Definiciones

1. Adjudicación Acto de evaluar las ofertas o propuestas recibidas a un pliego de subasta o una solicitud de propuestas a fin de otorgar la buena pro al (a la) licitador(a) que mejor cumpla con los criterios, las especificaciones, las condiciones y los términos establecidos, o sea, al (a la) licitador(a) que ofrezca el mejor valor. 2. ASG- Significa la Administración de Servicios Generales del Gobierno de Puerto Rico. 3. Adquisición- Es el acto de obtener algún bien o servicio mediante una transacción. 2 4. Apertura de Subasta- Acto en el cual se abren los sobres o correos electrónicos que contienen las ofertas o propuestas de los (las) licitadores(as) o proponentes en una subasta. 5. Artículos- Cualquier mercancía adquirida o que se pueda adquirir. 6. Asuntos- Se refiere a aquellos en que el(la) funcionario(a) o empleado(a) haya participado personal y sustancialmente y que ocurrieron mediante decisión, aprobación o desaprobación, recomendación, consejo o investigación particular que involucre partes específicas. No incluye la intervención o participación del (de la) funcionario(a) o empleado(a) en la promulgación de normas o reglamentos de aplicación general o de directrices e instrucciones abstractas que no aludan a situaciones particulares o casos específicos. AAA 7. Ausencia Se refiere cuando un(a) miembro permanente de la Junta de Subastas no puede asistir a una o más reuniones de dicha Junta en que se requiere quórum para evaluar las propuestas de una subasta, discutir las especificaciones o condiciones de una subasta o tomar alguna decisión final, por razón de enfermedad, disfrute de vacaciones regulares, ausencia prolongada debido a un viaje oficial o asignación especial de trabajo designada por el (la) Presidente(a) Ejecutivo(a). 8. Caso- Todo pleito o controversia que esté ante la consideración del (de la) Presidente (a) Ejecutivo(a) de la Corporación, ante la Junta de Directores o ante la consideración del tribunal, con el propósito de que se emita una decisión. 9. Certificado de Elegibilidad- Certificación expedida por la Administración de Servicios Generales (ASG) acreditativa del cumplimiento por parte de un(a) licitador(a) o 3 proponente de los requisitos necesarios para pertenecer al Registro Único de Licitadores. 10. Compra- Monto total de necesidades afines agrupadas, ya sean bienes, obras o servicios no profesionales que deben adquirirse en una misma transacción o momento por tener un mismo propósito, suplidores comunes o que así convenga al interés público. El término "compra" será utilizado indistintamente por el término "adquisición". 11. Compra informal- Método de licitación a ser utilizado cuando se adquieran bienes, obras y servicios no profesionales cuyo costo no exceda de quince mil dólares ($15,000.00). En las mismas no será necesario realizar subasta. 12. Compra excepcional- Toda compra que está exenta de tramitarse mediante el procedimiento de compra informal, subasta formal o informal, solicitud de propuestas, solicitud de propuestas selladas o solicitud de cualificaciones. 13. Compra por cotización escrita- Procedimiento de compra que se utiliza cuando el importe total estimado de la compra de artículos, materiales, equipos, servicios no profesionales o la realización de obras es mayor de cinco mil dólares ($5,000.00) y hasta un máximo de quince mil dólares ($15,000.00). 14. Compra por cotización verbal- Compras que involucren un importe total que no exceda de cinco mil ($5,000.00) dólares, se hacen mediante solicitud de cotizaciones verbales a tres (3) proveedores(as) y sólo es necesario obtener la cotización escrita del (de la) proveedor(a) a quien se le adjudique la compra antes de que se entreguen los 4 bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. Dicha cotización debe cumplir con los requisitos indicados en este Reglamento. 15. Compra por subasta formal- Compra cuyo importe total estimado excede la cantidad de cien mil dólares ($100,000.00) y su adjudicación a determinado(a) licitador(a) ha sido procesada y aprobada por la Junta de Subastas. 16. Solicitud de Propuestas (RFP)- Método de licitación a ser utilizado para adquirir bienes, obras y servicios no profesionales que admite la negociación entre el oferente y la Corporación, mientras se evalúan las propuestas recibidas. El RFP permite la compra negociada y confiere a los(las) licitadores(as) la oportunidad de revisar y modificar sus ofertas antes de la adjudicación de la buena pro. 17. Solicitud de Cualificaciones (RFQ)- Método de licitación a ser utilizado cuando se trate de la adquisición de bienes, obras o servicios especializados, que involucran asuntos altamente técnicos y complejos, mediante el cual se solicita a proponentes potenciales que sometan sus cualificaciones para participar en un proceso de licitación mediante Solicitud de Cualificaciones (conocida en inglés como Request for Qualifications). 18. Conflicto de interés- Aquella situación en la que el interés personal o económico del (de la) funcionario(a) o empleado(a), de personas relacionadas con éste o del contratista, está o puede razonablemente estar en pugna con el interés público. 