Junta de Subastas

10.1 Creación y Responsabilidad Se crea una Junta de Subastas, la cual es nombrada por el(la) Presidente(a) Ejecutivo(a). La Junta de Subastas tiene la responsabilidad de estudiar, evaluar y adjudicar las subastas formales. Además, adopta los procedimientos que son necesarios para guiar y uniformar su funcionamiento interno, incluidos los formularios que sean necesarios para su 56 funcionamiento. Los (Las) miembros de la Junta de Subastas no recibirán remuneración alguna por los servicios prestados como tales. El (La) Presidente(a) Ejecutivo(a) podrá designar una persona para que le brinde apoyo administrativo a la Junta de Subastas en el ejercicio de sus funciones. Al efectuar dicha designación, entre otros factores, se considerará que los deberes y funciones de la persona no se relacionen con el proceso de compra. 10.2. Composición de la Junta de Subastas La Junta de Subastas se compone de tres (3) miembros en propiedad, donde existe un puesto para un (a) Presidente(a) y un puesto para un (a) Secretario(a). Todos los puestos serán nombrados por el (la) Presidente(a) Ejecutivo(a). En el caso del puesto del (de la) Secretario(a), el mismo deberá ser cubierto con un(a) Abogado(a) o Asesor(a) Legal. Además, se designan dos (2) miembros suplentes. Éstos son nombrados por el (la) Presidente(a) Ejecutivo(a) para que puedan sustituir a los miembros permanentes de la Junta de Subastas en casos de ausencia. Los (Las) miembros suplentes participan en todas las reuniones de la Junta de Subastas sin voz ni voto, a menos que, estuviesen sustituyendo a algún miembro permanente, en cuyo caso tienen todas las facultades del miembro permanente que sustituyen. También, éstos(as) pueden ser designados(as) como miembros en propiedad después de haber completado sus términos En caso de ausencia de un miembro permanente de la Junta de Subastas el (la) Presidente (a) de la Junta de Subasta, designará al (a la) miembro suplente que lo (la) sustituirá. Si la ausencia es del (de la) Presidente(a) de la Junta de Subasta y la misma es por un tiempo prolongado, el (la) Presidente(a) Ejecutivo(a) designará interinamente como Presidente (a) 57 al miembro permanente de la Junta de Subastas que no sea el (la) Secretario(a). Por ausencia se entiende que un miembro permanente de la Junta de Subastas no puede asistir a una o más reuniones de dicha Junta en que se requiere quórum para evaluar las propuestas de una subasta, discutir las especificaciones o condiciones de una subasta o tomar alguna decisión final, por razón de enfermedad, disfrute de vacaciones regulares, ausencia prolongada debido a un viaje oficial o asignación especial de trabajo designada por el (la) Presidente (a) Ejecutivo(a). 10.3. Términos Los (Las) miembros permanentes y los(las) suplentes de la Junta de Subastas ocuparán sus cargos por los siguientes términos: AAA i. Miembros permanentes: a. Los (Las) miembros permanentes de la Junta de Subastas no tendrán términos fijos en su nombramiento; los mismos ocuparán su puesto hasta tanto el (la) Presidente(a) Ejecutivo (a) nombre su sucesor(a). ii. Miembros suplentes: a. Un miembro suplente por dos (2) años b. Otro miembro suplente por (1) año 10.4. Sustitución de miembros Los (Las) miembros en propiedad de la Junta de Subastas y los(las) miembros suplentes se desempeñan en sus funciones hasta que sus sucesores sean nombrados y asuman sus respectivos cargos. 58 10.5. Sello La Junta de Subastas adoptará un sello oficial. Existirá una presunción de regularidad con respecto a todas las decisiones, comunicaciones y certificaciones de la Junta de Subastas, las cuales, cuando estén marcadas con el sello oficial, serán reconocidas como documentos oficiales de la Junta de Subastas. El (La) Secretario(a) es el (la) custodio(a) del sello. 10.6. Constitución de quórum Se requerirá la presencia de tres (3) miembros de la Junta de Subastas para constituir quórum, y los acuerdos serán por mayoría simple. En caso de ausentarse algún(a) miembro permanente se designará al (a la) miembro suplente que lo sustituirá. 11st 10.7. Reuniones Las reuniones de la Junta de Subastas serán citadas por su Presidente(a) o por su Secretario (a) por delegación del (de la) Presidente(a). 