término podrá ser reducido por justa causa, como, por ejemplo, para atender alguna controversia procesal o sobre el descubrimiento de prueba de naturaleza urgente. Las partes o sus representantes legales deben ofrecer la dirección de correo electrónico. 3. El (La) Oficial Examinador(a) evaluará cada petición conforme a las circunstancias de cada caso y emitirá la determinación correspondiente. 39 4. El (La) Oficial Examinador(a) tendrá discreción para denegar la celebración de vistas o conferencias mediante videoconferencia cuando el asunto que motive la solicitud no se preste para este escenario. 5. De autorizarse la videoconferencia, el (la) Oficial Examinador(a) 0 el (la) funcionario(a) designado(a) de Secretaría enviará a las partes una invitación a través de correo electrónico que contendrá un enlace (link) para conectarse a la videoconferencia el día de la vista. Se utilizará la dirección de correo electrónico contenida en el expediente administrativo del caso para generar la invitación a las partes o a sus representantes legales, de haberlos. 6. El (La) Oficial Examinador(a) también podrá ordenar en sala, con la presencia de todas las partes 0 sus abogados(as), la celebración de una vista futura por videoconferencia. B. Cuando el (la) Oficial Examinador(a) motu proprio ordene la comparecencia a través de videoconferencia: 1. El (La) Oficial Examinador(a) podrá, cuando lo estime conveniente, ordenar la celebración de vistas y conferencias mediante el uso del sistema de videoconferencia. 2. Para ello, antes de emitir una orden 0 convocar una videoconferencia, se asegurará de que: (a) Las personas citadas a comparecer tengan acceso a la tecnología necesaria y conectividad para participar del procedimiento, así como direcciones de correo electrónico para recibir la invitación. 40 (b) Si alguna de las partes no puede comparecer a la vista mediante videoconferencia, lo podrán hacer presencialmente desde el salón de vistas de la Corporación, desde donde se unirán a la videoconferencia con las demás partes. C. Autorizada la videoconferencia u ordenada por el (la) Oficial Examinador(a) motu-propio, las vistas o conferencias se pueden llevar a cabo de alguna de las siguientes maneras: 1. Mediante intervención remota de todas las partes por medio de videoconferencia. (a) Se utilizará la dirección de correo electrónico contenida en el expediente administrativo del caso para generar la invitación a las partes o a sus representantes legales, de haberlos. (b) El (La) Oficial Examinador(a) podrá celebrar la vista o conferencia desde su oficina 0 desde el salón de vistas de la Corporación. En ambos casos el (la) Oficial Examinador(a) deberá coordinar con el (la) funcionario(a) designado(a) de la Secretaría para que levante un acta de las incidencias durante la videoconferencia y que esta sea grabada utilizando la aplicación instalada en su computadora. 2. Mediante la intervención remota de uno o varios participantes y la comparecencia presencial de uno o varios participantes 0 sus abogados en el salón de vistas. (a) Cuando todos los participantes no puedan intervenir en una vista o conferencia mediante videoconferencia u otro mecanismo que permita la 41 comparecencia remota de todas las partes, esta siempre se celebrará en el salón de vistas de la Corporación, con la asistencia del (de la) funcionario(a) designado(a) de la Secretaría, quien la grabará. D. Con anterioridad al día de la vista o conferencia, el personal designado de Secretaría deberá coordinar y conducir una prueba para asegurar que los participantes tienen instalada la aplicación o software para videoconferencia y que el audio y la imagen son claros y adecuados. E. El (La) Oficial Examinador(a) o el (la) funcionario(a) designado(a) de Secretaría realizará la invitación para iniciar la videoconferencia y verificará que todos los participantes estén conectados en la videoconferencia antes de unirse a esta. Para ello, se le concederán los accesos a la aplicación o software para videoconferencias que sean necesarios. F. La parte que solicite comparecer a una vista o conferencia mediante el uso de la videoconferencia y utilice un equipo privado, se asegurará de que cuenta con los medios tecnológicos adecuados para poder participar en esta. Cuando la parte no se pueda conectar, o se interrumpa la conexión durante una vista o conferencia, lo informará al (a la) Oficial Examinador(a) en un plazo no mayor de quince (15) minutos. G. Los procesos durante una vista o conferencia celebrada por videoconferencia se desarrollarán de acuerdo con las normas contenidas en este Reglamento para las vistas presenciales. H. Al inicio de la vista o conferencia, el (la) Oficial Examinador(a) deberá: 42 1. Advertir a las partes que se estará grabando la vista 0 conferencia por audio y no por vídeo cuando se celebre en el salón de vistas de las Corporación. Aclarará, además, que el récord oficial del caso será el que elabore el (la) Oficial Examinador(a) durante la vista o conferencia. 2. Expresar que está prohibido grabar o permitir que terceros graben las comparecencias remotas, sin autorización previa del (de la) Oficial Examinador(a). 3. Advertir a las partes que el medio utilizado para celebrar la vista o conferencia no le resta formalidad al proceso. 4. Indicar que la vista o conferencia por videoconferencia se suspenderá si se interrumpe la conexión de alguna de las partes y esta no se puede reestablecer en un término máximo de quince (15) minutos. 5. Constatará que la notificación de la vista informó a las partes que en el portal de la Corporación en la internet se encuentra disponible la reglamentación aplicable a estos procesos. I. Durante la vista o conferencia, el (la) Oficial Examinador(a): 1. Se asegurará de que la calidad de la imagen y del sonido del sistema son adecuados. 2. Se asegurará de que el sistema de grabación funciona debidamente. Cuando la videoconferencia se celebre en el salón de vistas de COSSEC, deberá preguntar al personal designado y consignar para récord si el sistema está grabando a todas las partes. 43 3. Si durante la vista surgen problemas con el sonido, con la calidad de la imagen, o alguna interferencia que impida a las partes participar efectivamente en la videoconferencia, el (la) Oficial Examinador(a) así lo hará constar e interrumpirá la vista. El (La) Oficial Examinador(a) o el (la) funcionario(a) designado(a) de Secretaría verificará el funcionamiento del equipo y si está conectado correctamente (cable de red, monitor, teclado, electricidad, etc.). Una vez resuelto el problema, el (la) Oficial Examinador(a) se asegurará nuevamente de que las partes escuchan y ven adecuadamente la transmisión y proseguirá con la celebración de la vista. 4. En caso de que se pierda el sonido 0 la imagen del sistema de videoconferencia, y no puedan restablecerse inmediatamente, el personal de apoyo del (de la) Oficial Examinador(a) procederá a contactar al personal del Área de Sistemas de la Corporación para resolver el problema. J. Si el sistema no se restablece en un término máximo de quince (15) minutos, el (la) Oficial Examinador(a) podrá continuar la vista 0 conferencia mediante conferencia telefónica con la anuencia de las partes, reprogramar la vista mediante videoconferencia o de modo presencial, o suspenderla. K. Si el (la) Oficial Examinador(a) considera que no se puede celebrar la vista o conferencia mediante videoconferencia y decide suspenderla, tomará las medidas provisionales necesarias hasta la fecha en que se paute una nueva vista presencial o por videoconferencia. L. El (La) Oficial Examinador(a) deberá comunicar a las partes su determinación y así lo hará constar en las minutas u ordenes correspondientes. 44