19. Contratista- Toda persona o grupos de personas, incluidos los (las) licitadores(as), que establezcan o interesen entablar una relación contractual con la Corporación para la 5 venta de artículos, materiales o equipos; realizar obras; o prestar servicios no profesionales. 20. Contrato- Pacto, convenio o negocio jurídico en el que las partes se obligan por escrito a dar alguna cosa, o en hacer o dejar de hacer determinado acto, y que es otorgado con el consentimiento de los contratantes, en relación con un objeto cierto, material del contrato y en virtud de la causa que se establezca. 21. Corporación o COSSEC- Se refiere a la Corporación Pública para la Supervisión y Seguro de Cooperativas de Puerto Rico. 22. Cotización- Oferta de precios y condiciones, sobre un bien, obra o servicio no profesional, respondiendo el (la) licitador(a) a una solicitud por parte de la Corporación. Dicha solicitud se puede hacer por teléfono, correo electrónico o AAA cualquier otro medio de comunicación disponible. No obstante, el (la) licitador (a) agraciado(a), en caso de haber ofertado vía telefónica, deberá someter su oferta por escrito. 23. Días- Significa días calendario, salvo que otra cosa se disponga en este reglamento. 24. Emergencias-Necesidad inesperada e imprevista causada por calamidades fuera del alcance humano, o por cualquier perturbación grave en el orden público en la que se requiere acción inmediata. Ello, por alguna de las siguientes razones: (1) estar en peligro de vida o la salud de una o más personas, (2) estar en peligro de dañarse o perderse la propiedad pública, (3) estar en peligro de suspenderse o afectarse adversamente el funcionamiento de la Corporación. También se entenderá por emergencia aquella situación en que el (la) Presidente(a) Ejecutivo(a) determine que 6 la oportunidad para adquirir los artículos, materiales o equipos pueda perderse, afectando adversamente el buen funcionamiento de la Corporación, disponiéndose que la situación deberá notificarse a la Junta de Directores en la próxima reunión ordinaria o extraordinaria, según sea el caso. Igualmente, aquella situación en donde sin medir negligencia, olvido o dilación administrativa, la Corporación reciba unos fondos y la vigencia de estos puedan caducar. Necesidades inmediatas surgidas como consecuencia de dilación u olvido administrativo, no se considerarán de emergencia. 25. Empleado(a)- Aquella persona que ocupa un cargo o empleo en la Corporación que no está investido de parte de la soberanía del Estado. Comprende los (las) empleados(as) públicos regulares e irregulares, los(las) que prestan servicios por contrato que equivalen a un puesto o cargo regular, los de nombramiento transitorio y aquellos que se encuentran en período probatorio. 26. Equipo capitalizable- Todos los bienes muebles de naturaleza relativamente permanente que tienen vida útil de por lo menos dos (2) años y que pueden usarse repetidamente, sin cambiar de naturaleza o consumirse. Tienen un costo por unidad de quinientos dólares ($500.00) o más. Ambas condiciones tienen que darse. 27. Equipo no capitalizable- Todos los bienes muebles cuyo costo sea menor de quinientos dólares ($500.00). Este equipo se enumera para propósitos de control. 28. Especificaciones- Conjunto de características primordiales de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales que se interesan adquirir y que son señalados como referencia para cada partida de una subasta, así como las características físicas, funcionales, estéticas y de calidad con que se describen. 7 29. Fianza de Ejecución- (Performance Bond) Garantía monetaria que se requiere a un(a) licitador(a) para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. La misma debe ser prestada por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguros. 30. Fianza de Licitación- (Bid Bond)- Respaldo provisional que tiene que presentar el (la) licitador(a) con el propósito de asegurar que habrá de sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta. La misma debe ser prestada por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguros. 31. Fraccionamiento- Se entiende por fraccionamiento cuando para un mismo destino, sobre un mismo bien, servicio u obra, en un mismo período de tiempo relativamente AAA corto se emite, más de una orden a uno(a) o varios(as) licitadores(as) ninguna de la cuales excede la cuantía máxima autorizada al (a la) Oficial Comprador(a) de la Sección de Compras. 32. Funcionario(a)- Aquella persona que ocupa un cargo o empleo en la Corporación que está investido de parte de la soberanía del Estado. 33. Impugnación de la Adjudicación- Solicitud que hace un(a) licitador(a) o un proponente para que la Junta de Directores de la Corporación revise una determinación final de la Junta de Subastas. 34. Impugnación del Pliego-Solicitud que hace un(a) licitador(a) o un(a) proponente ante la Junta de Subastas para que revise las especificaciones y condiciones contenidas en los pliegos de una subasta o propuesta convocada. 