10.8. Reuniones pre-subasta La Junta de Subastas tiene la potestad de celebrar reuniones pre-subasta con el propósito de brindar orientación detallada a licitadores(as) potenciales. Las mismas sirven para contestar y aclarar cualquier duda que pueda surgir y les aplica lo siguiente: i. Cualquier aclaración que la Junta de Subastas entienda deba hacer con relación a las especificaciones incluidas en la invitación a subasta será retroactiva a la fecha de esta. ii. La Junta de Subastas tiene la facultad de determinar si la asistencia de los (las) licitadores(as) potenciales a dichas reuniones será compulsoria. Esto, como requisito para participar en el proceso de subasta formal. Disponiéndose que, en aquellos casos en que la asistencia no sea compulsoria, se les advertirá a los (las) licitadores(as) que 59 de no comparecer a la reunión no podrán levantar ningún asunto de los allí discutidos en un proceso de impugnación de subasta, ya que su ausencia se entiende como una renuncia de tal derecho. 10.9. Cancelación de subastas formales La Junta de Subastas puede cancelar una subasta formal, en cualquier etapa de esta, inclusive después de adjudicada, si determina que hay un error en las especificaciones o que no se ha cumplido con los requisitos establecidos en este Reglamento. En tales casos se hará lo siguiente: i. Cuando la cancelación se lleva a cabo antes del acto de apertura de las licitaciones, la Junta de Subastas, por conducto de su Secretario(a), gestionará con el Área de Administración de la Corporación la publicación de un anuncio al respecto en el mismo periódico que publicó el aviso y en la página de internet de la Corporación. Además, notificará la cancelación por escrito a todos(as) los (las) licitadores(as) que hayan sometido una propuesta antes de la cancelación, disponiendo que a éstos se les devolverán sus propuestas, sin abrir, juntamente con la carta notificando la cancelación. ii. Cuando la cancelación se haga después del acto de apertura de las licitaciones, la Junta de Subastas por conducto de su Secretario(a) deberá notificar a todas las partes su determinación por escrito. Todas las notificaciones de cancelación se harán por escrito y deberán enviarse mediante correo certificado con acuse de recibo o entregarse personalmente con acuse de recibo e indicar los fundamentos para la cancelación y el recurso legal disponible para revisión de 60 dicha decisión, conforme se dispone en las secciones 3.19 y 4.2 de la Ley 38-2017. En el expediente de la subasta se mantendrá copia de las cartas de notificación de cancelación enviadas a los(las) proveedores(as). 10.10. Fianzas y garantías Todas las fianzas y garantías que reciba la Junta de Subastas como parte del proceso de las subastas formales quedarán a cargo del (de la) Director(a) Legal para su custodia y eventual disposición conforme se establece en este Reglamento. El Área de Asuntos Legales mantendrá un registro de las fianzas y garantías recibidas como medida de control sobre las mismas. En el caso que el (la)Director(a) Legal sea el miembro de la Junta de Subasta, el (la) Presidente (a) Ejecutivo (a) nombrará a un (a) abogado(a) como custodio de las fianzas y garantías. AAA 10.11. Responsabilidades del (de la) Secretario(a) de la Junta de Subastas El (La) Secretario(a) de la Junta de Subastas mantendrá al día un libro de actas en donde se harán constar todos los asuntos, acuerdos y recomendaciones en relación con cada reunión que se celebre. Ello incluye los fundamentos que se tomen en consideración para todas las determinaciones que haga la Junta de Subastas, incluida la adjudicación de las subastas, especialmente cuando se acepte una oferta que no sea la mejor en precio. Además, velará porque en la celebración de subastas formales se provea la participación del mayor número posible de licitadores(as) cualificados, representativos(as) de las fuentes de abastecimiento de los suministros y los servicios u obras que se interesen adquirir. El (La) Secretario(a) de la Junta de Subastas redactará todas las notificaciones de la Junta de Subastas, conforme a los acuerdos tomados, y en armonía con las disposiciones de este 61 Reglamento. El (La) Presidente(a) y el (la) Secretario(a) de la Junta de Subastas firmarán todas las notificaciones. El (La) Secretario(a) de la Junta de Subastas será el custodio de las ofertas recibidas, con excepción de las fianzas y garantías, y establecerá un sistema para controlar los expedientes de las subastas activas, de manera que se pueda garantizar la pureza de los procesos y la confidencialidad de información privilegiada.