8 35. Junta de Subastas- La Junta de Subastas de la Corporación. El organismo administrativo autónomo de la Corporación encargado del estudio, evaluación y adjudicación de las subastas formales, cuyas funciones se establecen en este Reglamento. 36. Licitador(a)- Cualquier persona natural o jurídica inscrita en el Registro Único de Licitadores de la ASG, que esté interesada y disponible para participar en subastas. 37. Licitador(a) responsivo-Licitador(a) que ha presentado una oferta o propuesta luego de haberse celebrado un proceso de licitación, la cual cumple con todos los términos, condiciones, especificaciones y requerimientos especiales contenidos en la Invitación a Subasta y su pliego. 38. Materiales o suministros- Objetos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra cuya vida útil generalmente no excede de dos (2) años y al usarse pueden cambiar de naturaleza o consumirse. 39. Necesidad apremiante- Situación extraordinaria de urgencia que hace necesario que se efectúe una compra inmediatamente, sin obtenerse todas las cotizaciones requeridas. Puede ser causada por una emergencia o por una circunstancia o combinación de circunstancias no previsibles que requieren que se lleve a cabo una compra rápidamente para mantener el funcionamiento de la Corporación de forma normal y proteger el interés público. Las situaciones de necesidad urgente de adquirir bienes o servicios que ocurran por falta de planificación razonable no se consideran como que constituyen una necesidad apremiante. 9 40. Obra- Cualquier trabajo de construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación o mantenimiento de cualquier estructura. 41. Oficina peticionaria- Cualquier unidad o área operacional de la Corporación. 42. Orden de compra o servicio- Documento oficial que se emite a un(a) suplidor(a) para adquirir bienes o servicios profesionales. 43. Persona- Persona natural, jurídica o grupos de personas o asociaciones, incluidos los(las) licitadores(as), que interesen entablar con la Corporación una relación contractual, comercial o financiera, o que han perfeccionado un contrato para la entrega de bienes o prestación de servicios a la Corporación conforme a las obligaciones contraídas a través del contrato que medie entre las partes. 44. Proveedor(a)- Persona que provee artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales. 45. Quórum- Se refiere al número de miembros de la Junta de Subastas que se requiere asistan a las reuniones para que la Junta se encuentre formalmente constituida y pueda tomar decisiones finales. 46. Regalo- Incluye, entre otros, dinero, bienes, o cualquier objeto, oportunidad económica, propina, concesión, beneficio, descuento o atención especial. 47. Registro Único de Licitadores- Registro en el cual constan las personas naturales o jurídicas cualificadas por la ASG, para contratar con el Gobierno por haber cumplido con los requisitos establecidos para ingresar al mismo. 10 48. Registro Único de Subasta (RUS)- Página electrónica del Gobierno de Puerto Rico donde se encuentran los documentos relacionados con los procesos de publicación, celebración y adjudicación de subastas. 49. Servicios o servicios no profesionales- Aquellos servicios que son prestados por personas que no tienen conocimientos o habilidades especializadas. 50. Subasta formal- Procedimiento que se utiliza para compras cuyo importe total estimado excede la cantidad de cien mil dólares ($100,000.00). Se requiere el envío o la entrega a posibles licitadores(as) de invitaciones a subastas por escrito, con los detalles de los términos y condiciones de la transacción a realizarse y con indicación del día y la hora en que vence el período para recibir las ofertas. Además, se requiere 1787 que las ofertas se entreguen en sobres debidamente sellados. Su apertura y lectura se AAA lleva a cabo en un día y a cierta hora previamente indicada, ante los (las) licitadores(as) presentes. 51. Subasta informal- Procedimiento que se utiliza para compras en que el importe total estimado exceda quince mil ($15,000.00), pero no exceda la cantidad de cien mil ($100,000.00). La Sección de Compras evaluará las ofertas y adjudicará la buena pro al (a la) licitador(a) responsivo(a) que haya ofertado el mejor valor. 52. Transacción- Acto de una o más personas para lograr la acción y efecto de negociar o comerciar comprando y vendiendo o cambiando géneros, mercaderías o valores para lograr u obtener algún provecho, conveniencia, interés o fruto. 11 53. Única fuente de abasto- La existencia de un(a) (1) solo(a) suplidor(a) o la existencia de un(a) (1) solo(a) suplidor(a) que participe de cualquier proceso de adquisición. 54. Unidad familiar- Incluye al (a la) cónyuge del (de la) funcionario(a), exfuncionario(a), empleado(a) o exempleado(a), a los hijos dependientes de éste(a), o aquellas personas que comparten con éste(a) su residencia legal o cuyos asuntos financieros están bajo su control.